Контроль в организации

      В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения выделяют контроль предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий.

       Методы предварительного контроля используются до начала исполнения решения, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля - установить, верно ли сформулированы цели и определены предпосылки и стратегия.

      Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего этапа. Он включает в себя: измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечных результатов.

      Метод фильтрующего контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполнения решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных.

      Метод контроля по результатам (последующий контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы на будущее. Материалы последующего контроля должны рассматриваться на совещаниях (собраниях) независимо от степени достижения цели решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и выполнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполнителей, с учетом обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.

      На предприятиях может осуществляться непрерывный контроль за реализацией принятых решений в условиях применения соответствующей электронно-вычислительной техники и математического обеспечения. Это становится возможным при наличии постоянной взаимодействия на базе автоматизированной системы связи между контролирующими органами и исполнителями. Информационное обеспечение такой системы содержит в банке данных сведения о состоянии деятельности объекта, о решениях, принимаемых руководством, а также о результатах их исполнения.    Сравнения могут проводиться за значительные отрезки времени и способствовать повышению объективности контроля. Кроме этого автоматизированная система контроля может обеспечивать его внезапность, комплексность, оперативность выявления отклонений и внесения корректировок, не нарушая ритма работы предприятия и отдельных подразделений. Например, на одном из московских заводов внедрение системы контроля исполнительной дисциплины на базе ЭВМ в свое время позволило сократить долю нереализованных приказов (распоряжений) с 80% до 4-6%.

      Процесс контроля включает четыре стадии:

1. Установление  норм деятельности (функционирования);

2. Сбор  данных о фактических результатах;

3. Сравнение  и оценка фактического и ожидаемого  итогов выполнения решения;

4. Разработка  и реализация корректирующих  действий.

       Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.

      Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, он должен быть ориентирован на перспективу, иначе контроль может стать формальным и даже бесполезным.

      Сбор данных о фактическом исполнении решений - обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма - использование современных технических средств снабжения оперативной информацией. Органами управления устанавливаются ключевые точки, сбор информации от которых позволяет принимать опережающие решения, до наступления нежелательных событий.

      Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должны осуществляться на основе качественной информации ( точной и достаточной). Материалы анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролировался.

      Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной (индикаторной) информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления. Причинами корректировок могут быть:

• Ошибки, допущенные при разработке решений;
• Изменения, произошедшие под влиянием внешних и внутренних факторов;
• Недостатки в организации исполнения решений;
• Появление дополнительных возможностей для повышения эффективности решений.

       По существу задача внесения корректив является безальтернативной, поскольку в изменившихся условиях выполнение ранее принятого решения может быть неэффективным, либо дезорганизованным. Коррективы вносятся при сохраняющейся целевой ориентации решения. Но возможна ситуация, когда по материалам контроля принимается новое решение сообразно сложившейся обстановке.

      Для руководителей внесение изменений в реализацию решений нередко сопряжено с разного рода трудностями. Однако это лучше, чем отказ от них, так как последствиями могут стать ухудшение морально-психологического климата, создание видимости работы, нервозность в коллективе, халатность и бесконтрольность. Учитывая нежелательные последствия, руководитель должен предусматривать возможность внесения корректировок в решение, особенно если оно принимается в условиях неполной информационной определенности.

      Следует добавить, что правильное решение может быть принято только при наличии достаточной, достоверной и своевременной информации, которая играет существенную роль при разработке и принятии управленческого решения [1].

      Не стоит забывать, что контролю должно подлежать не только исполнение управленческого решения, но и его качество.

      Под качеством управленческих решений понимается совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнений и получение определенного эффекта.

      Требования к принимаемым решениям можно сформулировать следующим образом:

1. Решения  должны быть реальными (цели, ресурсы,  время).

2. Решение  должно содержать механизм реализации, т.е. организацию, стимулирование, контроль.

3. Решение  должно быть устойчивым по  отношению к возможным ошибкам

4. Решение  должно быть гибким

5. Решение  должно предусматривать возможность  верификации (проверки опытом) и  контроля исполнения. 
 
 

Глава 2   Анализ реализации функции  контроля в современной  организации ( на примере  ООО «ЛАД»)

2.1 Общая характеристика предприятия

       Вода «Уральская» производится и доставляется жителям города Екатеринбурга и Свердловской области домой и на работу. Основными направлениями деятельности является обеспечение населения качественной питьевой водой с 1993 года.

