Кадровое обеспечение системы управления персоналом

Начальник отдела кадров (8-й—12-й разряды) выполняет  следующие функции:

возглавляет работу отдела кадров, руководит его деятельностью;

обеспечивает  выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделении учреждения, организации, предприятия, разрабатывает  необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п.;

обеспечивает  рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;

принимает меры по привлечению в подразделение  квалифицированных работников, обеспечивает рациональное распределение нагрузки между ними, создает условия для роста и повышения квалификации персонала;

контролирует  соблюдение работниками правил внутреннего  трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;

представляет  предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий  на нарушителей производственной и  трудовой дисциплины;

обеспечивает  составление установленной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организации труда и управления персоналом; правила и нормы охраны труда.

Требования  к квалификации: должен иметь высшее профессиональное образование и  стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Требования  по разрядам оплаты:

8-й разряд - при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров учреждения, организации, предприятия, отнесенного к III группе по оплате труда руководителей;

9-10-й разряды  - при выполнении должностных  обязанностей начальника отдела  кадров учреждения, организации, предприятия, отнесенного ко II группе по оплате труда руководителей;

11-12-й разряды  - при выполнении должностных  обязанностей начальника отдела  кадров учреждения, организации,  предприятия, отнесенного к I группе  по оплате труда руководителей.

Среди различных категорий работников кадровых служб важная роль отводится инспектору по кадрам (4-5-й разряды). В должностные обязанности этого специалиста (включая старшего) входит:

осуществление контроля за своевременным исполнением  приказов, поручений и распоряжений руководителя учреждения, организации, предприятия;

ведение учета  личного состава учреждения, организации, предприятия, его подразделений  и установленной документации по кадрам;

оформление  приема, переводов и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя учреждения, организации, предприятия;

формирование  и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных  с трудовой деятельностью;

участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;

подготовка  необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссий и представление  рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;

заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет  трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных  отпусков;

оформление  документов, необходимых для назначения пенсий работникам учреждения, организации, предприятия и их семьям;

изучение движения и причин текучести кадров, участие  в разработке мероприятий по их устранению;

ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;

проверка соответствия подготавливаемых в учреждении, организации, на предприятии проектов, приказов и распоряжений документам вышестоящих  организаций, па основе которых они  издаются;

заполнение  контрольных карточек и ведение  картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;

ведение оперативного учета прохождения документов; определение  причин несвоевременного исполнения поручении, информирование руководителя учреждения, организации, предприятия о состоянии их выполнения;

осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях учреждения, организации  и предприятия и соблюдением  работниками правил внутреннего  и трудового распорядка;

составление установленной кадровой отчетности.

Инспектор по кадрам должен знать: организацию делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии; формы и методы контроля за исполнением  приказов по личному составу; структуру  учреждения, организации, предприятия и его подразделении; стандарты унифицированной системы, организационно-распорядительную документацию; положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы но учету личного состава, оформлению пенсий, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников учреждений, организации, предприятий; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования  к квалификации инспектора: должен иметь высшее или среднее специальное  образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее  образование и специальную подготовку по установленной программе.

По разрядам оплаты в соответствии с ЕТС инспектору по кадрам определены требования по оплате труда:

4-й разряд  — при выполнении должностных  обязанностей инспектора,

5-й разряд  — при выполнении должностных  обязанностей старшего инспектора.

Таким образом, в современных условиях роль кадровых служб (отделов кадров, служб управления персоналом) передовых государственных административных учреждений, организаций, предприятий не только совершенствуется, она коренным образом преобразуется. Старые канцелярско-бюрократические и формально-статистические подходы уже не могут устраивать современные административно-управленческие, производственные и предпринимательские организации. Диагностический подход к управлению персоналом государственных учреждений, проектирование и программирование кадровых процессов, анализ затрат и результативности набора персонала, программы тренинга, ускоренное и дистанционное обучение - вот те новые подходы, которые ныне берут на вооружение кадровые службы современного уровня.

 

2.3 Методы определение численности работников кадровых служб

 

Работа любой  организации неизбежно связана  с необходимостью комплектования штата. При этом одной из центральных  задач является отбор кадров в  службу управления персоналом.

Поиск и отбор  кадров традиционно рассматривается как функция кадровых служб. Но для создания этой кадровой службы руководители предприятия должны найти и подобрать кадровых работников. При отборе кадровых работников используются те же принципы и методы, что и при отборе остального персонала предприятия.

Прежде чем  производить набор работников в  кадровые службы, нужно определить их количественный состав.

Количественный  состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

общая численность  работников организации;

конкретные  условия и характерные особенности  организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

социальная  характеристика организации, структурный  состав ее работников (наличие различных  категорий – рабочих, специалистов с высшим и средним специальным  образованием, научных работников), их квалификация;

сложность и  комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);

техническое обеспечение  управленческого труда и др.

В связи с  этим организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

Первый метод  основан на многофакторном анализе  функционального разделения управленческого  труда. В НИИ труда была разработана  схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность  персонала определенных факторов. Число  существенных факторов сводилось к одному - трем, а затем с помощью корреляционного анализа выводились математические формулы, выражающие в общем виде зависимость между численностью персонала данной функциональной группы и действующими факторами. При этом учитывались специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала, в связи с чем этот метод имеет только рекомендательный характер.

Экономико-математические методы основаны на разработке экономико-математических моделей, которые выводятся из действия реального механизма явлений и тем самым обеспечивают адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

В методе сравнений  на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе  составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

Экспертный  метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.

Метод прямого  счета предполагает определение численности специалистов и служащих исходя из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления по устранению возмущающих отклонений.

Одним из наиболее распространенных и доступных методов  расчета численности работников кадровой службы является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость.

В свою очередь, трудоемкость работ по управлению персоналом можно определить следующими методами:

нормативным;

с помощью фотографии рабочего времени или хронометража;

расчетно-аналитическим;

методом аналогий и экспертным методом.

Нормы времени (выработки) устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов  работ (машинописные, учетные, оформление документов). В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых  в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле:

 

                                                      (1.1.)

 

где   Т – общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час.;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени  на выполнение работ, не предусмотренных Т (К=1,15);

- полезный фонд рабочего времени  одного работника за год; час. (в среднем принимается равным 1920 час., но ежегодно уточняется)

 

 

3.ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОПТИМАЛЬНОГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО СОСТАВА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

 

3.1. Пример реорганизации  группы кадров ООО «ЛУКОЙЛ  ЗАПАДНАЯ СИБИРЬ» ТПП «Ямалнефтегаз»

 

В структурных  подразделениях крупных нефтегазовых предприятий, кадровая служба, как правило, состоит из одного небольшого подразделения – отдела кадров.

Проведём реорганизацию кадровой службы ООО «ЛУКОЙЛ ЗАПАДНАЯ СИБИРЬ» ТПП «Ямалнефтегаз». Данное предприятие является нефтегазовым и располагается в городе Салехарде

Штатным расписанием  в отделе кадров предусмотрены две  должности: начальник отдела кадров и ведущий специалист. Фактически укомплектована одна должность – начальника отдела кадров, при этом рабочее место специалиста не оборудовано компьютерной техникой и все трудовые функции выполняются вручную.

На начальном  этапе реорганизации кадровой службы с использованием фотографии рабочего времени и экспертных оценок был составлен перечень основных функций, выполняемых существующим отделом кадров, и определена трудоемкость их выполнения в год.