Использование erp-приложений при автоматизации кадрового учета

В ERP-приложениях применяется  компьютерная защита как от внешних злоумышленников, таких как промышленные шпионы, так и от внутренних, например, расхитителей. Исказив данные в спецификации материалов преступники могут добавить яды в пищевые продукты или организовать другую диверсию. Меры безопасности ERP-систем обычно позволяют предотвратить такое развитие событий.

Большинство проблем  с ERP- приложениями, возникают у организаций  из-за недостаточных вложений в обучение персонала, включая сотрудников, которые  участвуют во внедрении и испытании  изменений системы, а также в отсутствии политики фирмы, направленной на защиту целостности данных в ERP-приложениях и правильности их использования.

Ограничения ERP-приложений заключаются  в следующем:

- Успех внедрения зависит от  квалификации и опыта персонала,  включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-приложениями управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемых ERP-приложений.

- Текучесть кадров: новые менеджеры,  нанимаемые компанией, недостаточно  осведомленные о применяемых  ERP-приложениях, могут предлагать  изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранных ERP-приложений.

- Возможности индивидуальной доработки  ограничены. Иногда такая доработка  может подразумевать структурные  изменения ПО ERP, что обычно не  допускается производителем.

- Перепроектирование бизнес-процессов под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-приложениями, может привести к потере конкурентоспособности фирмы.

- Установка ERP-приложений может  быть очень дорогостоящей. 

- Производители ERP-приложений могут  взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-приложения или ее прибылей.

- Ответы службы поддержки на  вопросы персонала фирмы часто  не соответствуют применяемой  системе. Опасения по поводу  компьютерной безопасности возрастают, например, когда обычному пользователю объясняют, как сходу изменить базу данных, в то время как политика компании требует обязательного аудита всех изменений, для соответствия определенным стандартам.

- ERP-приложения часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения.

- ERP-приложения могут быть сложны  в использовании. 

- Система может страдать от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников.

- Множество взаимосвязанных звеньев  нуждается в высокой точности  и эффективности работы других  приложений. В компании могут выполняться минимальные нормы, но со временем надежность некоторых приложений снизится за счет неверных данных.

- После установки системы,  затраты на переход на другую версию для одного из партнеров могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне).

- Стирание границ предприятия  может создать проблемы с отчетностью,  сферами ответственности и моральным  состоянием сотрудников.

- Меры по нераспространению  секретной информации между подразделениями  могут снизить эффективность  программного обеспечения. 

- Часто возникают проблемы  с совместимостью с устаревшими  системами партнеров. 

- Система может обладать  избыточными функциями, по сравнению с фактическими потребностями заказчика.

5. Выбор решения и очередность внедрения ERP-приложений

Вопрос выбора инструмента автоматизации никогда  нельзя недооценивать — ошибка здесь  может дорого обойтись компании. Особенно в тех случаях, когда у руководства нет четких представлений (или ему сложно их сформулировать), какой должна быть «идеальная» автоматизированная система управления персоналом.

Если компания большая и планирует развивать  функциональность промышленной западной ERP-приложения, на мой взгляд правильнее всего будет использовать модули этой же системы и в управлении персоналом, поскольку только «тяжелые» решения позволяют консолидировать информацию по большому количеству персонала, распределенного по подразделениям и филиалам, предоставляя почти неограниченные возможности масштабирования. Конечно, можно пойти по пути интеграции многочисленных эксплуатируемых на предприятии кадровых приложений с модулями управления финансами, логистикой и производством ERP-приложений. Здесь вопрос, на мой взгляд, сводится к тому, насколько это оправданно. Полноценная интеграция систем тоже требует значительных усилий и ресурсов, и по отношению к системе управления это всегда значительные риски. Поэтому интеграция будет оправданной, если она обусловлена требованиями архитектуры конкретной системы, тем более что сейчас существуют специальные продукты для этого, в том числе реализующие принципы SOA. Другое дело, когда решение принимается субъективно, по принципу «к чему привыкли, на том и будем работать».

