Организация и проведение деловых совещаний

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ          3

1. ПОНЯТИЕ  «ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ»      5
2. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ       8
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ  13
0. Основные ошибки         14
0. Приглашенные на совещание       15
0. Подготовка участников совещания      16

4. ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ       17

4.1 Протокол совещания         17

4.2 Условия эффективности деловых совещаний     18

4.3 Рекомендации          20

5. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ          23

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ          27

          СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ     28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Деловые встречи-совещания  одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания  происходит обмен информацией между  подчиненными и руководителем, принимаются  управленческие решения.

Современное деловое  совещание, как важная составляющая менеджмента, представляет собой форму  коллективного обмена информацией, является гибким и динамичным организационным  средством, способным быстро реагировать  на конъюнктуру рынка в условиях конкуренции, меняющиеся внешнюю и внутреннюю среду, позволяющим принимать наиболее эффективные, рациональные и конкретные решения.

Как свидетельствует  опыт, деловые совещания не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо, или же не созываются совсем. Кроме своего прямого назначения совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, формировать панорамное видение и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

Умелая организация  служебных совещаний не только условие решения производственных задач, не менее важно то, что она благоприятно влияет и на взаимоотношения людей, стимулируя дальнейшее их развитие. А это, в свою очередь, способно сказаться на росте продуктивности в целом работы организации.

Тема курсовой работы является актуальной, потому что совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.

Целью курсовой работы является рассмотрение процесса организации и проведения деловых совещаний.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

- рассмотреть сущность и особенности делового совещания;

- изучить технологий организации и проведения деловых совещании;

- определить пути совершенствования подготовки и проведения совещаний.

 

 

1. ПОНЯТИЕ «ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ»

 

Деловое совещание - один из самых ответственных видов  деятельности руководителя.

 Совещания необходимы  для ускорения принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.

 В теории управления  деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Поскольку деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление

 Непродуктивные совещания  могут вызвать материальные потери  в результате принятых неправильных решений. Совещания - это средство управления и оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

 Успех совещания  зависит от того, как его участники  приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию.

 На этапе определения  цели важно продумать, действительно  ли требуется принятие группового  решения. Опыт показывает, что  решение проблем группой целесообразно в случаях, когда:

- проблема является  сложной, а вероятность, что  один человек обладает всей  информацией, необходимой для  решения, невелика;

- разумно разделение  ответственности за решение этой  проблемы;

- желательны также  и потенциальные решения, а не только одно;

- полезна проверка  различных взглядов;

- руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали  себя частью демократического  процесса, или хочет получить  их доверие; 

- членам группы необходимо  получше узнать друг друга.

Разновидностями совещания  являются:

- симпозиум -- расширенное совещание по специальному научному вопросу;

- конференция -- расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

- конгресс, съезд -- совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного  предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие  виды совещаний:

- оперативное;

- инструктивное;

- проблемное.

В основу классификации  совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру  проведения совещания разделяются  на следующие типы:

- диктаторское -- свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

- автократическое -- основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

- сегрегативное -- доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

- дискуссионное -- свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

- свободное -- на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями

Собираясь вместе, участники  совещания имеют возможность  высказать свою точку зрения по обсуждаемым  темам, довести информацию, которой  они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть  альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует  помнить, что если в организации  ежедневно проходит часовое совещание  с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения

 

 

2. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ

 

Деловые совещания представляют собой особый вид организации  труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность.

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:

- принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;

- масштаб привлечения участников - международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);

- место проведения - местные, выездные;

- периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);

- количество участников - в узком составе-до 5 человек, в расширенном составе-до 20 человек, представительные - более 20 человек.

 Деловые совещания  могут классифицироваться по  тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной  задаче.

 Совещания подразделяются  на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

 Цели инструктивных  совещаний - передача необходимых  сведений и распоряжений сверху  вниз по схеме управления для  скорейшего их выполнения. До  сведения участников совещания  доводятся принятые руководителем  предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

 Инструктивные совещания  целесообразно использовать в  случае отсутствия времени для  письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных.

 Цели оперативных  (диспетчерских) совещаний - получение  информации о текущем состоянии  дел. В отличие от инструктивных  совещаний информация поступает  снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

 Цели проблемных  совещаний - поиск наилучших решений  проблемы в кратчайшие сроки,  вынесение на обсуждение хозяйственных  проблем, рассмотрение организационных  перспектив, обсуждение инновационных  проектов.

 Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

- нахождение решения без его предварительной подготовки на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;

- выбрать оптимальное решение из двух ил и нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

- принять решение, найденное руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса..

 Использование дискуссии  в проблемном совещании ставит  перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. В соответствии с этим функции ведущего дискуссии определяются типом решаемых задач.

 Задачи по отношению  к проблеме: сформулировать цель  и тему дискуссии; следить за  регламентом, направлять дискуссию  в русло; собрать максимум предложений  по обсуждаемой проблеме, стараясь  осветить все ее аспекты; анализировать  поступающие предложения и мнения; подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами.

 На качество решения,  принятого группой, заметное влияние  оказывает последовательность шагов  в рассмотрении поставленного  вопроса. В теории управления  используется модель "рефлексивной рамки", которая представляет собой схему принятия группового решения, состоящую из нескольких взаимосвязанных блоков вопросов. Ответы на эти вопросы позволяют группе увеличить эффективность принимаемого решения. К базовым категориям вопросов относятся следующие:

- В чем суть проблемы? Ясно она определена и понятно сформулирована? Есть ли понимание общей ситуации, в которой эта проблема имеет место?

- Какова фактическая сторона дела? Какова история проблемы? В чем ее причины? Почему это важно? На кого она влияет и как?

- Каким критериям должно соответствовать принимаемое решение? По каким или чьим стандартам должно оцениваться решение? Каковы принципиальные требования к решению: в какую сумму оно должно уложиться, чьи интересы нельзя затрагивать?