Контроль, как функция управления

Ситуация  3

    Вопросы:

1. Какие виды контроля и в чем представлены в этом примере?
2. Соответствует ли данный контроль правилам эффективного контроля?
3. Какова роль обратной связи в процессе осуществления контроля?

    Ответ вопрос №1:Предварительный контроль (осуществляется перед непосредственной работой) - контроль топ-менеджеров - тщательный анализ информации о кандидате. Принимая людей на такую работу, я уже много знаю о человеке: где он живет, семейное положение, чем занимается, стараюсь лично собрать информацию о нем с предыдущих мест работы. Поэтому, наверное, за все годы у нас не было серьезных происшествий и многие менеджеры работают у нас довольно долго.  Текущий контроль (осуществляется в процессе работы) - учет рабочего времени и рационального использования рабочих ресурсов. У меня в компании офис-менеджер фиксирует в специальном журнале приход и уход, командировки, встречи. Финансовый контроль ведется с помощью большого выбора различного современного программного обеспечения, которое позволяет до цента контролировать денежные потоки, склад, документы.   Итоговый контроль (проводится по окончанию всех работы) – составляются отчеты о достигнутых целях, освоенных сегментах рынка. Составляются планы и прогнозы на следующий год.

    Ответ на вопрос №2: Я считаю, что данный способ контроля соответствует всем правилам эффективного контроля, а именно простата, гибкость, своевременность, соответствие делу, стратегическая направленность и экономичность, т.к. все затраты на проведение контроля окупаются.

    Ответ на вопрос №3: Благодаря частым совещаниям, на которых мы вместе с моими заместителями обсуждаем не только достижения нашей фирмы, но и обстановку в рабочем коллективе, руководитель может отследить работу сотрудников с точки зрения удовлетворенности. Каждые из руководителей отделом делится тем, как его подчиненные справляются с работой, каковы их жалобы и предложения. После чего мы принимаем корректирующее решение и сглаживаем образовавшиеся проблемы. В конечном итоге мы работаем в тесной взаимосвязи с нашими сотрудниками.

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

    Проведя исследование данной темы мною была достигнута цель работы. Пройдя все этапы была получена разносторонняя информация по теме: «Контроль, как функция управления». Проработав источники, указанные в списке литературы были достигнуты задачи, поставленные во введении.

    В ходе работы я узнала нового и интересного, а именно о сущности и значение контроля, о его видах, этапах, характеристиках и поведенческих аспектах. А также рассмотрела и проанализировала  ситуаций, которые помогли мне, дополнив теоретические знания практическими.

    По  окончании своей работы можно  сделать несколько выводов.

    Четыре  функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений  и для всех необходимы коммуникации.

    Контроль  был, есть и будет неотъемлемой частью эффективной работы предприятия. однако, в связи с быстроменяющимися технологиями, экономикой и общей ситуацией на рынке необходимо совершенствовать процесс осуществления контроля. Иначе он потеряет свою эффективность, будет не соответствовать характеристикам эффективного контроля.

    Конечно, при создании курсовой работы возникали некоторые трудности. Самой серьезной и трудоемкой оказалась практическая часть, а именно подбор ситуаций, постановка к ним вопросов и их анализ на основании теоретический данных.

    Однако интерес к этой теме помог мне справиться с задачей.

    СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. www.kommersant.ru (Журнал Секрет фирмы)
2. www.nastol.ru (Деловой еженедельник На стол руководителю)
3. Драчева Е.Л., Юлинкова Л.И. Менеджмент – 9-е изд. – М: Издательский центр «Академия» 2008 С.229-236
4. Коргова М.А. Менеджмент.- Ростов н/Д Феникс, 2008 С.82-103
5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.- М: Дело, 1998. 431-449
6. Полукаров В.Л. Основы менеджмента.- М: КНОРУС, 2007 С.149-164
7. Разу М.Л.. Менеджмент: учебное пособие М.: КНОРУС, 2008. С 263-272
8. Репина Е.А. и др. Основы менеджмента.- М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», Ростов н/Д: Академцентр, 2008
9. Шеметов П.В., Л.Е.Чередникова, С.В. Петрухова. Менеджмент управление организационными системами: учеб. пособие - М: Изд. «Омега-Л», 2008. С.161-170