Почему вообще выбирают «тяжелые» ERP-решения? Не потому, что в них есть модуль управления персоналом, а потому, что промышленный ERP-комплекс наилучшим образом окажет поддержку основного бизнеса  за счет решений по управлению производством, логистикой и пр. Я считаю, что правильнее рассматривать системы управления ресурсами компании как целостные решения, содержащие управление и финансами, и трудовыми ресурсами, и запасами, и производственными мощностями. Отдельно управлять одним из ресурсов нецелесообразно. Приложения и называется «ERP» — управление ресурсами предприятия, и разделение на модули довольно условно.

Конечно, если предприятие  не спешит с внедрением ERP-приложений и задача состоит именно в построении эффективной автоматизированной системы управления кадрами, то вопрос, нужен ли отдельно HR-модуль такой системы для решения задач службы персонала, усложняется. По функциям эти решения сегодня самые передовые. Кроме того, компании-интеграторы совместно с вендорами разработали необходимые расширения, обеспечивающие соблюдение всех законодательных требований в области кадровой деятельности, реализацию однократного ввода данных, которые используются в разных видах кадровых операций и учета, а также удобство и эффективность работы конечных пользователей системы. Отечественные системы такой преднастроенной функциональности не предлагают, а требуют существенных доработок.

Если рассматривать  только базовые функции (кадровый учет, расчет зарплаты), то штат сотрудников  в несколько тысяч человек отечественные системы обеспечивают вполне адекватно. Но проблема редко ограничивается базовой функциональностью. Большое значение имеют организация бизнес-процессов и требования к системе HRMS. Если компания географически распределенная, то и при относительно невысокой численности персонала стоит обратить внимание на решения Oracle или SAP. И, конечно, в компании с сотней тысяч сотрудников при выборе системы HRMS имеет смысл рассмотреть вариант «тяжелой» системы, поскольку, повторюсь, цена ошибки в выборе инструмента автоматизации будет очень велика, особенно если в ходе активного развития бизнеса у существующей HR-системы не хватит мощности для поддержки кадрового управления.

Если на предприятии  принято решение внедрять ERP-приложения и в дальнейшем использовать ее в том числе и для автоматизации процессов управления персоналом, то возникает вопрос очередности внедрения модулей в рамках больших проектов. Раньше, как правило, на управление персоналом обращали внимание позже, чем на классические модули ERP-системы (финансы, логистика, производство). И только после их внедрения и запуска в эксплуатацию обращали взор на систему HRMS. На самом деле такой подход приводит к определенным трудностям, поскольку системы класса SAP ERP построены так, что некоторые фундаментальные справочники, востребованные в других подсистемах, относятся к зоне HR. Это и организационная структура компании, и организационная иерархия, а также иерархия должностей, штатное расписание и пр. Данные компоненты могут быть востребованы в любом модуле, например, для правильной процедуры утверждения каких-то документов, совершенно не относящихся к области управления персоналом. Поскольку во всех процессах деятельности предприятия участвуют люди, ни один аспект системы без информации о персонале не обходится. На мой взгляд, целесообразно функциональность управления персоналом внедрять если не первой, то на самых ранних стадиях внедрения ERP-приложений, параллельно с другими модулями (если, конечно, само внедрение HR-модулей отвечает соображениям целесообразности). Иначе мы попадаем в ситуацию, когда инсталляция других модулей не упрощает в дальнейшем внедрение подсистемы управления персоналом, а наоборот, усложняет его.

Безусловно, есть и функциональные области, которые  более тесно связаны с функциональностью HR и с которыми осуществляется более интенсивный обмен данными. Это финансовые модули: экспортируемые в них результаты расчета зарплаты отражаются в налоговой и бухгалтерской отчетности, определяют выплаты зарплаты и прочее. Нередко интеграция для передачи данных осуществляется с модулями, внешними по отношению к ERP-приложениям. Например, в страховых компаниях возможен информационный обмен между системой HRMS и модулями автоматизации страховой деятельности. В той или иной степени с HRMS могут быть интегрированы и системы по автоматическому учету присутствия персонала (физический контроль допуска в помещения), что позволяет вести единую базу данных, сократить издержки на интеграцию и синхронизацию данных.

В западных промышленных программных комплексах есть много функциональных элементов, которые позволяют довольно легко организовать импорт-экспорт данных. Но если речь идет об обмене данными внутри ERP-приложений, то многие интерфейсы уже изначально заложены в архитектуру решения. Например, система утверждений документов едина для всех модулей Oracle E-Business Suite. А основывается она на данных модуля по персоналу.

