Лекции по "Менеджменту"

16. Основные функции менеджмента: контроль хода выполнения принятых решений.

Основные функции менеджмента могут быть  в рамках процессного подхода выделены в 4 группы:

   Планирование подготовка и принятие управленческого решения.

   Организация реализации принятых решений.

   Распорядительство (руководство)

   Контроль хода выполнения принятых решений

Контроль - процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управленческой подсистемы принятым решениям, также выработки определённых действий. На предприятии для реализации этой функции должна быть создана система контроля.

Система контроля: Стандарты (нормативная база) - установленный бюджет, методическое и техническое обеспечение - методы, виды, техническая база, организация учета - формы учета, хранение и обработка информации, подбор исполнителей; анализ и корректировка.

Для реализации функций контроля в рамках подсистемы «стандарты» должны быть разработаны нормы, цели, которые должны быть достигнуты в определённый отрезок времени.

2 подсистема, в её рамках должны решать следующие вопросы: виды, методы контроля, техническая база, необходима для проведения контроля.

Виды контроля:

   Предварительный

   Заключительный

   Текущий

Предварительный контроль начинается до фактического выполнения работ.

Текущий контроль осуществляется в ходе работ, состоит в измерении и фактических результатов.

Заключительный контроль даёт руководителю информацию, необходимую для анализа и планирования работ на будущее.

Методы контроля. Контроль по времени:

   Оперативный (ежедневный, ежемесячный)

   Поквартальный

   Годовой

3 подсистема включает формы учёта, хранение и обработка информации, подбор исполнителей и обучение.

Исполнители должны иметь соответствующую квалификацию.

4 подсистема: сравниваются данные, заложенные в бюджет с фактически полученными результатами. Анализируются возникшие отклонения, выявляются причины возникновения отклонений.

Причины: объективные и субъективные. Объективные зависят от внешних факторов, учитываемых в будущих бюджетах. Субъективные зависят от предприятия, надо выявить меры по расшивке «узких» мест.

17. Управленческое решение, виды управленческих решений

Продуктом труда менеджера являются принятые им управленческие решения.

Управленческие решения - это документ (директивный), организационный, направленный и стимулирующий совместную деятельность коллектива.

Все управленческие решения можно сгруппировать по следующим признакам:

   По содержанию: экономические, информационные, производственные и т.д.

   По уровню управления: решения министра, ген. директора, начальника цеха, мастера.

   По срокам: оперативные, стратегические. Оперативные (меняются сроки, исполнители, задачи; но общие задачи, технологии, кадры остаются неизменными). Такие решения принимаются быстро, без дополнительной подготовки по типичной процедуре. Стратегические решения носят творческий характер, они могут предусматривать не только количественные, но и качественные изменения во внутренних переменных организации, они являются следствием поисков, споров, расчётов и анализа.

К управленческим решениям любого типа предъявляется ряд требований: ясную цель, обоснованы, непротиворечивыми, правомочными, конкретны, своевременны, понятны исполнителям, эффективны.

На каком управленческом уровне не принимались бы решения, это всегда должен быть выбор альтернатив. Принятие управленческого решения - это ответ на ряд вопросов и взвешивание всех «за» и «против».

В зависимости от трудности решаемых проблем выделяют 3 уровня принятия УР:

НУ – рутинный, СУ - селективный, адаптационный, ВУ - адаптационный, инновационный.

Низший уровень, рутинный подход к УР. Суть: все принимаемые решения запрограммированы, т.е. по ним есть процедура. Эта процедура записана либо в инструкции, либо в регламенте. Задача руководителя низшего уровня сводится к тому, что он должен распознать и классифицировать ситуации и найти инструкции вариантов решения.

Селективный. Суть: в этом случае ситуация такова, что по ней имеется несколько запрограммированных вариантов принятия решения. Все они рекомендованы, от руководителя требуется проанализировать ситуацию и сделать наиболее удачный вывод.

Адаптационный. Случай когда ситуация более сложная и появляется ряд новых обстоятельств, с которыми не сталкивались ранее и которые не прописаны в инструкции. Но эти обстоятельства нельзя назвать абсолютно новыми. Руководитель среднего уровня свой потенциал должен направить на то, чтобы принять управленческое решение.

Инновационный. Проблема наиболее сложная, меньше всего изученная, с увеличенной степенью риска и неопределённости. Для решения таких проблем, чтобы добиться хорошего результата, от руководителя требуется новый подход. Руководители высшего уровня.

18. Технология принятия управленческого решения рациональным методом

1. Диагностика проблемы.

