Коммуникации в управлении организацией: сущность, виды и пути улучшения

     Эффективный коммуникационный процесс возможен, когда одинаково точен, отправляя  и принимая сообщение. Необходимо уметь  слушать. К несчастью, немногие умеют слушать с той степенью эффективности, которая в принципе в наших силах. Как показали исследования, управляющий по сути дела слушает лишь с 25%-ой эффективностью²⁰. Многим кажется, что слушать – означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Важно не только слушать, но и слышать²¹.  
 

      2.4. Способы совершенствования коммуникации в организации  

      Следующие принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

      Принцип ясности. Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

      Принцип целостности. Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений – содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

      Принцип стратегического  использования информационной организации. Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

      Межличностные (неформальные) и организационные (формальные) коммуникации отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

      В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным:

      1. Умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

      2. Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

      3. Язык жестов и интонации. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

      4. Эмпатия и открытость. Эмпатия – это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

      5. Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который изначально ему придавался.

      Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них – задавать вопросы²². Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

      В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер:

      1. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности в информации, своих начальников, коллег и подчиненных, а также уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей и других потребителей информации в организации.

     2. Управленческие действия. Регулирование информационного потока – лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

     3. Системы обратной связи. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников – еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

     4. Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Один из вариантов системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям²³.

     5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

     6. Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

Заключение 
 

      Подводя итог научно-исследовательской работы можно с уверенностью сказать, что коммуникационный процесс – это связывающий процесс, необходимый для каждого важного действия.

      В наше время информационной революции  актуальность коммуникационного процесса возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией друг с другом, и, чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.

      Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

      Неэффективные коммуникации — одна из основных причин возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

      Коммуникативная структура в той степени, в  какой она развита, повышает гибкость и саморегулирующие возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

      В широком смысле слова, коммуникации – это процесс информирования. Руководитель не может нормально работать без поступления информации. Каждый день в своей работе руководитель сталкивается с кипой документов, писем, встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работ. Вся сущность работы руководителя состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вмести с ним и будущее отдельно взятого сотрудника.

      Таким образом, вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджеров, как и вопрос принятия решения. По моему мнению, менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.   
 

Список  использованной литературы 

1. Алешина И. Паблик рилейшинз для менеджеров и маркетологов. – М.: ГУ ВШЭ, 2003. – 148 с.
2. Батаршев А.В. Организаторские и коммуникативные качества личности. –Регалис, 2006. – 521 с.
3. Батаршев А.В. Психодиагностика способности к общению. – Владос, 2001. – 176 с.
4. Бернанд. Коммуникация в менеджменте. – СПб.: Феникс, 1999. – 236 с.
5. Джеймс Дж. Эффективный самомаркетинг. – М.: Изд. дом «Дашков и К^о», 1998. – 345 с.
6. Зарецкая Е.Н. Логика речи для менеджера. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 241 с.
7. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура. – М.: ГУ ВШЭ, 2000. – 272 с.
8. Коротков Э.М. Концепция менеджмента. – М.: ДЕКА, 2003. – 224 с.
9. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. – М.: Юнити, 1999. – 345 с.
10. Кулицкий С.П. Основы организации информационной деятельности в сфере управления. – М.: ООО Изд-во «Яуза», 2001. – 320 с.
11. Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений. – М.: Логос, 2006. – 296 с.
12. Почепцов Г.Г. Коммуникативные технологии XX века. – М.: Логос, 2001. – 348 с.
13. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. – М.: Логос, 2001. – 651с.
14. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. – М.: Логос, 2000. – 348 с.
15. Тарасов А.Н. Психология лжи. – М.: НФРА-М, 2005. – 327 с.
16. Трейси Д. Менеджмент с точки зрения здравого смысла. – М.: ГУ ВШЭ, 1993. – 240 с.
17. http://www.libsib.ru/
18. http://www.uprav.biz/