Организация контроля как функция управления на туристической фирме

2. Место и  назначение контроля в системе менеджмента

 

   Контроль  является неотъемлемым элементом эффективной  деятельности организации. Необходимость  функции контроля вытекает из самой сути деятельности организации, так как планы и обеспечивающие их структуры всегда содержат неполноту и неопределенность представления руководством организации ее деятельности в будущем. Множество разнообразных факторов внешней среды и обстоятельств внутри самой организации также могут повлиять на достижение желаемого результата. Кроме того, изменения внешней среды и самой организации также могут создать новые возможности для достижения ею более весомого результата, такого как экономической или социальной выгод.

   Контролю  подлежат важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния фирмы; промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий; показатели расходования ресурсов; экономическая эффективность и качество; величина запасов и прочее.

   Для обеспечения функции контроля на всех предприятиях создаются соответствующие  системы контроля с целью организации  оперативной обратной связи между  реальными показателями деятельности предприятия и его планами. Чем  точнее и оперативнее такие системы, тем большая вероятность достижения желаемого результата за счет своевременной корректировки как предпринимаемых усилий для достижения целей, так и самих целей с учетом изменения реальной ситуации во внешней и внутренней среде организации. Критерием эффективности любой системы контроля служит ее способность обеспечивать возможность для принятия своевременных управленческих воздействий по достижению целей организации.

   Контроль  должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель обязан осознать и осуществлять эту функцию как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль должен осуществляться на всех стадиях процесса управления. Ни одну функцию менеджмента (планирование, организация, мотивация) нельзя рассматривать в отрыве от контроля.

   В организации среди персонала  важным является самоконтроль, так как контроль охватывает все сферы деятельности и практически невозможно эффективно осуществлять контроль над всеми подразделениями одновременно. Самоконтроль – это контроль заинтересованных  в результатах своего труда исполнителей.

   Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и  с изменениями в структуре  организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым  к нему, является гибкость.

   Контроль  должен быть своевременным, экономичным  и понятным, т.е. соответствовать  характеру контролируемого процесса. 
 
 
 
 
 
 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ  И ПРОВЕДЕНИЕ КОНТРОЛЯ 

2.1.Основные направления контроля в менеджменте 

   Направления контроля в менеджменте можно  проследить рассматривая виды контроля. Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

   Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов организации. Строгое выполнение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в правильной организации и обеспечении будущей деятельности для достижения намеченных целей.

   Предварительный контроль применяется, как правило, в трех ключевых областях обеспечения  хозяйственной деятельности организации  – человеческие ресурсы, материальные и финансовые ресурсы.

   Контроль  человеческих ресурсов обеспечивается путем тщательного анализа деловых и профессиональных знаний, навыков персонала, которые требуются для выполнения конкретных должностных обязанностей. С учетом этих требований производится отбор соответствующих специалистов и кандидатов на замещение конкретных должностей для обеспечения реализации намеченных планов по документам и рекомендациям, а также путем проведения психологических тестов и необходимых собеседований с работником до его найма. Эта процедура может быть продолжена в период обучения и испытательного срока по его найму.

   Контроль  используемых материальных ресурсов осуществляется в соответствии с действующими стандартами  качества. Существуют различные методы предварительного контроля ресурсов: входной контроль поступающих материальных ресурсов на предприятии потребителе или у поставщика; выбор поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям; установление минимальных нормативов запасов материальных ресурсов на уровне, исключающем дефицит в производстве.

   Контроль  финансовых ресурсов сводится к его  планированию с учетом имеющихся  или доступных источников. Важнейшим  средством предварительного контроля финансовых ресурсов является разработка бюджета, который одновременно осуществляет и функцию планирования. Бюджет позволяет оценить и сбалансировать необходимые наличные деньги со средствами затрат с целью запрета конкретному подразделению и организации в целом использовать свои наличные деньги сверх установленного периода времени и лимита.

     Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Такой контроль проводится как измерение фактических  результатов после завершения конкретных этапов или элементов работы, направленных на достижение поставленных целей.

     Организация текущего контроля осуществляется в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей и корректируют их для достижения этих целей.

   Заключительный  контроль предотвращает ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена. Этот контроль не может повлиять на проблемы при их возникновении в процессе осуществления хозяйственной деятельности организации по достижению ее целей, но он решает две важные задачи:

• Полученная в результате заключительного контроля информация о достигнутых результатах используется для планирования при проведении аналогичных работ в будущем. Это позволяет избежать выявленных проблем посредством повторения ошибок в будущем;
• Полученные результаты способствуют объективной мотивации исполнителей.

   Осуществление предварительного, текущего и заключительного контроля предусматривает предварительную разработку стандартов. В качестве стандартов обычно используются конкретные показатели деятельности предприятия и его подразделений, которые имеют количественную оценку и могут быть измерены в процессе контроля. 

2. Этапы проведения контроля

 

   Процесс контроля включает три этапа.

   На  первом этапе осуществляется выработка  стандартов и критериев, определяющих конкретные показатели оценки в процессе контроля.

   Стандарты представляют конкретные цели или показатели деятельности предприятия, прогресс которых поддается измерению. В качестве стандартов принимаются конкретные показатели результативности деятельности организации или ее элементов. Поэтому они выбираются из целей и стратегий организации. Определение стандартов взаимосвязано с реализацией процесса планирования.

   При использовании в качестве стандартов конкретных целей необходимо учитывать  две важные характеристики этих целей: наличие временных рамок выполнения работы и конкретность критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

   Конкретный  критерий и определенный период времени  называют показателями результативности. Эти показатели легко определены для таких величин как объем  продаж, прибыль, стоимость материалов и т.п. Бывает, что важные цели, которые желательно определить как показатели результативности, выразить количественно очень трудно или невозможно. В этом случае используются косвенные численные оценки.

   Второй  этап предусматривает осуществление измерений, сопоставление полученных результатов с установленными стандартами и выявление отклонений. На этом этапе главной задачей контроля является определение отклонений реальных результатов деятельности организации и ее подразделений от ожидаемых показателей или стандартов. Выявление отклонений текущего результата от планируемого является основой для принятия управленческого решения о начале действий по корректировке.

   Последовательность  работ этого этапа включает:

• Определение масштаба отклонений при измерении;
• Измерение результатов;
• Формирование и оценка информации для принятия решения о выявленном отклонении.

  Масштаб допустимых отклонений устанавливается  руководством при организации системы  контроля в виде реалистичных допусков параметров измеряемого стандарта. Устанавливаемый масштаб определяет отклонение полученных результатов от установленных стандартов, в пределах которого оно не должно вызывать корректирующих действий.

  Измерение результатов является самой трудной  задачей и дорогостоящим элементом  контроля. Необходимо выбрать такую измерительную единицу, которую можно преобразовать в единицу измерения стандарта. Скорость, частота и точность измерений должны быть согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. Измерения проводятся с такой частотой, чтобы обеспечить высокую вероятность безопасности покупателя.

  Менеджер  должен избегать также искушения  измерять все быстро и с достаточной  точностью, так как это приведет к дополнительным издержкам на систему  контроля.

  Передача  и распространение информации предусматривают  обязательное доведение установленных стандартов и достигнутых результатов до сведения соответствующих сотрудников организации, принимающих решения. Для обеспечения эффективности контроля необходимо, чтобы информация была точной, доводилась до сведения ответственных за соответствующий участок работы сотрудников во время и в виде, позволяющем принять необходимые решения и действия. Присутствие человека в этой цепочке сопряжено с возможным искажением информации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля.

  Оценка  информации о результатах является заключительной стадией этапа сопоставления. Менеджер должен решить, получена ли необходимая  информация и насколько она важна  для принятия решения.

Третий  этап предусматривает определение  конкретных действий для вмешательства или невмешательства в деятельность по реализации целей организации. При этом менеджер может выбрать одно из трех решений:

• Ничего не предпринимать;
• Пересмотреть стандарт;
• Устранить отклонение.

   Если  система контроля показала, что при  наличии отклонения в каком-либо элементе организации ее основные показатели не выходят за пределы допустимых отклонений, то необходимо продолжать измерение результатов, повторяя цикл контроля. Такое решение принимается менеджером, когда он может быть уверен в достижении организацией ее целей с учетом обнаруженного несоответствия конкретного показателя в отдельном контролируемом элементе. При необходимости может быть временно сокращен интервал контроля показателей, связанным с выявленным отклонением.

   Сами  стандарты могут оказаться нереальными, т.к. они основаны на планах, которые являются лишь прогнозами будущего. При пересмотре планов должны уточняться и стандарты. Кроме того, стандарты должны быть изменены в случае, когда они оказываются практически недостижимыми при конкретных условиях функционирования организации.

   Если  отклонение от стандарта не связано  с его изменением, то действия должны быть направлены на выявление и устранение истинной причины такого отклонения. Смысл корректировки во всех случаях  состоит в том, чтобы уяснить причины отклонения и добиться возвращения организации к деятельности по траектории, направленной на достижение ожидаемого результата.

   Прежде  чем принять решение о корректирующем действии, необходимо взвесить все  факторы и их взаимосвязи, имеющие отношение к данной проблеме. До принятия решения менеджер должен убедиться, что принимаемое им решение не создаст дополнительных трудностей в достижении желаемого результата при разрешении рассматриваемой проблемы. 

3. Поведенческие аспекты контроля

 
 

   Учитывая, что люди являются неотъемлемым элементом, объектом и субъектом управленческой деятельности, в том числе и  контроля, менеджер обязан принимать  во внимание и учитывать в своих  решениях поведение людей. Этим целям  служат идея и желание сделать  процесс контроля наглядным и видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и направить их усилия на достижение целей организации. Смысл этой идеи состоит не в том, чтобы фиксировать ошибки, безответственное отношение к порученной работе или мошенничество, а в стремлении предотвратить или вовремя исправить их. Реализация контроля выявила и другие негативные явления в поведении персонала при внедрении системы контроля на конкретных предприятиях.