    ПРИЛОЖЕНИЯ

    СИТУАЦИЯ 1 

    «Контроль сотрудников – жесткая необходимость, продиктованная частыми случаями мошенничества  в сфере страхового бизнеса…» 

    Когда я начал работать в страховом  бизнесе, то был поражен, насколько здесь необходимо «держать руку на пульсе». Официальная статистика подтверждает, что страховые компании несут значительные убытки из-за мошенничества различных сотрудников. Поэтому в нашем бизнесе контроль должен осуществляться регулярно и довольно жестко. Особенно строго контролируются агенты, брокеры, люди, отвечающие за возмещение убытка вследствие страхового случая, работники финансовых отделов.

    Страховые полисы – это эквивалент денег. Когда агент продает, к примеру, полис добровольного страхования КАСКО на несколько хороших и дорогих машин, у него на руках появляется ощутимая сумма денег: 200-300 тысяч рублей, а то и больше. Естественно, для большинства людей – это очень серьезные суммы, появляется соблазн не сдать или недосдать наличные в кассу компании… У меня в компании «Помощь плюс» были факты мошенничества со страховыми полисами ОСАГО, в связи с этим были уволены несколько сотрудников и возбуждено дело по факту хищения.

    Жесткая отчетность на всех этапах, введенная в моих компаниях, позволяет избежать повторения подобных ситуаций: сколько взял, сколько сдал – все под роспись. Каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. Все записи и финансовые документы я регулярно просматриваю на предмет соответствия. Если мы видим, что агент взял несколько бланков полисов и они у него «зависли», он их не продает – мы его тормошим. Тоже самое происходит, если мы видим, что достичь цели не удается.

    Мы  пытаемся скорректировать намеченные ориентиры, благодаря чему наша цель становиться более близкой. Конечно, происходят и изменения в организации работы персонала.

    Условия работы, права и  обязанности сотрудников, а также порядок отчетности я четко оговариваю при приеме на работу. Все это, так или иначе, прописано в трудовом договоре. Работу других штатных сотрудников я также стараюсь основательно регулировать. В офисе у нас четкий график, ведется журнал прихода и ухода сотрудников, есть правила нахождения на рабочем месте: исключается использование рабочих компьютеров для личных нужд, ведения личной переписки, просмотра интернет-ресурсов, не имеющих дела к работе. Для сотрудников, не соблюдающих подобные условия, могут быть введены различные санкции – от простого выговора до лишения части зарплаты, премии и т.д.

    Каждый  год организация проводит ряд  опросов, связанных с их удовлетворенностью работой, их претензиями и предложениями. Собираются подробные сведения об увольнениях  за предыдущий год, их причинах и количестве.

    Контроль  из директорского  кресла. У меня стоит специальная программа, и я со своего компьютера иногда смотрю, какими интернет-ресурсами пользуются сотрудники, просматриваю статистику ISQ. На фирме не разрешено пользование «аськой», поэтому я «гоняю» сотрудников, нарушающих мои запреты. Изредка просматриваю корпоративные почтовые ящики тех работников, которые вызывают у меня опасения. Делаю я это не только для того, чтобы следить, как используются ресурсы компании сотрудниками, но и чтобы контролировать информационные потоки. Мне важно знать, что человек не делится нашей бизнес-информацией с конкурентами. В большинстве компьютеров сотрудников среднего звена нет выходов для USB, флоппи-дисков, нет пишущих CD-ROM – это сделано также для информационной безопасности. Но я не считаю это панацеей. Если человек захочет украсть информацию, он ее может скопировать, отправить по free-mail, а в соседнем интернет-кафе перекачать туда, куда ему надо. Отследить на 100% это сложно, но я усложняю жизнь тем, кто захочет навредить компании.

