Менеджмент в малом предприятии

И наконец, важно поддерживать постоянную связь с посредниками и сбытчиками продукции. Как это можно рационально и инновационно организовать описано во 2ой части данной главы. Решение этой проблемы представляется наиболее важным для улучшения системы менеджмента, поэтому целесообразно рассмотреть его в отдельном параграфе.

3.2 Рационализация системы информации организации путём использования информационных технологий

На рассматриваемом предприятии  наметилась достаточно важная проблема – инертность и нерациональность системы получения информации. По большей части это касается внешнего окружения – посредников, сбыта, конкурентов. Этот вопрос требует незамедлительного  решения, и решить его надо современно, так, чтобы запас по эффективности  сохранился на годы вперёд. Решение  может быть найдено в использовании  современных IT технологий. Возможно это слово напугает людей, привыкших работать традиционными методами, но тут нет ничего сложного. В данном случае речь идёт об использовании интернета в качестве средства коммуникации.

Первое, что стоит предложить – использование электронного документооборота и в частности электронной почты.

Электронная почта (e-mail) может служить предприятию в качестве быстрого, удобного, надёжного и бесплатного средства деловых коммуникаций. Она поможет сделать процесс получения заказов, информирования о денежных операциях, составления планов на ближайшую перспективу быстрым и лёгким.

Положительный эффект от данного  изменения может быть рассмотрен с разных сторон.

1. Механизм работы с этим инструментом предельно прост. Посреднику достаточно будет лишь отослать письмо с заказом на определённое количество единиц мебели. Это во многих аспектах удобнее телефонного разговора. Например, вероятность ошибки в цифрах намного ниже, нежели при обычном разговоре по телефону.
2. Это более наглядно, так как позволяет компоновать различные заказы прямо на лету, что поможет более эффективно составлять план производства и отгрузки товара. Если вести запись всех получаемых заказов, то можно проследить динамику их изменения, вкусы потребителей на рынке, сезонные изменения спроса на различные виды продукции и даже построить наглядные графики вышеописанных параметров без каких-либо дополнительных усилий.
3. Такой вариант коммуникаций исключает проблему «недоступности» руководителя по телефону, которая часто возникает ввиду его высокой загруженности. Единственной возможной накладкой здесь может выступить надёжность интернет соединения, но в наши дни эта проблема уже теряет актуальность.
4. На рынке существует огромное количество вариантов реализации данной идеи, начиная от интернета по телефонной лини и заканчивая USB модемами. Практически все эти варианты могут быть внедрены быстро и недорого.

Данный вариант улучшения  системы коммуникаций на предприятии  представляется наиболее современным  и эффективным. Почти все крупные  современные компании осуществляют деловую переписку со своими партнёрами через e-mail, так почему бы не ввести это и на малых предприятия, где скорость реакции и быстрое принятие решений жизненно важны и дают, порою, куда больший эффект, чем на крупных предприятиях?

3.3 Прогноз эффективности предложений по совершенствованию системы менеджмента предприятия

Для оценки эффективности  предложенных изменений стоит обратиться к графику изменения основных финансово-экономических показателей  деятельности предприятия.

 

Как видно из графика, 2009 год стал кризисным, произошло значительное ухудшение основных показателей деятельности. В кризисное время малое предприятие может работать эффективно. Надо только сократить до минимума издержки и чётко, своевременно реагировать на изменения внешней среды и запросов потребителей. Первое организации удалось, затраты и так были не чрезмерно высокими, а в кризисное время ещё немного сократились. Однако со своевременной реакцией, вероятно, возникли проблемы. Именно в этом я вижу причину ухудшения показателей организации.

Падение уровня выручки было более сильным, чем падение уровня затрат. Это говорит о том, что  негативные изменения вызваны не только экономическим кризисом, но и проблемами другого рода. Перед  падением был достаточно значительный рост прибыли. При росте объёмов  производства на менеджера идёт большая  нагрузка. Возможно, при росте уровня производства до значения 2008 года менеджер начал не справляться со своими обязанностями  в полной мере. Именно поэтому необходимо облегчить и рационализировать  его труд. Во многом в этом могут  помочь и информационные технологии, описанные в части 2 данной главы.

Более продвинутая система получения информации поможет организации привести в порядок свои дела и продолжить рост, который наметился в 2010-2011 годах. Для этого необходимо внедрить электронную систему документооборота.

