Організаційна структура управління організацією

      Місія Центру "Торгпреса" визначається  його основними завданнями:

1) організація  виробничих процесів з  розповсюдження  періодичних  видань  у роздріб;

2) продаж товарів  народного споживання та іншої  продукції, при наявності  на окремі види товарів сертифікатів та ліцензій, згідно чинного законодавства;

3) здійснення  комерційно - посередницької діяльності  за угодами;

4) укладання  угод з видавництвами, редакціями та постачальниками;

5) вчасне і  повне  забезпечення  підприємства  та  його  філій  періодичними виданнями, знаками поштової оплати, друкованою продукцією, а також  товарами народного споживання та іншою продукцією;

6) здійснює оперативну  діяльність  по  матеріально-технічному  забезпеченню підприємства та його філій;

7) впровадження  у виробничі процеси прогресивних  технологій,  нової  техніки і передового досвіду щодо розповсюдження преси, складських  робіт, операцій по розрахунках з видавництвами, постачальниками та підприємствами;

8) проведення  заходів щодо  забезпечення  охорони   праці,  техніки  безпеки, виробничої санітарії;

9) здійснення  контролю та проведення документаційних  ревізій та перевірок  у структурних підрозділах;

10) здійснення  інших видів діяльності, не заборонених  чинним  законодавством при одержанні відповідних ліцензій.

      Після становлення місії організації  слід  визначити,  яке  місце   вона займає на регіональному рівні. Справа в тому, що Центр "Торгпреса"  є одним з 24 філій ОППЗ "Черкасипошта". Дев'ятнадцять філій  -  це  районні  відділи зв'язку, що  розміщені  по  всій  Черкаській  області,  а  решта  це  -  ОРП.До штату входять 15 осіб управлінського персоналу та 128 осіб виробничого персоналу.

"Періодика", Черкаський поштамт, автобаза  зв'язку,  Центр  "Торгпреса",  та ОППЗ "Черкасипошта" - що заходяться у м. Черкаси. Так як до  функцій  Центру "Торгпреса" (далі Центр) відповідно до його завдань входить:

1) організація  розповсюдження філателістичних  цінностей та  знаків  поштової оплати через торгову мережу підприємства та вчасне забезпечення  ними  філій ОППЗ;

2) укладання   договорів  з  видавництвами   на  розповсюдження  їх  видань  у

роздріб;

3) укладання  угод з поліграфічними підприємствами  на  друкування  марок  та знаків поштової оплати;

4) організація  і продаж друкованої продукції,  товарів  народного  споживання

в роздріб через  торговельну мережу підприємства;

5) забезпечення  оптової закупівлі товарів;

6) збір та  обробка замовлень від філій  підприємства на постачання товарів;

7) організація  ярмарок по продажу товарів  для філій підприємства;

8) забезпечення  філій за  їх  замовленнями  друкованою  продукцією,  знаками поштової оплати, товарами та  товарно-матеріальними  цінностями  виробничого призначення, спецодягом;

9) розповсюдження  періодичних видань у роздріб.

       Отже,  діяльність  Центру  охоплює   Черкаську  область  в   цілому,  а особливо м. Черкаси, м. Смілу та м.  Золотоношу.  В  м.  Черкаси  до  Центру належать магазин "Кругозір" і 37 кіосків, в м.  Сміла  -  17  кіоски,  в м.Золотоноша - 7 кіосків.

      Так як  діяльність Центру тим чи  іншим   чином  впливає  на  діяльність інших 23 філій ОППЗ "Черкасипошта", а діяльність  цих  23  філій  впливає  в

свою чергу, на функціонування поштового зв'язку по всій області, то  звісно, що Центр займає значне місце у ланцюзі філій ОППЗ, а отже і в області. Тому утворення Центру цілком виправдане зважане на завдання цієї організації,  бо кожний районний вузол зв'язку ,  Черкаський  поштамт  потребує  забезпечення філій цінностями та знаками поштової оплати, а управління  автобази  зв'язку та ОППЗ "Черкаси  пошта"  періодикою,  товарно-матеріальними  цінностями  та іншим.

      Загальна  структура організації створюється  або  проектується  в  першу чергу, а потім вже формулюються  завдання,  визначається  вплив  економічних обставин, політика  і  тактика  організації  та  взаємовідносини  влади.  Ці елементи концепції  формування  організації  детально  будуть  розглянуті  в третій частині роботи.

 

      2.2. Особливості організаційної структури Центру ‘’Торгпреса’’

 

      Згідно  класичної теорії  організації,  структура  організації  повинна бути  розроблена  зверху  вниз  [14,  с.  331].  Послідовність  проектування організаційної   структури   схожа   з   послідовністю   елементів   процессу планування.

