Коммуникации в организации

       1.2. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС: ЭТАПЫ И ЭЛЕМЕНТЫ

     Главная цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена. 

   ·        Коммуникация – это межличностная деятельность, протекающая в определенной социальной среде. Люди, передающие информацию, могут это сделать различными способами, а также использовать эти способы одновременно.

   ·        Отправителю желательно при подготовке сообщения заранее идентифицировать личность (личности) того (тех), кому он хочет его отправить.

   ·        Отправителю необходимо убедиться, что сообщение не только получено, но и понято, что возможно только при наличии обратной связи.

   ·        Сообщение должно быть подготовлено в такой форме, и в таких символах (язык), которые получатель может понять.

   ·        Отправителю необходимо убедить получателя, что сообщение заслуживает внимания [7, с.43].

     Отправитель, обладающий высокой степенью доверия, может на начальном этапе повлиять на перспективы освоения социальной технологии «Прозрачный бюджет»  значительно в большей степени, чем тот, сообщение которого из-за низкой степени доверия будет воспринято негативно или критически.

     Этапы коммуникационного процесса – это  зарождение идеи сообщения; кодирование  – перевод информации в коммуникационные символы; передача; декодирование –  перевод символов отправителя в мысли получателя.

     Отправитель начинает коммуникацию и здесь самое  главное  - осознание того, что  именно, какую информацию он хочет  передать и в чем суть его сообщения.

     Следующий этап – кодирование, когда отправитель  кодирует сообщение, т.е. отбирает необходимые для передачи символы и, таким образом, переводит собственные мысли, идеи, в форму, с его точки зрения, наиболее понятную. Поскольку выбранные отправителем символы могут иметь неоднозначную трактовку, появляется возможность неправильной их интерпретации. Чтобы уменьшить вероятность такой ситуации, можно использовать пять принципов точного кодирования сообщения [7, с.198]:

-      уместность: сделать сообщение уместным и значительным, тщательно выбирая слова, символы или жесты;

-      простота: использовать в сообщении самые простые слова, минимизировать их количество, символы и/или жесты;

-       организация: разбить сообщение на несколько пунктов для удобства восприятия;

-       повторение: выделить основные моменты сообщения и повторить их, по меньшей мере, один раз; что важно, в частности, при устной коммуникации, когда индивиды могут не расслышать ваши слова;

-      фокус: сконцентрироваться на существенных аспектах сообщения, чтобы оно было понятым и не содержало лишних подробностей.

     Передача и отправка сообщения это нетождественные понятия, поскольку получатель в силу большой загруженности может ознакомиться с сообщением лишь частично, не осознать его смысла (например, получатель, получающий приглашение принять участие в общественных слушаниях, занимает высокий пост во властных структурах), либо вообще его не получить.

     Коммуникация  имеет место только тогда, когда  получатель не только получает сообщение, но и понимает именно то, что отправитель  намеревался ему сообщить. В процессе декодирования получатель стремиться воссоздать идеи отправителя, осознавая смысл символов, используя свой опыт и знания и интерпретируя сообщение в целом с учетом общих обстоятельств, в которых осуществляется коммуникация. Однако, неверно декодируя символы, он может понять и совсем не то, что хотел сообщить отправитель.

     Здесь важное значение имеет тот опыт, на основе которого получатель и отправитель  воспринимают сообщения, так как  каждый из них обладает своим полем  восприятия. Такое поле в широком  смысле  - это аккумулированный опыт отдельного человека, накопленный им за время своей жизни. Сюда включается язык, культура, знания, ценности, социализация и представления о себе. Это личная точка зрения человека о мире, о том, какое место сам он в нем занимает.

     В более узком смысле применительно к задаче освоения и продвижения социальной технологии «Прозрачный бюджет» - это знание сути социальной технологии, собственная позиция человека в отношении социального партнерства, места и роли данной социальных технологий в преобразовании социально-экономической среды, общественного участия в бюджетном процессе и расстановке приоритетов и реализации социальной политики, понимание проблем межсекторного взаимодействия как основы построения гражданского общества и развития демократии, а также своего участия в этом процессе.

     Для общения и понимания друг друга  необходима общая база, чтобы поля восприятия отправителя и получателя пересекались. При этом они могут  быть неидентичные, но общая площадь  взаимного пересечения необходима для правильного восприятия передаваемой информации. Чем больше площадь пересечения, тем эффективней коммуникация. Расширение области наложения полей восприятия отправителя и получателя (получателей) является одной из задач и результатов образовательных технологий [8, с.22].

     Шум – это то, что снижает смысл  переданной информации. Основными источниками  шума являются барьеры коммуникаций (непонимание людьми друг друга), имеющие  различную природу: технологические, физиологические или психологические; вербальные и невербальные; социальные, культурные.

     Снижение  шума возможно путем введения обратной связи, которая представляет собой  опорную реакцию на то, что прочитано, услышано или увидено, когда информация отсылается обратно отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия (несогласия) с сообщением.