Эффективность использования  системы электронного документооборота достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных  систем – именно потому, что системы  электронного документооборота созданы  для повышения эффективности  использования рабочего времени. Расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

Средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на различные операции по данным статистических исследований

на поиск и ожидание поступления документов	20%
на согласование и утверждение документов	20%
на передачу документов между подразделениями	10%
на подготовку стандартных отчетов о движении документов	10%

 

Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно  больше.

Т.е. суммарное среднее  время, которое сотрудники офиса  тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратят на эти операции.

При использовании электронного документооборота:

• на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
• процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени
• время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании электронного документооборота – 80%.

Соответственно, использование данного инструмента может экономить 80%*60%=48% рабочего времени

При этом надо учесть, что  остальные 52% рабочего времени не полностью используются для эффективной работы, часть тратится на перерывы на кофе, разговоры и т.п.

Т.е. если считать чистое рабочее время, то:

Электронный документооборот может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое менеджером вне своего рабочего места, может быть «сконвертировано» в рабочее время за счет возможности удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

Это очень важно для  повышения конкурентоспособности  организации. Ведь если ООО «Альфа-Мебель» не внедрит инновации в свою систему менеджмента, то это сделают конкуренты и получат в этом плане конкурентное преимущество. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Система менеджмента - это система управления ресурсами (человеческими, финансовыми, техническими и пр.) для достижения предопределённых целей. Современные системы менеджмента в организациях состоят из наборов систем управления по определённому признаку, например, по типу управляемой системы. Разделение системы менеджмента организации на несколько составных систем управления производится с целью уменьшения комплексности общего управления и повышения управляемости образовавшихся подсистем. Качество управления всей организацией нередко зависит от степени взаимодействия данных (раздельных) систем управления при достижении общих целей.

Специфика менеджмента  на малых предприятиях в том, что  руководители должны действовать как  предприниматели. Это означает, что  предприимчивый менеджер активно ищет возможности, добивается изменений  и совершенствования работы фирмы, не боится риска, связанного с организацией нового предприятия или разработкой  новых  идей, продукции, вида   услуг.

На рассмотренном  предприятии типичная для малых  организаций система менеджмента. Все управляющие функции выполняет  один единственный человек. В ходе изучения были выявлены как достоинства, так и недостатки системы.  В целом они типичны для малого бизнеса в России. Побороть их не так сложно, а эффект от своего рода очистки системы менеджмента представляется существенным.

Пути решения  выявленных проблем тоже не представляют собой ничего нового, однако, осознать проблемы и сопоставить их с вариантами решения не так уж просто, когда  на тебе обязанности по управлению целым предприятием. Стоит упомянуть, что и в данном состоянии система  менеджмента предприятия хорошо справляется со своими функциями. Но для уверенного и стабильного  роста этого мало. Изменения нужно  вносить оперативно.

На примере цеха по производству мебельной продукции ООО «Альфа-Мебель» можно судить об огромной доле малых предприятий на рынке. Это хороший пример типичного малого предприятия, со своими особенностями, своими проблемами, своими перспективами и планами. Именно это делает изучение системы менеджмента данного конкретного предприятия таким важным и в то же время интересным.

  Внедряя какие-либо изменения важно помнить, что предприятие это не только источник прибыли. Это рабочие места. И очень многое на производстве зависит от самих работников. Поэтому все нововведения надо внедрять аккуратно и с умом.

 

СПИСОК  ИСПЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

1. Скамницкий Петр Анатольевич. Развитие хозяйственного механизма малого предпринимательства в промышленной сфере : Дис. ... канд. экон. наук : 08.00.05 : Москва, 2009140 c.

2. Тебекин А.В.Менеджмент организации Издательство: КноРус, 2011г.

3. Коротков Э.М. Учебник для вузов Издательство: М.:Издательство Юрайт, 2010г. 640c.

4. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебное пособие. -М.

5. Анискин Ю. П. Организация и управление малым бизнесом. 
– М.: Финансы и статистика, 2009 г.

6. Интернет ресурсы: Сергей Рубцов «Субъективный фактор в управлении организациями». Режим доступа:  http://www.cfin.ru/rubtsov/subject_factor.shtml