      Спочатку  керівники  -  генеральний  директор  ОППЗ  "Черкасипошта"  та

директори інших філій  цього підприємства здійснили розподіл  організації  на широкі сфери, потім були поставлені конкретні завдання і тоді була  виявлена необхідність  у  створенні   такого   структурного   підрозділу   як   Центр "Торгпреса". Таким чином, був проведений поділ організації по  горизонталі на блоки, що відповідали найважливішим напрямкам  діяльності  по  реалізації стратегії:

- встановити співвідношення  повноважень різних посад  (що  було  передбачено посадовими інструкціями).. При цьому керівник встановлює  ціль  команд,  або регламентує діяльність кожного відділу,  що  передбачено  в  положеннях  про відділи, проводить подальший поділ на  дрібніші  організаційні підрозділи, щоб  ефективніше  використовувати  спеціалізацію  і  уникати  перевантаження керівництва;

- визначені посадові обов'язки  як сукупність певних завдань  і  функцій,  які також передбачені  посадовою  інструкцією,  розробленою  на  кожну  посадову особу.

      Таким чином,  була сформована організаційна структура бюрократичного типу.

       Слово  "бюрократія"  виникає  асоціації   з  канцелярською  волокітою, поганою роботою, багатогодинним очікуванням для одержання  довідок  і  форм.

Все це дійсно буває, однак  не притаманне діяльності Центру "Торгпреса", так як організація невелика за розміром і ії діяльність  досить  спеціалізована,

а поведінка співробітників відповідає правилам і задачам організації.

      На основі  аналізу Центру  "Торгпреса"  ,  який  детально  проведено   у третій частині роботи можна виділити характерні риси  цієї  організації,  що підтверджують ії приналежність до бюрократичного типу.

      По-перше,  ієрархія  управління  для  такої  невеликої  організації  є досить розгалуженою, ії ієрархічність визначається одним принципів  побудови структури організації - визначенням ліній влади.  При  дослідженні  ієрархії влади, було встановлено, що в даній організації існує три  рівні  управління , які детально розглядаються в третій частині роботи.

      В організації також існують  правила і норми поведінки   персоналу,  але вони нечисленні  і  скоріш  за  все  негласні,  та  професійні  відносини  в організації  встановлені  цими правилами та  інструкціями.  Статус  кожної посадової особи є чітко визначеним посадовими  інструкціями  де  передбачені функціональні  обов'язки,  права  та  відповідальність,  а   також   порядок підпорядкування.  Кожна  посадова  особа  приймає  рішення  в  межах   своєї компетенції і функціональних обов'язків, але вона може проявити  ініціативу, хоча  напрямок  ініціативи  теж  визначений  посадовою   інструкцією.   Дана організація прагне стабільності, але все більше приходе розуміння  того,  що зміни є необхідним атрибутом кожної організації в сучасних ринкових  умовах. Методика проведення роботи і правила також стабільні, але  їх  зміна  цілком допустима, оскільки організації приходиться адаптуватися до зміни  зовнішніх та внутрішніх факторів, що  постійно  впливають  на  ії  діяльність.  Підбір кадрів   до   персоналу   адміністративного   управління   здійснюється   за професійними якостями, досвідом  роботи  на  протязі  якого  людина  набуває ділових якостей.

      Організаційна структура стає більш міцною і життєздатною тільки  втому

випадку, коли в  організації встановлюється чітка  ієрархічна  взаємодія  між порученіями  керівництва,  тобто  коли  власний  прояв   управлінських   дій головного керівника здійснюється по всій вертикалі.Саме при таких  умовах  в організації формується  неперервний  ланцюг  командування,  який  забезпечує підпорядкування будь-якого суб'єкта діяльності тільки одній особі  -  вищому керівникові (комерційному директорові).

      Отже, це є основною перевагою  організації  бюрократичного  типу.  Але даний принцип, при деяких умовах може перетворюватись у свою  протилежність, якщо "дати йому волю", він  починає  наштовхувати  керівника  на  розширення своїх власних повноважень за рахунок утримання  свого  контролю  над  усіма, навіть мілкими структурами управління. Однак можливості  людини  небезмежні.

Людина може  керувати  успішно  лише  обмеженою  кількістю  підлеглих.  Вона повинна брати до уваги реальний діапазон управління, або як цей  феномен  ще називають, діапазон контролю. Одержала розповсюдження  точка  зору  про  два типи діапазонів управління - оперативного і штабного. Перший  може  включати до тридцяти підлеглих, а другий - від трьох до дев'яти.

      Діапазони контролю впливають  на багато факторів організації.  Якщо  він

звужений,  то  структура  організації  має  високу  концентрацію,   якщо   ж розширений  -   плоску.   Висока   конфігурація   обумовлює   багаторівневий менержмент, більше трьох рівнів управління, а  плоска  -  до  трьох  рівнів. Перша  структура,  витратна,  негнучка,  має  утруднення  в  сфері   ділової комунікації.

