Организационная структура управления фирмы

 

По результатам построенной  матрицы РАЗУ выявлено, что ответственность исполнителя за решение задачи в производственно техническом отделе на предприятии в большей степени проявляется в коллективной форме принятия решений. Это свидетельствует о том, что деятельность ведущего инженера производственно-технического отдела требуется согласование и участие других отделов предприятия.

 

4. Табло управления

Табло управления является одним из важных средств осуществления  процесса контроля. Разработанное табло  управления отражает основные показатели, подлежащие контролю со стороны производственно-технического отдела.

Одна из функций управления – управленческий контроль, без  которого не могут быть реализованы  в полной мере другие функции управления: планирование, организация руководство  и мотивация. Планирование должно постоянно  учитывать реальные возможности  и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль одно из главных инструментов  выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей.

 

Табло управления по производственно-техническому отделу

ООО «Строительство и маркетинг»

Таблица 2.

№ п/п	Наименование контролируемых показателей, формула	Периодичность  раз  в ме-сяц (30-ежедневно, 1/12 – раз  в год)	Источники
			Информационные	Исполни-тели обеспечивающие подготовку
1	2	3	4	5
1	Форма КС-3«Справка о стоимости выполненных  работ и затрат»  с начала года.   V выполненных работ с начала года = å выполненных работ за каждый месяц.	1	Форма КС-3«Справка о стоимости  выполненных работ и затрат»	ПТО
2	Форма КС-3«Справка о стоимости  выполненных работ и затрат»  за текущий месяц.   V выполненных работ по организации в целом = å объемов выполненных работ по каждому объекту.	1	Форма –КС-2 «Акт о приемке выполненных работ»	ПТО, линейные ИТР (прораб)
3	Фактический объем выполнен-ных  работ за день по предприя-тию. V выполненных работ по предприятию = å V выполне-нных работ по каждому объекту	30	Ежеднев-ные пока-затели объема выполненных ра-бот	линейные ИТР (прораб)
4	Набор работ на следующий месяц.   V запланированных работ + компенсация за материалы = планируемой ( åЗП каждого работника + стоимость мате-риалов + вычеты налогов + рен-табельность)	1	Набор работ Планир. показате-ли по ЗП Планир. стоим.материалов и налоги	линейные ИТР (мастер) ПЭО       Бухгалте-рия
5	График  производства работ    å дней производства работ = сроку сдачи объекта установленного заказчиком	По мере получения  нового заказа	Гр-к  про-изводства  работ Срок сда-чи объек-та	Линейные ИТР (прораб)   Заказчик
6	Форма –КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» а) Объем выполненных  работ =сметной стоимости объекта (за исключением  работ не предусмотренных ПСД)	1	ПСД     Форма –КС-2 «Акт о приемке выполненных  работ»	Заказчик      ПТО
7	б) объем выполненых работ по объекту = å (единичн. расценка каждого вида работ * объем этого вида работы)	1	ПСД ЕРЕР Калькуляц. Ценники Ддефектн. ведомость	Заказчик     ПТО Линейн. ИТР
8	Планово-расчетные цены   Цена по счет-фактуре  на материал = стоимости компен-сируемого  материала у заказ-чика	1	Счет-фактура	Бухгалте-рия
9	Форма М-29«Отчет о расходе материалов»   V списанных материалов по объекту = V материалов выставленных для компенсации заказчиком	1	Форма  М-29   Удорож-ание мате-риалов	Линейн. ИТР (прораб)     ПТО

 

Перечень показателей, контролируемых ведущим инженером производственно-технического отдела, дает нам более точное представление об основных направлениях деятельности ведущего инженера производственно-технического отдела, а источники информации дают возможность определить место нахождения информации о тех или иных аспектах производственной деятельности данного отдела.

5. Нормаль  процесса управления

 

Нормаль процесса управления (НПУ) служит для описания технологии выполнения отдельных задач (функций) управления, она показывает зафиксированную последовательность решения задач и взаимосвязь различных должностных позиций.

Основные этапы проектирования нормали процесса управления:

• анализ организации решения задачи в аппарате управления Фирмы. На этом этапе оценивается возможность планирования отдельных подзадач; сроки их разрешения и периодичность; взаимосвязь;
• формирование дескриптивной организационной модели в виде информационной таблицы;
• построение собственно логико-информационной схемы НПУ.

Основные правила построения НПУ:

1. каждая задача характеризуется рядом параметров (входная информация, исполнители, описание задач, документальная форма, потребители, временные характеристики);
2. каждой задаче соответствует вертикальная линия;
3. каждому источнику информации, исполнителю, потребителю соответствует горизонтальная линия;
4. указание на конкретный источник информации, исполнителя, потребителя осуществляется путем помещения на пересечении соответствующих горизонтальных и вертикальных линий знака + (т.е. информационная связь);
5. указание на основного (ведущего, ответственного, конечного) источника информации, исполнителя, потребителя обозначается:  +;
6. взаимосвязь задач показывается символом.