     СИТУАЦИЯ 2

    «Для  нас контроль – игра в открытую»

    Сегодня мы нередко слышим о практике тотального контроля со стороны руководства  различных предприятий. Причем где-то – полнейший беспредел. Что стоит  за контролем – недоверие, мода? Об этом мы беседуем с управляющим директором ООО «Бизнес Фудз», одного из подразделений холдинга «Бизнес Системы», Александром Олейниковым.

    Мне кажется, что контроль эффективно повышает дисциплину, а в конечном итоге – качество производства.  Однако, я считаю, что разумно контролировать всех сотрудников. И если делать это цивилизованно, в рамках правового поля, то это ничуть не оскорбляет их.

    На  нашем предприятии контроль –  это игра в открытую и по правилам. Между мной – работодателем –  и работником происходит честная коммерческая сделка: он оказывает предприятию определенные услуги, я эти услуги оплачиваю. При этом я оставляю за собой право контролировать качество купленных услуг и использую только те инструменты, которые предусмотрены в рамках закона. В свою очередь, я предоставляю адекватную возможность работнику проверять правильность оплаты его услуг.

    В чьем-то сознании контроль, наблюдение ассоциируются с понятием тайно, анонимно, что может рождать психологический  комплекс. Мы против комплексов. Поэтому мы организуем открытый контроль и даже обучаем наш персонал технологиям контроля, которые применяются на нашем предприятии.

    Вот некоторые формы контроля на нашем  предприятии: Видеоконтроль. В торговых залах наших магазинов устанавливаем видеокамеры наблюдения и объясняем нашим продавцам, что за нарушения правил торговли придется объясняться с менеджером. Преследуем цель не «застукать» кого-то на месте нарушения, а предупредить возможное нарушение. Ведем контроль выполнения распорядка дня менеджерами, табель учета рабочего времени, причем, двойной: непосредственно руководителем и службой внутреннего контроля. Постоянная мобильная связь с менеджерами и специалистами. Контролируем работу с информацией пользователей ПК. Очень жесткий контроль за работой оборудования. Проводим систематическую инвентаризацию. На наших объектах пропускной режим. В торговой сети установлены современные многофункциональные кассовые терминалы на базе ПК, они регистрируют все кассовые операции и предотвращают несанкционированные действия кассиров. Разрабатываем маркировки товара, принцип, как в аэропорту – металлодетектор.

    Допустимо ли, использовать негласные методы контроля? Допустимо. И вот почему. Защита коммерческой тайны – задача непраздная. На серверах предприятия хранятся тысячи гигабайт служебной информации, это и экономические показатели, и программы стратегического развития. При некорректном и неосторожном обращении использование такой информации может обернуться против нас – стать предметом шантажа, подорвать имидж и авторитет торгового предприятия и нанести серьезный экономический урон. Поэтому установлен индивидуальный парольный вход в сеть. И жесткий контроль за пользование информацией, а также за телефонной сетью.

    Благодаря внедренной системе контроля в конце  года мы подводим итоги нашей работы. Проведя общее совещание, мы определяемся с дальнейшем направлением развития на следующий год,  устанавливаем новые приоритеты.

    Имея  такую систему контроля, что вы приобрели и что потеряли? Во многом благодаря контролю сумели выстроить современное торговое предприятие, в сети которого успешно работают 13 магазинов, в том числе в круглосуточном режиме. В этом году планируем открытие еще двух супермаркетов. Параллельно мы готовимся к сертификации менеджмента предприятия. Потерь, обусловленных введением контроля, у нас нет: сотрудники не чувствуют себя дискомфортно, а фирма тем временем процветает.