Коммуникации в управлении организацией: сущность, виды и пути улучшения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЗАОЧНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Институт  управления производственными  и инновационными программами 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине: «Основы менеджмента»

на тему:

«Коммуникации в управлении организацией:

сущность, виды и пути улучшения» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2011 
Содержание 
 

Введение 3

Глава 1. Сущность коммуникационного процесса 5

      1.1. Коммуникация: понятие, виды 5

      1.2. Коммуникационный процесс 7

      1.3. Структура коммуникаций 10

Глава 2. Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления

организацией 12

      2.1. Качество коммуникаций и эффективность управления 12

      2.2. Анализ коммуникационных процессов 13

      2.3. Значение обратной связи 16

      2.4. Способы совершенствования коммуникации в организации 18

Заключение 23

Список  использованной литературы 25 

 

Введение 

      Исследовательская работа посвящена изучению коммуникаций в управлении.

      Всякая  деятельность человека нуждается в управлении. Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы достичь целей организации.

      Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

      Коммуникация  – это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы.

      Актуальность  темы заключается в рассмотрении коммуникации как средства, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели, т.е. осуществляется эффективное управление.

      Целью данной исследовательской работы является изучение коммуникации в управлении, ее значения, видов и способов усовершенствования, для достижения которой необходимо решить следующие задачи:

1. изучить виды, значения коммуникаций, коммуникационные процессы;
2. рассмотреть управление коммуникациями в организациях, коммуникации между организацией и внешней средой и межуровневые коммуникации;
3. подробно рассмотреть современные способы совершенствования коммуникаций.

      Объектом исследования является менеджмент.

      Предметом исследования выступает коммуникация в управлении.

      Исследуемая тема имеет большое практическое значение. По общему признанию, коммуникация и коммуникационные процессы имеют огромное влияние на успех деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента.

      В ходе исследования различных аспектов поставленной темы использовались такие методы научного познания, как сравнительно-правовой, социологический, структурно-функциональный, теоретико-прогностический и др.

 

1. СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА 
 

1.1. Коммуникация: понятие, виды 

      Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми»¹. В практическом плане – это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

      Цели  коммуникаций:

• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
• Регулирование и рационализация информационных потоков².

      Коммуникации  можно классифицировать по множеству  различных показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

      Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.³

      Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей.

Передача  информации с низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность.

     Коммуникации бывают вербальные и невербальные. В качестве способов обеспечения вербальных коммуникаций используются слушание, речь, чтение и письмо. Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Главным компонентом невербальных коммуникаций является язык телодвижений, к которому относят: осанку, жесты, собственно телодвижения, позу человека, выражение лица, контакт глазами, расстояние между говорящими.

      Коммуникации могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения.

      Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и деньги. Письменные сообщения имеют и недостатки. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные разъяснения, делают конечное сообщение и дорогим, и путаным. Письменные коммуникации имеют еще одну функцию – сохранение документов в юридических целях.

      Неформальные  коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях⁴. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией.

      Коммуникации могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают те связи, которые существуют по каким-то установленным организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения служащих. В практике управления часто приходится наблюдать существование мнимых коммуникаций, которые рождаются иногда в связи с какими-то амбициями, иногда в процессе старения организационных положений, вовремя не пересмотренных и не скорректированных с реальными потребностями организации, иногда мнимые коммуникации возникают, как возможность переложить ответственность при возникновении критической ситуации⁵. 
 

1.2. Коммуникационный процесс 

      Коммуникационный  процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

      Основная  цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

      В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал – средство передачи информации.
4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

      При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею⁶. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

      Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Необходимо осознать – какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели⁷. Американский ученый Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Мотив этапа – «не начинайте говорить, не начав думать»⁸.

      Кодирование и выбор канала – это процесс трансформирования идеи в обращение, которое может быть передано. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемую идею. Система кодирования должна быть известна получателю.

     В результате кодирования формируется обращение. Смысл обращения представляет собой принадлежащую отправителю идею. При этом отправитель рассчитывает, что обращение воспримется адекватно заложенному в него смыслу.

     Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций в то время, как передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

      Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

     Обратная  связь. Обратная связь – это реакция на то, что услышано, прочитано или увидено. Информация в вербальном или невербальном оформлении отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

     Шум. Шумом называют то, что искажает содержание. Источники шума, которые могут создавать препятствия на пути обмена информацией, варьируются от языка до расхождений в восприятии.

     Обычно  мы пытаемся перебороть шум и передать наше сообщение, однако, высокий уровень шума приводит к заметной потере содержания и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена.