Организация контроля в управлении предприятием

- соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами контроля; неопределенность и риск деятельности, а также иные условия, специфичные для каждой конкретной организации [3, с. 87-90].

 Учетную систему  организации целесообразно представить  как определенным образом упорядоченную  и подчиненную внутреннему регламенту  систему процедур определения,  сбора, измерения, регистрации и обработки информации об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осуществляющим контроль и принимающим управленческие решения.

Об эффективности учетной  системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных  операций организации:

1) наличие: отражены  действительно существующие операции;

2) полнота: отражены  все реальные операции;

3) арифметическая точность: все операции правильно подсчитаны;

4) разноска по счетам: все операции правильно разнесены  по соответствующим бухгалтерским  счетам;

5) формальная разрешенность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;

6) временная определенность: все операции отнесены к надлежащему  отчетному периоду; 

7) представление и  раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы  и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и обьема раскрытия информации [13, с. 11-13].

Кроме того, при формировании системы учета должно быть учтено следующее.

Организационная структура  учетных подразделений. Вопросы  оргструктуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с учетом внешних и внутренних факторов. Общее же требование здесь таково: оргструктура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.

Обязанности и полномочия работников, осуществляющих ведение учета и подготовку отчетности. Во избежание искажений учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреплены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения их сохранности и осуществление их инвентаризации.

Формально установленные  процедуры санкционирования хозяйственных  операций. Должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех хозяйственных  операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это решение либо относительно общего типа хозяйственных операций либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования возрастает вероятность как злоупотреблений (растрата или хищение активов), так и ошибок.

Организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции; порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, подготовки периодической бухгалтерской отчетности [1, с. 45].

Качественное информационное обеспечение. О качестве информации, предоставляемой системой управленческого  учета, следует судить по следующим основным критериям:

- необходимость, которая характеризуется содержательностью информации и степенью ее использования в непосредственных целях управления;

- достаточность, которая характеризуется полнотой охвата, количественного и качественного описания явления, факта, а также существенностью информации, зависящей от возможности ее практического применения в процессе обработки и представления для управления; 

- истинность - достоверность (доказательность и обоснованность) и надежность (определяется источником получения, качеством технических средств измерения и контроля, технологии получения, обработки и хранения управленческой информации) данных учета;

- своевременность получения информации - управленческая информация (в том числе об отклонениях) должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, то теряется сам смысл информации (могут быть упущены возможности предприятия и т.п.), кроме того, нежелательные последствия различного рода отклонений усугубляются [12, с. 56].

 Кадровая структура  контроля обеспечивает четкое  разделение контрольных обязанностей. Контроль осуществляют работники  или участники, т.е. владельцы,  организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

1) субъекты контроля 1-го  уровня - это участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;

2) субъекты контроля 2-го  уровня - в их обязанности непосредственно  не входит контроль, но в силу  необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);

3) субъекты контроля 3-го  уровня - они выполняют контрольные  функции для реализации тех  обязанностей, которые за ними  закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров);

4) субъекты контроля 4-го  уровня - в их обязанности входят  как контрольные, так и другие  функции (административно-управленческий  персонал, персонал, обслуживающий  компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);

5) субъекты контроля 5-го  уровня - в их функциональные обязанности  входит только осуществление  контроля (сотрудники отдела внутреннего  аудита, члены ревизионной комиссии или ревизоры, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).

Выше описаны лишь основные, по нашему мнению, положения, касающиеся управленческого контроля. Поэтому предложенный перечень может быть расширен как на основе детализации приведенных понятий, так и с учетом иных многочисленных аспектов контроля, например, таких, как: контроллинг, управленческие информационные системы, управленческий учет, контроль как обеспечение реализации разнообразных технологий управления, стратегический контроль, контроль в мотивационных механизмах деятельности, контроль в функциональных системах управления организацией и т.д.)

Однако именно вышеописанные положения в своей совокупности, на наш взгляд, позволяют представить контроль как сложную социально ориентированную систему, которая в свою очередь является одной из важнейших структурных составляющих более крупной системы - системы управления организацией.

 

 

1.2 Основные формы контроля в управлении предприятием

 

 

Контроль  есть  фундаментальный  элемент  процесса   управления.  Ни планирование, ни создание  организационных структур,  ни  мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически  все они являются  неотъемлемыми частями общей системы контроля   в   данной организации.

Формами контроля называются отдельные стороны проявления содержания контроля в зависимости от времени совершения контрольных действий.

В управлении предприятием выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым.

Предварительный контроль – это контроль до совершения хозяйственных и финансовых операций на стадии составления финансовых планов субъектов хозяйствования, смет доходов и расходов учреждений, проектов законодательных актов, учредительных документов и т. д. Цель предварительного контроля – предупреждение незаконных действий, нецелевого использования средств, предотвращение др. нарушений и несоблюдения законодательства.

Предварительный контроль является наиболее эффективной формой контроля, т.к. носит предупредительный характер.

Осуществляется он в процессе планирования, рассмотрения планов, смет, бюджетов и т.д. Проведением данной формы контроля занимаются главный бухгалтер учреждения, министерства и ведомства, кредитные учреждения, финансовые органы, налоговые органы и комитет государственного контроля.

Основными средствами осуществления предварительного контроля  является реализация  определенной  политики,  процедур,  правил  и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения  планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что  работа  развивается  в заданном направлении. Аналогично,   если   писать   четкие   должностные инструкции,  эффективно  доводить   формулировки   целей   до   подчиненных, набирать в  административный  аппарат  управления  квалифицированных  людей, все это будет увеличивать вероятность того,  что организационная структура будет работать так, как задумано [5, с. 89-94].

В  организациях  предварительный  контроль используется в  трех  ключевых  областях  -  по  отношению  к  человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный  контроль  в   области   человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного  анализа  деловых  и профессиональных   навыков    и    отбора    наиболее    подготовленных    и квалифицированных  людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых  размеров   выплат     и   компенсаций, проведения психологических тестов,  а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом.

Во многих организациях   предварительный   контроль   человеческих   ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса  обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Очевидно,   что   сделать   высококачественную продукцию  из  плохого  сырья   невозможно.   Поэтому   промышленные   фирмы  устанавливают  обязательный  предварительный   контроль   используемых   ими  материальных ресурсов. Контроль  материальных   ресурсов   осуществляется   путем   выработки стандартов минимально допустимых уровней качества  и проведения  физических проверок соответствия  поступающих материалов этим  требованиям. 

Один  из  способов предварительного  контроля  в  этой  области   состоит   в   выборе   такого поставщика,  который  убедительно  доказал   свои   возможности   поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К  методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также  обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим  средством  предварительного  контроля  финансовых  ресурсов является  бюджет  (текущий  финансовый  план),   который   позволяет   также осуществлять    функцию    планирования.    Бюджет    является    механизмом предварительного  контроля  в  том  смысле,  что  даёт  уверенность:   когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут. Бюджеты  устанавливают  также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо  отделу  или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца [11].

Текущий контроль – это контроль, который осуществляется во время оформления и совершения операции.

Он возложен на работников экономических служб субъектов хозяйствования, которые следят за своевременным выполнением производственной программы, реализацией готовой продукции, выполнением обязательств перед бюджетом, использованием средств по целевому назначению. Текущая форма контроля позволяет предупреждать потери и убытки, предотвращать совершение финансовых правонарушений, нецелевое использование финансовых средств, своевременно выявить резервы роста эффективности производства.

Чаще  всего его  объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно  является прерогативой их непосредственного  начальника.  Регулярная  проверка  работы подчиненных,   обсуждение   возникающих    проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит  исключить  отклонения  от намеченных планов и инструкций. Если же  позволить  этим  отклонениям  развиться,  они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль проводится ежедневно, систематически путем рассмотрения текущей финансовой информации, ее анализа.

Текущий контроль обычно производится в  виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником [18, с. 15-17].

Одна из разновидностей текущего контроля - направляющий контроль. Он применяется от начала целеустремленных действий и до достижения требуемого результата. При этом непрерывно измеряется и оценивается состояние и поведение контролируемого объекта, а последнее корректирующее действие осуществляется уже перед самым последним моментом завершения целеустремленного действия. Суть такого контроля -постоянное сопровождение, слежение и управление ходом совершаемого действия или хозяйственной операции. Такой контроль широко применяется в непрерывных технологических процессах и крупных технических системах. Менее широко этот метод применяется в управлении хозяйственными организациями, поскольку является сложным и дорогим. Магистральный выход - использование компьютерных технологий в управлении организациями.