Особенности управления рабочем временем современного менеджера

Основными документами при этом являются карта фотографии, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюдательный лист; отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, совмещение, результаты, примечания (толкование неясностей), с которым работника знакомят[16].

В результате проделанной работы составляются две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй - потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. На их основе проводится анализ, в рамках которого определяются величина и удельный вес полезных затрат, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь времени; продолжительность маршрутов; количество времени, необходимого для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и проч.); что помогает, а что препятствует его эффективному использованию.

Разновидностью фотографии является метод моментных наблюдений, при котором фиксируются не затраты времени, а данные о том, чем работник занимался в определенные случайно выбранные моменты. При этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом, перемещающимся по определенному маршруту, или за несколькими объектами, расположенными далеко друг от друга, так что наблюдатель должен перемещаться). Метод моментных наблюдений обеспечивает высокую точность результатов при относительно небольших затратах времени и средств, но его использование требует высокой квалификации, поэтому чаще он применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных[17].

Разновидностью фотографии является самофотография, основой которой является карта самофотографии. Она содержит следующие сведения: фамилию, имя и отчество работника, должность, стаж работы по специальности, в том числе на данном предприятии, перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (в том числе две графы - число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями.

Затраты рабочего времени, полученные в результате самофотографии, подсчитываются по отдельным видам (элементам) работ. Затем составляются сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляются потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств. Самофотография экономична, но не дает точных результатов и связана с трудностями в обработке материалов.

Формой самофотографии является дневник рабочего времени руководителя или специалиста. Работы в нем записываются в той последовательности, в которой они выполняются, и соответственно записываются затраты времени на них. Существуют книжная, реестровая и карточная формы ведения такого дневника, анализ которых позволяет экономить до 50% рабочего времени.

На основе данных фотографии (в минутах) можно получить несколько полезных показателей, в частности коэффициент использования рабочего дня Ки.р.д.[18]:

Ки.р.д = 

Продолжительность рабочего дня где

ПЗ - подготовительно-заключительное время;

ОП - оперативное время;

ОМ - время обслуживания рабочего места;

ОЛН - нормативное время на отдых и личные надобности.

Коэффициент потерь рабочего времени по вине работника Кп.р.в:

Кп.р.в  = 

Продолжительность рабочего дня где ПР — перерывы, зависящие от работника.

Коэффициент потерь рабочего времени, не зависящих от работника К'п.р.в:

К'п.р.в = 

где ПН — потери рабочего времени, не зависящие от работника.

На основе данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени Кп.п.т:

Кп.п.т = 

[19]

Целесообразно осуществлять анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ.

Для анализа отдельных видов работ используются опросы, которые могут быть устными и анкетными; последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.

Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике (возраст, стаж и т.п.), быть понятными, целенаправленными, краткими, доступными для машинной обработки, удобными для заполнения. Вопросы формулируются четко и недвусмысленно, а в случае оценочных вопросов определяются их границы.

Выявление видов деятельности, на которую время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которую могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которая отнимает время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения этой диагностики время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:

- обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;

- руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);

- прогнозирование и планирование на перспективу;

- подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;

- контроль за подчиненными;

- осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях).

После группировки работ им дается оценка в отношении их необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми «дорогостоящими» (например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т.п.). Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению целей и сокращению необоснованных потерь.

Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны; ему приходится подписывать в год до 20 тыс. документов, затрачивая на это около трех недель. Подсчитано, что по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40% больше, чем требуется.

Основными причинами потерь времени являются[20]:

- нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, «тонут» в мелочах;

- неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;

- неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

- отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

- нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.

Перейдем к рассмотрению вопроса о контроле за рабочим временем.

Учёт использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль за своевременным началом и окончанием работы за правильным использованиям рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены). Этот контроль осуществляет руководители. Его объектами являются:

1.   своевременная явка рабочих и служащих на работу, выявление всех неявок и опозданий

2.   нахождение работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременность их обеденного перерыва

3.   своевременность ухода сотрудников с работы по окончании рабочего дня или смены

4.   фактически отработанное ими время, время простоя и другие виды недоиспользования рабочего времени по разным причинам[21].

Контроль за своевременной явкой рабочих  и служащих на работу и уходом с неё осуществляется по одной из следующих систем:

             карточной - с помощью применения контрольных часов;

             жетонной - с применение табельных жетонов или марок;

             пропускной - посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков;

             рапортно-ведомственной - с использованием рапортов или табельных  ведомостей, получаемых от руководителей подразделений, производителей работ, мастеров, бригадиров;

             с помощью контрольно - пропускных устройств и др[22].

Допускается использование комбинированных систем учёта прихода и ухода работников в зависимости от условий производства.

Для ведения учёта отработанного времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводящий во всех документах по учёту труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода работника в другое подразделение прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях до 12 лет.

Табель представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т.д.) в пределах отдельных категорий работников, составленный в порядке возрастания табельных номеров или алфавита. Он составляется ежемесячно ответственным лицом, назначенным приказом руководителя, за 2-3 дня до начала расчётного периода на основании табеля за прошлый месяц и других документов.

Табель заполняют на списочный состав работников (постоянных, временных, сезонных, принятых на работу на срок одного дня и более). В конце периода по табеля определяют число отработанных дней.

Заполняемый табель и другие документы в конце месяца сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Существуют несколько официальных  форм этого документа: типовая форма Т-13, форма для учёта рабочего времени работников с твёрдым окладом Т-14 и проч.

В заключении хотелось бы сказать, что резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, на что нужно, и делать все как можно быстрее.

1.3. Эффективное управление рабочим временем современного менеджера

Ритм, в котором живет современное общество, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если мы намерены повысить свою производительность, необходимо твердо решить сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры[23].

Принципы этой, на первый взгляд, нехитрой науки научат нас планировать свой день так, чтобы всегда оставалось время не только на решение рутинных рабочих вопросов, но и для творчества, поиска новых путей решения различных задач и самореализации в целом.
Вариантов планирования времени существует немало, но все они объединены общей теорией, в которой можно выделить следующие процессы:

        Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).

        Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

        Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.

        Контроль достижения цели и выполнения планов[24].

Теоретические принципы ясны многим, но эффективность использования времени зачастую заставляет искать новые пути управления временем. Несколько практических советов помогут нам постичь секреты тайм менеджмента.

1)       Эффективность управления временем существенно повышается, когда мы заинтересованы в своем деле. Интерес, удовлетворение - лучшая награда, которая стимулирует к выполнению запланированных дел. Даже рутинные задачи могут стать ступенькой в достижении цели менеджера. Необходимо оценивать ежедневные дела с точки зрения перспективы и пользы, и тогда мы научимся различать действительно нужные и «пустые» свершения. Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20. Этот принцип означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем - многочисленные «второстепенные»[25].