     Таким образом, коммуникация в своем процессе проходит несколько этапов. Важное значение при этом имеет тот опыт, на основе которого получатель и отправитель воспринимают сообщения, так как каждый из них обладает своим полем восприятия. Поэтому необходимо, чтобы взгляды двух сторон совпадали. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. ПРИЧИНЫ ВОЗНИКНОВЕНИЯ  МЕЖЛИЧНОСТНЫХ БАРЬЕРОВ И ИХ ПРЕОДОЛЕНИЕ

 

     При организации межличностных коммуникациях  в процессе освоения социальной технологии «Прозрачный бюджет» следует учитывать основные причины возникновения межличностных барьеров [10]:

     1. Преграды, обусловленные восприятием  (неналожение полей восприятия  получателя и отправителя). Они  могут быть следствием конфликта  между сферами компетенции (например, руководитель финансового ведомства, отвечающий за разработку бюджета города и представитель НКО, желающий участвовать в бюджетном процессе, но не обладающий на данный момент необходимыми знаниями), между основами суждений (например, суждение представителей третьего сектора о недостаточной квалификации чиновников, ответственных за социальную политику), могут быть также обусловлены социальными установками (например, негативное отношение к самой идее гражданского общества).

     2. Семантические барьеры, обусловленные способами использования слов и значений, передаваемых словами – вербальными символами, являющимися основным средством для кодирования идей и информации. Именно семантические вариации часто являются причиной неверного понимания переданной информации. Здесь важно выработать общий «язык» для обслуживания проблемы общественного участия в бюджетном процессе, который вырабатывается, в том числе и в ходе образовательных семинаров.

     3. Невербальные преграды – это  жесты, мимика, позы, интонации, модуляция голоса, которые не соответствуют идее, которую хочет сообщить отправитель, и вступают в противоречие со значением слов.

     4. Плохая обратная связь, когда  сообщение, переданное, по мнению  отправителя в полном соответствии  с его идеей, может быт неправильно понято.

     5. Неумение слушать, поскольку эффективная  коммуникация имеет место тогда,  когда индивид одинаково точен  и принимая сообщение и отправляя  его. Выслушивание сообщения полностью  это восприятие не только фактов, но и чувств говорящего.

      Повышение эффективности межличностных коммуникаций при освоении и продвижении социальной технологии «Прозрачный бюджет»  возможно при соблюдении следующих  условий [11]:

     1. Совершенствуйте искусство эффективного  слушания, используя 10 правил эффективного  слушания:

- перестаньте  говорить (невозможно слушать разговаривая);

- помогите  говорящему раскрепоститься (создайте  у человек ощущение свободы);

- покажите  говорящему, что вы готовы слушать  (нужно выглядеть и действовать  заинтересованно);

- устраните раздражающие моменты (постукивание по столу, перекладывание бумаг и т.д.);

- сопереживайте  говорящему (попробуйте поставить  себя на место говорящего);

- будьте  терпеливы (не прерывайте говорящего, не экономьте время);

- сдерживайте  свой характер (рассерженный человек придает словам неверный смысл);

- не  допускайте споров и необоснованной  критики (победив в споре, вы  проиграете; говорящий может занять  оборонительную позицию, замолчать,  рассердиться);

- задавайте  вопросы (это показывает говорящему, что вы слушаете);

- перестаньте  говорить (это первое и последнее  правило, т.к. вы не можете  эффективно слушать, если разговариваете).

     2. Поясняйте свои идеи, положенные  в основу передаваемой информации, перед началом ее передачи. Для  этого необходимо регулярно анализировать те мысли, идеи, факты и т.д., которые вы хотите сделать объектом передачи.

     3. Повышайте свою восприимчивость  к потенциальным семантическим  проблемам, поскольку, выбирая  наиболее точные слова можно  повысить эффективность коммуникаций.

     4. Внимательно следите за интонациями,  жестами, собственными позами, чтобы  исключить противоречивые сигналы,  что позволяет усилить ясность  понимания ваших слов. Попробуйте  увидеть и услышать себя «глазами»  и «ушами» вашего (ваших) слушателя  (слушателей) – участника (участников) процесса освоения и продвижения социальной технологии «Прозрачный бюджет».

     5. Демонстрируйте открытость и  эмпатию, т.е. внимание к чувствам  другого человека, готовность «влезть  в его шкуру» (НКО – во власть, власть – в НКО).

     6. Устанавливайте эффективную обратную связь: задавайте вопросы, оценивайте язык поз, жестов, интонации получателя (-лей) информации, контролируйте первые результаты совместного обсуждения и т.д.

      В области коммуникаций для преодоления  барьеров необходимо:

-          считаться с получателем;

-          мыслить ясно;

-          использовать KISS – принцип (Keepit short and simple «Держись         краткости и простоты»).

     Таким образом, умелая доставка (передача) информации предполагает выбор наиболее эффективного для данной задачи канала: передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронная почта и т.д. Усиление сообщения возможно путем кодирования с использованием многих средств связи на одном канале, либо путем передачи с применением нескольких каналов. 

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЙ В ФГУЗ «ЦЕНТР ГИГИЕНЫ И ЭПИДЕМИОЛОГИИ В РТ» ГОРОДА ЛЕНИНОГОРСК

2.1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ  

      От  того  насколько  верно  выбран  канал  или  средство  для  передачи

информации (сообщения) зависит эффективность  работы системы  коммуникации  и всей  организации в целом. Вся ответственность за это в большинстве случаев ложится на руководителей.

      Рассмотрим  важность  применения  и  выбора  каналов  коммуникаций  на примере ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в РТ (Татарстан)» города Лениногорск.