Организация контроля в управлении предприятием

Например, в подчинении у крупного предприятия находится свыше двух сотен крупных предприятий. Понятно, что непрерывное наблюдение за состоянием хода дел на подчиненных предприятиях и оказание в случае необходимости корректирующего воздействия было бы весьма желательным, но на деле это довольно сложно как с организационной, так и с технической точки зрения.

Еще одна разновидность текущего контроля - фильтрующий контроль. В отличие от направляющего он не сопровождает целеустремленное действие от начала до конца. При прохождении через «фильтр» контроля действие может быть остановлено или продолжено в зависимости от того, соблюдены ли нормы, требования контроля.

Например, важные договоры, заключенные между правительствами, под­лежат проверке и ратификации  законодательными органами, вступая  в силу только после того, как  законодательные органы пропустят  их через соответствующий «фильтр». Пища, приготовленная, например, в пионерских лагерях, домах отдыха, санаториях также проходит такую проверку, осуществляемую врачом. Кассиры, выдающие заработную плату в больших организациях, перед выдачей денег должны проверять документы, удостоверяющие личность получателя. Контролер отдела технического контроля этим же методом отделяет годную продукцию от бракованной. Руководитель предприятия, прежде чем поставить свою подпись под приказом, проверяет его содержание с точки зрения соответствия установленным требованиям [6, с. 77-78].

Текущий контроль не проводится  буквально  одновременно  с  выполнением  самой работы. Скорее он базируется на измерении  фактических результатов, после проведения работы, направленной  на  достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная  связь  -  это  данные  о  полученных результатах. Простейшим  примером  обратной   связи   является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа  неудовлетворительна,  если  он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют  руководству  выявить   множество   непредвиденных   проблем    и  скорректировать  свою линию поведения так, чтобы  избежать  отклонения  организации  от  наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Управляющие системы  в организациях имеют  разомкнутую  обратную  связь,  так как  руководящий  работник,  являющийся  по  отношению  к  системе   внешним элементом, может  вмешиваться  в  ее  работу,  изменяя  и  цели  системы,  и характер ее работы.

Все системы с обратной связью обладают следующими признаками:

- имеют цели;

- используют внешние  ресурсы;

- преобразуют внешние  ресурсы для внутреннего использования;

- следят за значительными  отклонениями от намеченных целей;

- корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей [18, с. 21].

При текущем  контроле  используется  обратная связь в  ходе проведения самих работ для  того, чтобы достичь требуемых  целей и решить возникающие проблемы прежде, чем  это потребует  слишком  больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется  после того,  как  работа  выполнена.  Либо  сразу  по  завершению   контролируемой деятельности,  либо  по  истечении  определенного  заранее  периода  времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми.

Последующий (заключительный) контроль осуществляют практически все контролирующие органы. Он проводится после совершения операции, поступления доходов в бюджет, совершения расходов, завершения отчетного периода и финансового года в целом.

При последующем контроле устанавливается достоверность отчетов, полнота формирования финансовых ресурсов, законность и эффективность их использования при выполнении финансовых планов субъектов хозяйствования, смет бюджетных учреждений. Цель – установить правильность, законность и экономическую целесообразность произведенных хозяйственных операций, выявить факты хищений.

Хотя   заключительный контроль и осуществляется слишком  поздно, чтобы отреагировать на проблемы  в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна  из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается  проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные  и  требовавшиеся  результаты,  руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были  составлены  им планы. Эта  процедура  позволяет  также  получить  информацию  о  возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих  проблем  в будущем. Вторая функция  заключительного  контроля  состоит  в  том,  чтобы способствовать   мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные   вознаграждения с достижением  определенного уровня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. Измерять результативность  и давать соответствующие вознаграждения необходимо для того,  чтобы  сформулировать будущие  ожидания  о  существовании   тесной   связи   между   фактическими результатами и вознаграждением [5, с. 90].

Проведение заключительного  контроля предупреждает возникновение  кризисных ситуаций.  Ошибки  и  проблемы, возникающие при анализе  ситуации внутри организации, переплетаются, если  их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий  окружающей  среды и поведения людей. По аналогии с этим, если вы ошиблись при  подсчете  ваших доходов и расходов, то из-за этого  вы  можете  затем  допустить  еще  более серьезную ошибку, неправильно выписав чек, и  тем  самым  нанести  серьезный ущерб своим друзьям, деловым партнерам  или  своей  репутации  в  банковских кругах.  Вероятность  такого  переплетения  ошибок  в   организации весьма велика  из-за  высокой  степени взаимозависимости видов деятельности.

