Контрольная работа по “Менеджменту”

   План  - это система мер, направленных на достижение целей и задач.

Планы, как и цели, разделяют на несколько  взаимосвязанных  уровней. Каждому уровню цели определяют свой уровень плана, в которых  вырабатываются (намечаются)  конкретные пути достижения соответствующей цели. Например стратегические планы предусматривают действия, направленные на достижения стратегической цели. Стратегические планы, как правило, долгосрочные и определяют действия на период с 2 до 5 лет. Они разрабатываются менеджерами высшего звена, после консультации с менеджерами низшего звена управления.

  Тактические планы  предусматривают действия, направленные на достижения тактической цели и на поддержание стратегических планов. Они разрабатываются менеджерами среднего звена, которые обговаривают планы с менеджерами низшего звена, а потом подают их высшему руководству.

  Оперативные планы предусматривают действия, направленные на выполнение оперативной цели и поддержание тактических планов. Оперативные планы, как правило, охватывают период времени меньше года.  Они разрабатываются менеджерами низшего звена при консультировании с менеджерами среднего звена.

 Связь  между тремя уровнями управления, целей и задач, которые определяются на каждом уровне, и определёнными планами можно  показать так  (рис.2).

      Система внутрифирменного планирования  включает комплекс планов (производственные, финансовые, капитальных вложений, сбыта, организационного развития  и т. д), сложенных с учётом стратегии и цели фирмы, её производственного профиля и специфики деятельности на рынке. Основу внутрифирменного планирования составляют такие подходы: учёт в планах всех взаимосвязей  между производством, сбытом и обслуживающей деятельностью фирмы.  Иерархичность планов от стратегических до индивидуальных.  Последовательное прохождение плановой документации и многоступенчатого процесса планирования – от высшего руководства фирмы,  до рабочего места и наоборот.    
 

Рис.2. Планирование на предприятии, которое занимается производством удобрения для сельского хазяйства.

           Отметим что, универсального, пригодного для всех предприятий механизма внутри фирменного планирования не может существовать, в силу различных их размеров, отраслевой специфики, организации системы управления, внешнего окружения, форм собственностии.т.п. Поэтому внутрифирменное планирование прежде всего должно  учитывать особенности предприятия. Еффективность планирования зависит от  своевременного получения и анализа данных про основные общеэкономические и рыночные условия, влияние на рынок самой фирмы и её конкурентов. Прошлой прибыли от продажи. Определение оптимальной товарной структуры производства в каждый момент времени с учётом последних достижений НТП. Оперативного и гибкого маневрирования имеющимися ресурсами. Установление контроля по выполнению планов и своевременной корректировки их в случае необходимости.

   Опыт  хозяйствования свидетельствует,  что менеджеру постоянно приходится  предвидеть, какими будут потребности его клиентов. Как известно, это предвидеть очень сложно, поэтому ему приходится направлять усилия на снижения риска. Точная информация про прошлое, даёт менеджеру возможность для более точного предвидения будущего, поскольку планирование как правило основано на прошлой деятельности организации. Говорят, что историк - это человек, который смотрит в заднее зеркало окна автомобиля, чтоб определить, куда он едет. Менеджер также должен полной мерой обладать такой способностью. Информацию про прошлое следует фиксировать и анализировать так, чтобы её можно было оптимально использовать для будущих планов. Широкое использование ЭВМ в бизнесе даёт возможность сегодня делать анализ прошлой деятельности точно и быстро.

   Однако ЭВМ не всесильна. Несмотря на то, что она очень помогает в принятии решений, связанных с планированием, она не может осуществлять планирование, принимать решение относительно него. Это функция менеджера. Менеджерам известно, что составление одного плана, даже очень детального, и точное его выполнение бывает недостаточным для общего успеха. Иногда необходимо сложить несколько  разных планов: первый – что основывается на реальных условиях, другие – на случай, если эти условия изменятся.

   Много менеджеров, прочитав какую-то книгу или прослушав доклад, принимают решение серьёзно заняться  планированием, а потом, выяснив что их тщательно разработанные планы необходимо изменить согласно внешним обстоятельствам, которые нельзя было точно предвидеть во время разработки плана, розачеровуются и возращаются к прошлой практике принятия решений, которые являются целесообразными в данный момент. Хорактерно, что чем ниже мы опускаемся по линии субординации, тем ближе становимся к действительности, и детальнее становится планирование. Так, в сфере бизнеса высококвалифицированный совет директоров фирмы может планировать в ряде случаев потребности в персонале и подготовке кадров на много лет вперёд. Вместе с тем отдельные управленческие звенья не имеют часто возможности прогнозировать свои действия на длительный час хозяйствования. Например исполнительный директор имеет определённые финансовые бюджеты на 2 года вперёд, коммерческий директор планирует расширение сбыта на год вперёд, а технический директор планирует производство на 6-12 месяцев вперёд и обеспечивает наличие необходимых для этого материалов, оборудования и рабочей силы. Обычно, для разных отраслей эти термины разные. Но принцип остаётся тот же. Функция менеджменту планирование отвечает на такие вопросы:

1. Где мы пребываем в данное время? Руководители должны оценить сильные и слабые стороны организации в таких важных отраслях хозяйственной деятельности, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Это необходимо для того, чтоб определить, чего может реально достичь организация.
2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и преграды окружающей среды (конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, технология, поставка, социальные и культурные изменения), руководство определяет, какой должна быть цель организации и что может помешать достижению этой цели.
3. Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решить как в целом так и по отдельности, что должен делать каждый член организации для реализации цели.

