Организация контроля в управлении предприятием

Таким образом, контроль как составляющая комплекса менеджмента обеспечивает действенную оценку хода и результатов процесса производства, создает условия для осуществления менеджером необходимой корректировки деятельности предприятия.

2.2 Основные  задачи в области исследования управленческого контроля

Для принятия решения  о контроле и организации процессов  контроля могут иметь значение ряд  критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и  его границы.

Контрольные системы  могут  анализировать  довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.

Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы  цен  и позволяет оценить поведение фирмы,  достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции, и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи.  Скорость возврата инвестиций  измеряет отдачу  инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля.

На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку  работы  отделений фирмы, что важно для диверсификации.

Трансфертные цены  показывают  экономические взаимоотношения  между отделениями.  Они могут  устанавливаться двумя способами: на основе рыночных  цен  и  на основе себестоимости.

Поэтому имеются определенные проблемы их использования в качестве показателя [8, с. 18].

На дивизиональном уровне успех рыночного контроля зависит  от способности менеджеров корпоративного и дивизионального уровня достичь равнозначных решений по ценовым ресурсам. Это очень важно для главного офиса компании со многими отделениями.

Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется в отсутствие других объективных методов. При этом компания должна оценивать или прогнозировать достижение соответствующих целей по различным отделениям, функциям или подразделениям.

На дивизиональном уровне оцениваются  объемы  продаж,  производительность, рост и контролируемая доля рынка. Эти показатели меняются в процессе деятельности отделений и отражают поведение менеджеров  отделений.

На функциональном уровне также оцениваются степень достижения соответствующих целей. Функциональные результаты могут быть использованы для разработки компанией отличительных преимуществ, они одновременно - мощные методы контроля поведения персонала.

Контроль по  индивидуальным  результатам обычен на всех уровнях  – высшие менеджеры,  сбытовики,  производственники и т.д.  Однако, когда есть затруднения в оценки деятельности (например,  в сфере НИОКР или при коллективной работе), очень трудно оценить  индивидуальную отдачу.

Несоответствующее использование  контроля  по  выходу может привести к отрицательным последствиям на всех уровнях организации.

Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования поведения подразделений, функциональных органов и работников, при этом им предписываются наилучшие способы достижения результатов.  Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они указывают,  что должно быть сделано, и таким образом стандартное поведение дает предсказуемый результат и предсказуемую реакцию. Обычно они полезны при рутинных ситуациях,  но затруднительно их использование в противоположном случае. Менеджер должен отслеживать использование бюрократического контроля, чтобы убедиться в его соответствии.  Следует иметь в  виду,  что этот вид контроля достаточно дорогой, во всяком случае, дороже рыночного [10, с. 23-27].

Стандартизация - очень  важный способ контроля поведения. Стандартизации могут быть подвергнуты входы, процессы и выходы. Входы контролируются с тем,  чтобы обеспечить на них высокое качество человеческих или физических ресурсов.

Процесс стандартизируется  с целью программирования деятельности и обеспечения минимальных издержек и высокого качества. Организационные выходы стандартизируются по специфическим критериям конечной продукции,  по качеству и сервисному обслуживанию. При стандартизации своей деятельности компания создает эффективную систему наблюдения за своим функционированием.

Когда ни выходы, ни поведение  не могут отслеживаться или  оцениваться, организация  должна  найти другие формы контроля.  Контроль со стороны  коллектива наиболее полезен. Он основывается на создании внутренней системы результатов фирмы. Эта форма контроля, когда работники сами устанавливают нормы и результаты своего поведения. Такой контроль полезен в соединении со стандартизацией входов [14, с. 56-60].

В большой организации  различные отделения или продуктивные линии могут иметь различные культуры, и такая ситуация подрывает связи между ними. Контроль со стороны коллектива неудобен,  когда компания быстро растет или меняется,  так как нет времени для учета этих организационных изменений.

На практике различные  типы контроля  используются компанией  одновременно и очень важно их правильное сочетание [10, с. 25].

В связи с предложенными  взглядами одной из основных задач  в области исследования управленческого  контроля является разработка типовых программ организации, развития и совершенствования контрольных систем для организаций, различных в плане организационно-правовых форм, видов и масштаба деятельности, размеров, организационных структур управления. Данные программы должны быть многочисленны и разнообразны, так как они зависят от различных начальных условий и возможностей организаций. Многое также определяют тенденции развития экономики страны в целом, действующие механизмы ее функционирования, сложившиеся национальные и местные традиции. В этих программах также должен учитываться менталитет персонала. Со временем в Беларуси должны быть созданы «библиотеки» таких программ для различных типовых начальных условий.