Еще более распространенной является ситуация, при которой  организация  не гибнет,  а  существует,  но  постоянно  переходит  от  одного  кризиса  к другому.  Поразительно  большое  число  достаточно   опытных   руководителей считает,  что  в  их  бизнесе  такое  состояние  неизбежно.  На самом деле ничто не может быть более  обманчивым,  чем эта картина. Конечно,  время  от  времени  некая  случайная  ситуация  может развиваться слишком быстро, чтобы организация сразу могла  зафиксировать  ее и  выработать  линию  поведения,  но  в  большинстве  случаев  нет   никакой необходимости постоянно прибегать к методам кризисного управления [11].

Последующий контроль осуществляется с помощью проведения конкретных мероприятий:

Проверка (плановая и внеплановая) – это единичное контрольное действие или исследование состояния на определенном участке деятельности проверяемого субъекта.

Нескольких плановых проверок одного и того же проверяемого субъекта в течение календарного года не допускается. В рамках ведомственного контроля могут проводиться исключительно: плановые проверки не чаще одного раза в два года, независимо от отнесения проверяемого субъекта к группам риска; внеплановые проверки по поручениям органов уголовного преследования по возбужденным уголовным делам, руководителей органов уголовного преследования и судов по находящимся в их производстве делам.

Проверка  проверяемого субъекта проводится за период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором в установленном порядке принято решение о назначении проверки, а также за истекший период текущего календарного года.

Обследование – ознакомление с  состоянием контролируемого объекта  на месте по определенному вопросу, входящему в компетенцию контролирующего органа с целью определения необходимости детальной проверки.

Ревизия – комплексная документальная проверка производственной и финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования, при которой устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность постановки и ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами.

Анализ – оценка финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования, с помощью которой выявляются причины тех или иных результатов его деятельности и определение факторов улучшения имеющегося положения [7, с. 21-22].

Итак, функция  контроля  -  это  такая  характеристика  управления,  которая позволяет  выявить проблему  и  скорректировать  соответственно  деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Таким образом, рассмотрение форм контроля в управлении предприятием показало, что одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация обязана  обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

1.3 Этапы процесса осуществления контроля в управлении предприятием

В  процессе  контроля  есть  три четко различимых  этапа:  выработка стандартов  и  критериев,  сопоставление с ними  реальных  результатов  и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса  контроля   демонстрирует,  насколько  близко,  в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это  конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению. Эти  цели  явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля,  должны  быть  выбраны  из  многочисленных   целей   и   стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Относительно легко установить показатели  результативности  для  таких величин как прибыль, объем продаж,  стоимость  материалов  потому,  что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели  и задачи организаций выразить в числах невозможно.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых  результатов  с  установленными  стандартами.  На   этом   этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты  соответствуют его ожиданиям.  При  этом  менеджер  принимает  еще  очень  важное  решение: насколько допустимы или относительно безопасны  обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процедуры контроля  дается  оценка, которая  служит  основой  для  решения  о  начале  действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является  наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в  определении  масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Масштаб допустимых отклонений и принцип исключения. Показатель результативности дает четкую и ясную  цель  для  направления  усилий  членов организации. За исключением ряда  специальных  случаев,  организациям редко бывает необходимо не отклоняться от поставленной цели.  На  самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы  контроля  состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели [9, с. 76-79].

Определение  масштаба  допустимых  отклонений  -  вопрос   чрезвычайно важный. Если взять слишком большой масштаб, то  возникающие  проблемы  могут приобрести  грозные  очертания.  Но,  если  масштаб  слишком  маленький,  то организация будет  реагировать  на  очень  большие  отклонения,  что  весьма разорительно  и  требует  много  времени.  Такая  система   контроля   может парализовать и дезорганизовать  работу  организации.  В  подобных  ситуациях достигается высокая степень контроля,  но  процесс  контроля  становится  не эффективным.  Для  того  чтобы  контроль  был  эффективным  он  должен  быть экономным.  Преимущества  системы  должны   перевешивать   затраты   на   ее функционирование. Один из способов возможного увеличения  экономической эффективности  контроля  состоит  в  использовании  метода   управления   по принципу  исключения.  Состоит  он  в  том,  что  система  контроля   должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это  самый  трудный  и дорогостоящий элемент контроля. Для того  чтобы  быть  эффективной,  система измерения   должна   соответствовать   тому   виду   деятельности,   который подвергается контролю.

Передача и распространение  информации. Распространение  информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля.  Для  того  чтобы контроль  был  эффективным,  необходимо  обязательно  довести  до   сведения соответствующих работников организации как установленные  стандарты,  так  и достигнутые результаты. Подобная информация должна  быть  точной,  поступать вовремя и доводится до сведения  ответственных  за  соответствующий  участок работников  в  виде,  легко  позволяющем  принять  необходимое   решение   и действия. Желательно  также  быть  полностью  уверенным,  что  установленные стандарты  хорошо  поняты  сотрудниками.  Это  означает,  что  должна   быть обеспечена эффективная связь  между  теми,  кто  устанавливает  стандарты  и теми, кто должен их выполнять.