      Центр "Торгпреса" належить  до структури плоської конфігурації, що  має

певні переваги там, де структура  високої  конфігурації  має  недоліки,  але вона  менш  демократична.  В  центрі  керівники  використовують   в   роботі стандартні процедури і приписи. В задачах підлеглих окремих відділів  багато спільного, введення нових задач для  підлеглих  майже  відсутнє.  Ці  ознаки свідчать про широкий  діапазон  контролю  в  організації.  Але  розгалуження торговельної мережі по м. Черкаси, а також існування  торгових  точок  в  м. Сміла і м. Золотоноша звужує діапазон контролю.

       Хоча  бюрократія  являє   собою   розповсюджену   модель   формування організації, вона має певні недоліки. В бюрократичних  структурах  виникають труднощі,  що  пов'язані  з  наданням  великого  значення   стандартизованим правилам,  процедурам  і   нормам,   що   забезпечують   належне   виконання співробітниками своїх завдань, виконанню запитів інших підрозділів, а  також взаємодію з клієнтами та державними установами [20, с. 334].  Це  призводить до того, що організація втрачає гнучкість поведінки, оскільки  всі  проблеми і питання що тут виникають вирішуються тільки  виходячи  з прецендентів. Відсутність гнучкості може  виникати  і  у  взаємовідносинах  працівників  в межах організації. Строге слідування встановленим правилам може  породжувати нові проблеми в ході взаємодії, обміну інформацією і координації  діяльності різних частин організації. Також це  призводить  до  негнучкості  і  повному порушенню здатності  організації  породжувати  і  вводити  нові  елементи  в процес своєї  діяльності.  Особливо  це  стосується  тих  організацій,  яким необхідно по новому реагувати на швидкі зміни умов  ринку  і  технології,  а Центр відносить саме до таких організацій. Та  всі  недоліки  бюрократичного типу даної організації виражені не так яскраво. Дійсно, деяким  відділам,  в силу їх функціональних обов'язків, приходиться діяти в межах  певних  правил і норм, але в цілому організація намагається зберігати гнучкість  поведінки, що надто важливо в сучасних ринкових умовах.

      Необхідно розуміти,  що  організаційна   структура  -  це  не  застигла форма.  Оскільки  організаційні  структури  застосовуються  на  планах,   то суттєві зміни в планах можуть викликати  відповідні  зміни  в  структурі.  В діючих  організаціях  до  процесу  зміни   організаційної   структури   слід ставитися як  до  реорганізації,  так  як  цей  процес,  як  і  всі  функції організації, нескінченний. На  сьогоднішній  день  організації,  що  успішно функціонують  регулярно  оцінюють  міру  адекватності  своїх  організаційних структур, і змінюють їх  так,  як  цього  вимагають зовнішні  умови.  Вплив зовнішнього середовища на  структуру  організації  буде  розглянутий  нижче.

Вимоги зовнішнього  середовища, в свою чергу, визначаються в ході  планування і контролю. Кожен з варіантів організаційної структури придатний тільки  для певних ситуацій і досягнення  відповідних  цілей.  В  "Положенні  про  Центр "Торгпреса"  визначається,   що   ліквідація   та   реорганізація   (злиття, приєднання,  поділ,  виділення,  перетворення)   філій   здійснюється   ОППЗ "Черкасипошта".

      Організаційна структура  Центру  ‘’Торгпреса’’  має  наступний   вигляд (рис.2.5),   а   нижче   наведена   організаційна   структура   управління (рис.2.6).

      Бюрократична структура управління  залишається  основною  і   домінуючою формою організаційної структури. Але в  чистому  вигляді  не  існує  жодного типу організації. Як правило, організаційна структура має  ознаки  декількох типів організаційних структур. І в прикладі з Центром це підтверджується.

 

 

 

 

 

 

Рис.2.5 Організаційна структура Центру "Торгпреса".

 

 

 

 

 

Рис. .2.6 Організаційна структура управління Центру "Торгпреса

 

 

- ініціатива  з  боку  членів  організації.  Це  сприяє  розвитку  гнучкості, вмінню адаптуватися, здатності швидко реагувати;

- стимулює співробітництво  на високому рівні  між   різними  підрозділами  та

налагодженню  різносторонніх зв'язків.

      Отже, бюрократична модель управління  має свої  позитивні  властивості, але ії не можна застосовувати без детальної  обробки  і  вдосконалення  всіх складових.

       Для  того,  щоб  враховувати   різницю  в  задачах,   стратегічних   і оперативних  планах  організації,  керівники  використовують  різні  системи департаменталізації. Це поняття означає процес поділу організації на  окремі блоки, котрі можуть називатися відділами, дільницями або секторами.