     Организационно-правовой формой данной фирмы является - Общество с ограниченной ответственностью. Участники такого общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Если же участник внес вклад в уставный капитал общества не полностью, то он несет ответственность в пределах стоимости неоплаченной части его вклада. Общество же не отвечает по обязательствам своих участников. ООО может быть учреждено одним лицом, которое становится его единственным участником или может впоследствии стать обществом с одним участником, но не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица. Число участников общества не должно быть более пятидесяти. Участники общества с ограниченной ответственностью вправе:

1) участвовать  в управлении делами общества  в порядке, установленном законом  и учредительными документами  общества;

2) получать  информацию о деятельности общества  и знакомиться с его бухгалтерскими  книгами и иной документацией  в установленном его учредительными  документами порядке;

3) принимать  участие в распределении прибыли;

4) продать  или иным образом уступить  свою долю в уставном капитале  общества либо ее часть одному  или нескольким участникам данного  общества в порядке, предусмотренном  Федеральным законом и уставом  общества;

5) в  любое время выйти из общества  независимо от согласия других  его участников;

6) получить  в случае ликвидации общества  часть имущества, оставшегося  после расчетов с кредиторами,  или его стоимость.

     Участники общества обязаны:

1) вносить  вклады в порядке, в размерах, в составе и в сроки, которые  предусмотрены Федеральным законом  и учредительными документами  общества;

2) не  разглашать конфиденциальную информацию  о деятельности общества.    Общества с ограниченной ответственностью «ЛАД» имеет двух учредителей. Первоначальный капитал состоит из собственный и заемных средств. Собственные средства распределены между участниками, внесшими свои вклады в уставный капитал общества.

   Основная оказываемая услуга – обеспечение жителей чистой питьевой водой. Целью данного предприятия как коммерческой деятельности является получение прибыли путем оказания услуг общественного снабжения водой.

     На предприятие разработаны технологии подготовки (мойки, дезинфекции оборотных емкостей и пр.) розлива, транспортировки, хранения готовой продукции, а также доставки воды «Уральская» клиентам.

     В основу работы компании была положена стратегия «близости клиенту», т. е. клиент сам определяет когда, в какое время, сколько и в какой упаковке он получит воду. В любой момент клиент может высказать замечание по работе компании, обратиться за квалифицированной консультацией по продукции, ее качеству, включая — доктора медицинских наук, более 35 лет занимающегося изучением свойств воды, в том числе — лечебных и профилактических свойств воды.

     Вода «Уральская» предоставляем клиентам скидки при оптовых поставках. Пенсионеры по возрасту, инвалиды I группы, ветераны Великой Отечественной войны имеют постоянные льготы.

      На предприятии работают квалифицированные специалисты: инженеры, технологи, диспетчера, логисты. Средний стаж работника компании — пять лет, но достаточно много людей со стажем 10 и даже 16 лет.

     Приведенная структура управления персоналом относится к линейной. Для нее характерно:

      Четкое разделение труда и установление жестокой системы обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающих выполнение сотрудниками обязанностей и координаций различных задач; иерархичность уровней управления, при которых каждый нижестоящий подчиняется вышестоящему и контролируется им; четкое разделение труда, что приводит к появлению высококвалифицированных кадров в каждой области.

     Структура позволяет директору оперативно управлять работой предприятия и находиться в курсе событий.

Обязанности управленческого состава предприятия:

Директор:

-организует  всю работу предприятия;

-несет  полную ответственность за его  состояние и состояние трудового  коллектива

-представляет  предприятие во всех учреждениях  и организациях;

-распоряжается  имуществом предприятия;

-издает  приказы по предприятию в соответствии  с трудовым законодательством;

-принимает  и увольняет работников;

-открывает  в банках счета предприятия;

-осуществляет  экономическое планирование.

Зам директора:

-заключает  договора;

-поиск  поставщиков материала;

-маркетинговая  политика;

-применяет  меры поощрения и налагает  взыскания на работников предприятия;

-принимает  участие в планировании;

-разрабатывает  мероприятия по снижению себестоимости  и повышению рентабельности предприятия,  улучшению использования производственных  фондов, выявлению и использованию  резервов на предприятии;