Завершающая стадия менеджмента заключается  в организации и осуществлении контроля. Анализ ситуации, постановка задач, разработка стратегии и организация деятельности имеют общую цель — контроль за ведением бизнеса. Однако в этом смысле контроль имеет специфическое значение и выражается в постановке целей (стандартов, норм), сравнении полученных результатов с целевыми, определении отклонений от требуемых показателей, выяснении причин этих отклонений, принятии необходимых мер по исправлению ситуации.

Важная функция управленческого  контроля – разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому функция контроля основана в первую очередь на организации систем учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

 

Информационная таблица

 

№ п/п	Наименование  задачи	Необходимая информация		Исполнители задачи	Срок исполнения	Результирующий  документ	Потребители документа
		Содержание, перечень	источники
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;	оформляется отдельной комплектовочной картой, которая составляется ПТО в соответствии с проектом организации работ.	Форма М-19а Отчет о движении материальных ценностей	Производственно-технический  отдел	ежемесячно	комплектовочная карта	Бухгалтерия
2	контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;	Составление материальных отчетов	Форма М-19а Отчет о движении материальных ценностей Форма № М-4 Приходный ордер	Производственно-технический  отдел	ежемесячно	Форма № М-19. Материальный отчет	Линейный  ИТР
3	контроль за соблюдением  установленных норм запасов;	Составление материального отчета	Форма М-19а Отчет о движении материальных ценностей	Линейный ИТР	ежемесячно	Форма № М-19. Материальный отчет	Бухгалтерия
4	систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования	Учет отпуска  материальных ценностей;  учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала	Форма №2 Выполненные  объемы работ; Производственные  нормы расходов	Производственно-технический  отдел;	ежемесячно	накладная на отпуск материалов на сторону; требование-накладная; карточка учета материалов	Линейный  ИТР
5	своевременное выявление  ненужных и излишних материалов для  их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.	Учет списания материалов	Пересмотренные  нормы расходов материалаФорма № М-29 Объем списания материалов	Производственно-технический  отдел	ежемесячно	Форма № М-29 Объем списания материалов	Линейный  ИТР

 

 

				Сроки	Ежемесячно	Ежемесячно	Ежемесячно	Ежемесячно	Ежемесячно
Входная      информация			Форма М-19а Отчет о движении материальных ценностей	ВИ-1	+	+	+
			Форма № М-4 Приходный ордер	ВИ-2		+
			Форма №2 Выполненные  объемы работ;	ВИ-3				+
			Производственные нормы  расходов	ВИ-4				+
			Пересмотренные нормы расходов материала	ВИ-5					+
			М-29 Объем списания материалов	ВИ-6
Испол-нитель		Производственно-технический  отдел		И-1	+	+		+	+
		Линейный ИТР		И-2			+
Задачи					Правильное и своевременное  документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;	контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения	контроль за соблюдением установленных  норм запасов;	систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования	своевременное выявление излишних материалов для их реализации в соотв-и с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предп-х и стройках.
Потребители	Линейный ИТР					+		+	+
	Бухгалтерия				+		+

Таблица Нормаль управленческого процесса

 

6. Должностная  инструкция

ведущего инженера производственно-технического отдела (ПТО) Фирмы.

 

1. Общая часть.

 

1.1.  Ведущий инженер  ПТО подчиняется непосредственно начальнику отдела.

1.2.  Ведущий инженер  ПТО осуществляет свою деятельность  в соответствие с действующим  законодательством РФ, уставом общества, строительными нормами и правилами,  нормативными документами, процедурами  системы качества Международного стандарта ИСО 9001-94, приказами и распоряжениями Генерального директора Фирмы и настоящей инструкцией.

1.3. Ведущий инженер  назначается и освобождается  от занимаемой должности приказом  Генерального директора по согласованию  с начальником ПТО.

1.4. На должность ведущего инженера может быть назначено лицо с высшем техническим образованием и стажем работы в строительных организациях не менее 5 лет.

 

2. Функциональные обязанности.

 

2.1. Составляет и сдает  Ген.подрядчику Формы-3 за отчетный  месяц.

2.2. Составляет реестр выполненных строительно-монтажных работ за отчетный месяц и с начала года в целом по комплексу.

2.3. Составляет реестр  выполненных строительно-монтажных  работ по подрядчикам за отчетный  месяц и с начала года в  целом по комплексу и представляет Формы-3 в бухгалтерию

2.4. Составляет отчет  о выполнении работ по объектам  капитального строительства и  капитального ремонта.

2.5. Ведет регистрацию  полученной  проектно-сметной   документации и ее выдачу по  указанию начальника комплекса,  начальникам участка, прорабам, а при необходимости и субподрядчикам.

2.6. Осуществляет сбор  информации от структурных подразделений  Общества и субподрядных организаций:

   - ежедневный о  ходе строительства и ремонта  объектов и производит ее формирование;

• ежемесячно – о выполнении графиков производства работ по объектам капитального ремонта и капитального строительства;
• ежемесячно, 15 числа – набор работ на следующий месяц;
• перечень актов ввода в эксплуатацию законченных строительством объектов;
• - 13 числа каждого месяца – ожидаемое выполнение за  месяц.

2.7. Принимает участие  в составлении графиков  производства  работ по объектам капитального  строительства и ремонта, ведет  контроль по их выполнению.