Использование erp-приложений при автоматизации кадрового учета

Использование erp-приложений при автоматизации кадрового учета

 

Содержание

Введение …………………………………………………………………………..3

1. Автоматизация работы  кадровой службы ……………………………………4

2. Принципы автоматизации  …………………………………………………….6

3. Возможности ERP-приложений при автоматизации кадрового учета …….8

5. Выбор решения и очередность внедрения ERP-приложений……………...12

6. Оценивание эффективности внедрения ERP-приложений ………………..16

Заключение  ………………………………………………………………………20

Список литературы ……………………………………………………………...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Важная роль в оптимизации управления сотрудниками любого предприятия принадлежит  автоматизированным системам управления персоналом (так называемым Human Resource systems). В своей деятельности компании вынуждены нанимать работников, как на временной, так и постоянной основе, вести документацию на каждого из них, поддерживая ее в виде, соответствующем как внутренним, так и внешним (кодекса законов о труде) требованиями. Любая автоматизированная система управления персоналом предоставляет всем заинтересованным лицам (руководству, менеджерам, самим работникам, наконец, государственным чиновникам) мгновенный доступ ко всей необходимой информации.

С появлением первых средств автоматизации были разработаны  и первые программы учета и  управления персоналом, число которых как в России, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro). С появлением новых, более совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило на Западе). При этом, если на начальном этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с появлением первых ERP-приложений модули управления персоналом были органично интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение и автономно (не потеряв при этом возможности интегрироваться с ERP-приложениями).

 

 

1. Автоматизация  работы кадровой службы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся  большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных  форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и  её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать  массивы информации (базы данных) и  документы в электронной форме  по всем сотрудникам организации, кадровому  резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Кадровая документация - непременная часть документов любой  организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом).

Использование автоматизированных технологий позволяет  существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор  программных продуктов для решения  актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная  система управления кадровой службой  позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета  кадров были разработаны на основании  программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого -- найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт  по управлению кадровой службой позволяет:

· оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;

· организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних  и тех же данных в учетную систему  и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб  компании;

· наладить эффективный  учет всей информации, относящейся  к персоналу компании, создавая тем  самым основу для анализа и  планирования затрат на персонал;

· вести учет в соответствии с законодательством  и минимизировать риск финансовых санкций  со стороны фискальных органов.

На сегодняшний  день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые  охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и  узкоспециализированными решениями.

2. Принципы автоматизации

При автоматизации  бизнес-процессов должен обеспечиваться полный охват всех циклов управления предприятием. По мере развития предприятия  потребуется некая консолидация информационных бизнес-потоков, что  приводит к необходимости интегрированной АСУП.

Внедрение собственно ERP-приложений не вызывает никаких проблем с управленческой точки зрения. Несколько проблематично внедрение отклонений от стандарта ERP, неизбежных в условиях отечественного бизнеса. Западные ERP-приложения не приспособлены к решению данной задачи, поскольку создавались в условиях достаточно отшлифованных управленческих технологий и высокой бизнес-культуры.

АСУП должна иметь современную архитектуру, максимально использовать все возможности  мощных систем управления базами данных (СУБД), поддерживающих язык структурированных запросов SQL и стандарт ODBC, иметь открытый справочник данных, открытую бизнес-логику.

Учет отечественной  специфики ведения бизнеса - это, пожалуй, одно их самых важных требований. Именно поэтому в Украине практически отсутствуют полноценные внедрения современных западных ERP-приложений в полном объеме.

Управленческий  учет и финансовый контролинг для  руководителей и сокращение рутинных операций для менеджеров - вот то, что сразу ощутимо после внедрения АСУП.

После автоматизации  предприятия каждое его подразделение  становится центром финансового  учета с соответствующим уровнем  финансовой ответственности его  руководителя. Это повышает ответственность  каждого руководителя подразделения  и дает в их руки мощное средство для контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

Теперь руководитель может лично своевременно и быстро получать актуальную и достоверную  информацию обо всех срезах деятельности предприятия. Кроме того, эта информация представлена в удобном виде и является объективной, так как отсутствует «человеческий фактор» при трактовке этой информации.

Существенное  сокращение бумажной рутины ускоряет процесс и повышает качество обработки  заказов, поднимает конкурентоспособность  и рентабельность продукции предприятия в целом. При внедрении системы автоматизации каждый документ, сопровождающий бизнес-процесс (если это нужно), создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс.

3. Возможности ERP-приложений при автоматизации кадрового учета

В основе ERP-приложений лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделенных соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Итак, основные функции ERP-приложений:

-ведение конструкторских  и технологических спецификаций, определяющих состав производимых  изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления;

формирование  планов продаж и производства;

-планирование  потребностей в материалах и  комплектующих, сроков и объемов  поставок для выполнения плана  производства продукции;

-управление  запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов;

-планирование  производственных мощностей от  укрупненного планирования до  использования отдельных станков  и оборудования;

-оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет;

-управления  проектами, включая планирование  этапов и ресурсов, необходимых  для их реализации.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

Внедрение

Классические ERP-приложения, в отличие от так называемого  «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжелых»  программных продуктов, требующих  достаточно длительной настройки, для  того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнерской компании — поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Без ERP-приложений крупный производитель вынужден работать со множеством приложений, которые не способны взаимодействовать между собой. Ниже приводятся задачи, которым нужно взаимодействовать между собой:

- технический  дизайн (наилучший способ произвести  изделие);

- отслеживание  заказов: от принятия до выполнения;

- цикл получения дохода  – от накладной до получения  наличных;

- управление взаимозависимостью  сложных спецификаций материалов 

- проверка на соответствие  бланков заказов (что было заказано), квитанций о поступлении товаров  (что было получено) и затрат (счет-фактура от производителя)

- бухгалтерский учет для  всех этих задач, учет доходов,  затрат и прибыли на детальном  уровне.

Учет изменений, как продукт  производили ранее и того, как  будут производить теперь. Для  управления переходом со старой версии на новую можно использовать как дату начала использования некоторых элементов, так и дату прекращения использования. Часть изменения может быть промаркирована для идентификации номеров версий.