Теперь необходимо определить отдельные задачи в области контроля, которые, на наш взгляд, могут возникнуть в будущем.

По оценкам ведущих  западных исследователей, в современной  мировой экономике на передний план выходят не столько процессы производства и обращения, сколько организации  и управления. Социальный и организационный  факторы выводятся в число определяющих. При этом в центр современной концепции управления ставится человеческий фактор. Основное внимание в управлении любой социальной организацией, будь то государство или крупная корпорация, должно уделяться повышению уровня удовлетворения материальных и духовных потребностей человека, расширению его прав и свобод, совершенствованию его психофизического и социального здоровья, а также созданию благоприятных условий для реализации творческого потенциала и необходимого развития.

Так, в США приводятся в пример те фирмы, которые известны не только экономической стабильностью, но и четкой ориентацией на людей, их запросы и интересы. В основе довольно успешного функционирования японских компаний лежит хорошо налаженная работа с персоналом. В настоящее время управляющими высокого ранга становятся выходцы из структур кадрового менеджмента и именно они будут занимать лидирующие позиции в управлении современным деловым миром. Исходя из этого, все большее значение будет приобретать контроль «психологического климата» в коллективах, межличностных отношений сотрудников, их общения и взаимодействия. Это говорит о том, что возникает необходимость глубоких исследований бихевиоральных аспектов систем контроля, т.е. влияния контролирующих систем на работников организации в свете биопсихосоциальных характеристик человека.

Известно, что в практике управления современными организациями  все более актуальной становится проблема «техноструктуры». Она заключается в том, что определенные слои высших менеджеров (функционеров) в своей деятельности руководствуются сугубо личными либо узкогрупповыми интересами в ущерб интересам организации. Эту, а также другие проблемы институционального характера, возникающие в современных организациях, можно разрешить только при наличии эффективных контрольных систем [2, с. 18-25].

Необходимо также указать  на важность дальнейших исследований аспектов внутреннего аудита с целью  его развития в Республике Беларусь.

Основная из современных  форм управленческого контроля - внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу). Мало у кого возникнут сомнения по поводу необходимости внутреннего аудита в крупных и средних белорусских коммерческих организациях [10, с. 22-23].

В экономически развитых государствах внутреннему аудиту уделяется  такое же пристальное внимание, как  и внешнему. Но, если становление  внешнего аудита в Республике Беларусь, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится еще в «зачаточном» состоянии. Администрация разрабатывает политику компании. Однако персонал может не всегда ее понимать или не всегда содействовать ее реализации. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют «зоны риска» и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждениями с высшими органами управления, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Иными словами, внутренний аудит вводят с целью помощи органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля.

Главная задача отдела внутреннего  аудитора - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в  части предоставления контрольной  информации по различным интересующим их вопросам. В общем же виде функции внутренних аудиторов могут быть представлены следующим:

- оценка адекватности  управленческих систем - осуществление  проверок звеньев управления  и предоставление обоснованных  предложений по устранению выявленных  недостатков и рекомендаций по повышению их эффективности;

- оценка эффективности  деятельности - осуществление экспертных  оценок различных сторон функционирования  организации и предоставление  обоснованных предложений по  их совершенствованию. 

Для органов управления организацией деятельность отдела внутреннего аудита имеет информационное и консультационное значение. К институтам внутреннего аудита также можно отнести и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством (этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах) [11].

Понимание характерных  особенностей внутреннего аудита позволит руководителям организаций оптимально использовать эту форму контроля при организации эффективного управления, что особенно актуально именно сейчас, на пороге подъема и дальнейшего развития отечественных товаропроизводителей в условиях жесткой конкурентной борьбы на мировых рынках. Следует сказать, что с развитием рыночных отношений в Беларуси внутренний аудит будет приобретать более важное значение в системах управления отечественных организаций, что и обуславливает возникновение задачи углубленных исследований его тематики, а также создания отечественной институциональной базы внутреннего аудита [15, с. 11-15].

Безусловно, вышеотмеченные моменты далеко не исчерпывают задач  изучения контроля.

В заключение необходимо отметить, что в современных условиях, характеризующихся усилением конкурентных отношений, широкомасштабным распространением новых ресурсо-, энерго- и трудосберегающих технологий, растущей диверсификацией и транснационализацией бизнеса, ростом доли крупных негосударственных организаций корпоративного типа в мировом промышленном производстве и торговле, вовлеченностью крупнейших корпоративных структур во все виды социального управления, возникает необходимость усиления внимания теоретиков и практиков корпоративного управления к вопросам контроля, так как грядущее еще большее усложнение хозяйственной жизни будет требовать новых подходов к разработке адекватных систем, способных удержать порядок в сложнейших системах хозяйствования.