2. Формулировка критериев и ограничений для принятия решений.

3. Выявление альтернатив.

4. Оценка альтернатив.

5. Окончательный выбор альтернативы.

Диагностика проблемы. Первый шаг -  поставить полный и правильный диагноз. Существует 2 способа решения проблемы:

1. Возникла ситуация, когда пост цели не достигнуты, зад – почему не достигли цели – реактивное решение.

2. Предварительно в рамках стратегического управления, активный поиск новых путей развития организации – активное управление. Полностью определить проблему сложно, поэтому первой фазой в диагностике проблемы является устранение симптомов затруднений и имеющихся возможностей. Симптомы болезни организации: - снижение качества; снижение сбыта –  увеличение издержек на производство; увеличение текучести кадров.  Выявление симптомов помогут определить проблему в общем виде, но следует сразу начать лечение, с этим выявленным симптомом надо работать: выделить существенные, первоначальные, сопутствующие. Компоновать эти симптомы и ищем первопричину заболевания. Для выявления причин необходимо собрать внутреннюю и внешнюю информацию различными методами. Главное не утонуть в сборе информации, для этого надо уметь выделить релевантную информацию, всё зависит от мастерства менеджера. Обработали информацию и поставили диагноз.

  2. При выборе варианта решения, важно учесть его реалистичность. Реальное решение – решение, для выполнения которого у организации есть все необходимые ресурсы. Отметьте те, для выполнения которых не хватает какого-либо ресурса. После этого необходимо определить стандарт, необходимо определить показатель или группу показателей, по которым из нескольких  вариантов выбираем лучший. В качестве критерия могут выступать доходность, показатель – min затрат, min затрат времени, max качества и т.д.

  3. Формулирование вариантов альтернативных решений проблемы. Рассмотрение очень большого количества вариантов усложняет процесс и ведет к путанице, поэтому вариантов 3-5 достаточно.

  4. Оценка ведется по заранее оговоренной методике. В рамках стандарта и критерии и ограниченность, выявляются на 2ом этапе, т.к. сравнивают между собой качественно различные варианты, то универсальным является метод оценки затрат, затем относится показатель результаты (затраты) стремятся к максимуму.

  5. Если проблема была правильно определена, а альтернативные решения тщательно взвешены и определены, то сделать выбор просто. Однако, если проблема сложная и приходиться принимать во внимание множество компромиссов, если информации недостаточно, степень неопределенности возраст, может случиться, что не одна из альтернатив не будет наилучшем выбором. Приходится прибегать к интуитивным методам принятия решения. После того как решение принято, для того, чтобы оно было реализовано необходимо убедить в этом решении коллектив. Схема реализации принятого управленческого решения.

1.   Собрать исполнителей и убедить их в реализации решения.

2.   Контроль и обеспечение обратной связи. Контроль – отчеты, обсуждения.

3.   Если не совсем приблизились к цели – корректировка.

19. Роль коммуникации в управлении организацией. Элементы и этапы коммуникационного процесса.

Для успешной реализации УР в любой организации должна быть создана система коммуникации (система обмена информацией).

Коммуника­ция может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Основная цель коммуникационного процесса состоит в обеспечении:

1. Своевременной передачи этой информации

2. Обеспечение понимания этой информации.

Передаваемая информация называется сообщение. Базовыми элементами обмена информации являются:

1. Отправитель – лицо, которое придумало идею и решило передать ее кому-либо.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Процесс обмена информацией может быть изображен следующим образом. Отправитель (сбор информации, сформировать мысль), идея (выбор канала передачи), сообщение (передача), получатель (декод-ть информацию), понимание информации, обратная связь.

Процесс обмена информацией это 4 этапа и обратная связь:

1. Зарождение идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

2. Кодирование и выбор канала передачи. Кодирование превращает идею в сообщение. К обще известным каналам передачи информации относится вербальная и невербальная передача информации (устная, письменная, электронные средства).

3. Передача сообщения. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю.

4. Творческий этап – декодирование или понимание информации.  Декодирование  - это перевод символов отправителя в мысли получателя.

Обратная связь увеличивает шансы на эффективный обмен информацией и помогает сторонам избежать возникновения шума. Шум — это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания.

Причины шума:

- непреднамеренное искажение информации (не умение слушать).

- сознательное искажение информации.

- желание угодить

- Фильтрация, для ускорения прибег к упрощения.

- информационная перегрузка, то не хватает сил и времени качественно просмотреть все.

- неудовлетворительная организационная структура. Чем длиннее путь, который проходит информация, тем вероятнее ее искажение.