  Планирование – это один из способов, при помощи которого менеджеры формируют единое направление усилий трудового коллектива на достижении общей цели предпринимательской деятельности.

   Традиционная схема планирования  ориентирована, как правило, на  функционирование предприятия. В условиях быстроменяющейся внутренней и внешней среды становится насущной потребность переоринтирования планирования предприятия с функционирования на развитие.

   Конечная цель планирования развития предприятия состоит в том, чтоб смоделировать (а потом обновлять согласно изменений условий, возможностей, потребностей) желаемое будущее состояние предприятия, а также пути и способы его достижения (реализации). При определении длительности планового периода в долгосрочном планировании необходимо учитывать два обстоятельства: а) план развития должен ставить достаточно серьёзную цель и задание,  которые отвечали б перспективным интересам коллектива предприятия, могли б его вдохновить на творческий высокопродуктивный труд б) длительность должна быть достаточной для качественной, высокоэффективной подготовки и реализации плана.  

Ответ 2

Коммуникации  в системе управления. Сущность коммуникаций и их роль в системе  управления.

  Коммуникации – это общение, передача информации от человека к человеку в процессе деятельности. Передача информации от одного человека к другому осуществляется при помощи жеста, языка, устройств или в письменной форме (их называют способами коммуникаций). Через способы коммуникаций информация передаётся особам, которые принимают решения, а решения их исполнителям. Без коммуникации не может быть организации, потому что без них, невозможно обеспечить координацию деятельности людей.

  Эффективность  работы менеджера зависит от умения работать с людьми, так и от того,  как он работает с информацией. В современном научном мире всё более настойчиво проводится идея про разворачивание на базе современного этапа развития НТР и информационно – коммуникационной  революции. Для выполнения своих функций организации необходимы эффективные коммуникации. Коммуникации можно определить как способы, при помощи которых люди вступают в контакт один на один.

     Сеть современных коммуникаций всё больше охватывает земной шар, отдельные страны, отрасли экономики, отдельные предприятия и процессы. Компьютеры как способы отправки и  получения информации адресатам во всём мире. Это значительно упрощает и увеличивает процессы обмена информации. Автоматизация, обработка, сохранение и передача информации создаёт новую среду для ведения предпринимательской деятельности. Подготовки, принятия и выполнения решений. Проблема коммуникаций одна из главных в современном менеджменте.

   Эффективность информационного  обеспечения управления значительной  мерой зависит от способности  организационной системы преодолевать информационные барьеры: коммуникационные, разговорные, часовые, экологические, психологические, организационные, методические.

   Создание эффективных коммуникаций, как в средине, так и за  организацией достигается при  помощи хорошо организованного коммуникативного процесса. Коммуникационный прцесс определяют как обмен информации между двумя или больше людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, т.е  уведомлений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения людей. В коммуникационном процессе, как правило выделяют четыре базовых элемента.  Отправитель – особа, которая генерирует идеи или собирает информацию и передаёт её. Уведомление- информация, закодированная при помощи символов. Канал – способ передачи информации. Получатель- особа, которой предназначена информация и которая интерплитирует её.

  При  обмене информации задача отправителя  и получателя состоит в том,  чтоб составить уведомление и  использовать канал связи для его передачи так, чтоб обе стороны поняли и поделили исходную идею. Это сделать тяжело, потому как каждый этап является одновременно местом, где её содержание может быть переключено или полностью утрачено. Этапы процессов коммуникации (зарождение идеи, кодирование, выбор канала, передача, декодирование) схематически можно изобразить на таким способом.(рис3)

      Хотя весь процесс коммуникаций часто заканчивается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы обратить внимания на проблемы, которые могут возникнуть при разных его составляющих.

                                         1 этап                                                                         2 этап

                                   Формулирует или отбирает                                                 Кодирует и выбирает канал 

Рис 3 .Простая  модель процесса коммуникаций. 

      Первый этап начинается с формирования идеи или подбора информации. Отправитель решает, какую идею или сообщение необходимо сделать предметом обмена. К сожалению много попыток обмена информации обрываются на этом первом этапе, потому как отправитель не тратит много времени на обдумывание идеи. Здесь необходимо придерживаться правил: не начитайте говорить, не начав думать. Например, начальник цеха принял сообщение от высшего руководства про то, что предприятию необходимо увеличить производство  на 10% без увеличения сверхурочных выплат. Если начальник цеха не сможет понять, каким образом лучше обменятся этой информацией с подчинёнными, и передаст им это новость точно такой, какая она была получена, возможны недоразумения. Если руководитель продумает идеи, которые следует передать, он может прийти к выводу, что работники должны понять:

- какие  именно необходимы изменения, чтобы прирост объёмов производства вырос на 10 % без дополнительных сверхурочных;

- почему  необходимы эти изменения, иначе  они могут сделать вывод, что  компания пытается из них выдавить с них больше, а платить меньше, и выразить недовольство.

-  каким  способом следует осуществить  изменения – качество продукции  и уровень брака нельзя изменить  в результате прироста объёмов  производства, иначе эффективность  может снизится, а не увеличится, как того требует высшее руководство в своём сообщении.

     На первом этапе обмена информации необходимо понять, какие идеи предназначены для передачи перед отправлением сообщения, и быть уверенным в адекватности и уместности идей, с учётом конкретной ситуации и цели.