Таким образом, оправданный подход — начинать внедрение ERP-приложений с модуля управления персоналом, чтобы в дальнейшем справочники из этого модуля использовать в других функциональных подсистемах. К тому же для внедрения HRMS не требуются другие компоненты комплекса ERP: кадровые модули могут быть установлены изолированно, зато потом послужат внедрению других подсистем.

6. Оценивание эффективности внедрения ERP-приложений

Оценка эффективности  – вопрос, ставший уже «традиционным», и это общая проблема внедрения ERP-приложений. Существуют различные методологии такой оценки, довольно сложные, с применением различных подходов. И, вообще говоря, такие оценки стоят усилий и денег, причем немалых.

Вместе с  тем, существует простой аргумент: такие приложения всегда внедряются только в случае, если у компании есть проблемы, которые другими средствами она решить не может. И если после внедрения приложений бизнес-процессы упорядочены, проблемы в управлении персоналом уменьшились – это тоже показатель эффективности внедрения. Конечно, говорить о том, что внедрением сокращаем количество сотрудников, занятых в управлении персоналом, не имеет смысла, тем более что, освободившись от рутинных процедур, сотрудники начинают выполнять другую работу. И цель системы не в сокращении сотрудников, а в изменении стиля работы компании, повышении эффективности управления трудовыми ресурсами. В этом смысле не принципиально, какая система применяется – грамотно интегрированная 1С или ERP.

Критерии эффективности  могут быть определены непосредственно  заказчиком исходя из поставленных задач, и они необязательно выражаются в денежном эквиваленте. Например, устранение проблем подбора персонала. Наладить нормальный подбор, учет кандидатов, их регистрацию – это уже решение проблемы основного бизнеса компании. Скажем, у ритейлеров большое движение персонала и огромное количество рутинной работы, а если компания выросла из небольшого торгового предприятия, у нее иногда вообще все, что связано с персоналом, реализовано в Excel. Трудоемкость обработки информации огромная, все распечатывается на бумаге, и какие при этом потери – этого вообще никто не может оценить. А после внедрения ERP-приложений появляется четкое представление о потребности компании в трудовых ресурсах, «прозрачная» база данных кандидатов и сотрудников, появляется понимание эффективности действий менеджеров, которые работают с персоналом, упрощается подбор, в том числе на критичные вакансии, и т.д. Это все напрямую сказывается на результатах бизнеса. Такие проблемы у многих компаний существуют уже не первый год.

В последнее  время публикуется немало информации о функциональности продуктов промышленных ERP-приложений в области управления персоналом. Действительно, заложенный функционал модулей HRMS очень широкий; компания получает возможность создать единую централизованную информационную систему управления персоналом, которая будет служить реальным инструментом для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах.

Однако для  российских предприятий наиболее актуальными  сегодня по-прежнему остаются базовые  модули систем: функциональность по учету  кадров (которая также обеспечивает требования законодательства по кадровому учету), модули учета рабочего времени и расчета заработной платы. Причина – современный уровень развития управления компанией. Многие организации после фазы активного роста оказались в ситуации, когда вопросы управления персоналом решаются целым комплексом приложений, и первоочередная задача – консолидировать эти данные, прийти к единому решению. Конкретный пример из нашей практики: у компании-заказчика к моменту внедрения HR-модулей системы Oracle E-Business Suite (OEBS) сложились ощутимые проблемы в эксплуатируемых системах, «отвечающих» за вопросы управления кадрами – требовались большие усилия по поддержанию этих систем, по управлению многочисленными «критическими» ситуациями, возникавшими в результате разрозненности приложений. Это довольно распространенный случай, когда кадровый учет поддерживается одной системой, с функциями на уровне таблиц Excel, зарплата считается в другой системе, табель ведется в третьей и т.д., синхронизировать эти данные – дело непростое и трудоемкое. Возникают ошибки и несоответствия, которые приходится корректировать в следующих периодах. Усилия на это тратятся значительные, да и люди, рассчитывающие зарплату, не могут постоянно работать сверхурочно и в авральном режиме. В связи с этим, внедрением модулей OEBS решаются первоочередные задачи: сделать систему целостной, поддерживающей текущий штат сотрудников и будущее его увеличение без проблем масштабирования.