Особенности управления рабочем временем современного менеджера

2.2. Особенности тайм-менеджмента в России

Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов[31].

 В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы:

          руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.

          Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени.

Российская экономика переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной экономике внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты[32].

Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами.

В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучше. В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи.

Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу.

В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время. 

В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.

Подводя итог этого пункта, можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. 

2.3. Анализ использования рабочего времени менеджера ЗАО «АверсИнжиниринг»

Для обеспечения возможности анализа затрат времени, все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные. Так как наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составил 5400 минут.

В таблице 2.1, используются плановые затраты времени, которые заполнялись на основании электронной программы Outlook Express. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени - период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно были поделены на две части по 17,5%. Первая часть - период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть - период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план. Фактические затраты времени - это удельный вес каждого вида затрат за две недели.

Таблица 2.1

Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

Продолжение табл. 2.1

Из таблицы 2.1, видно, что наибольшее отклонение фактических затрат от плановых, произошло при работе над закрытием вакансии (11,7%). Наименьшее отклонение, при анализе дебиторской задолженности 1,1%. Так же при анализе были выявлены работы, плановые затраты которых превышают фактические, это оперативное совещание с менеджерами (план превышает факт на 0,3%), определение потребности в обучении (0,4%), подготовка отчетов (0,6%) служебные разъезды (0,3%). Так же необходимо отметить, что довольно большая разница между фактическими и плановыми значениями присутствует при проведении собеседований с кандидатами. Все значительные отклонения говорят о том, что руководитель неправильно планирует свой день, также, где изменения положительные, он слишком много уделяет этой задаче время в жизни, а где изменения отрицательные, то он слишком много отдает этой работе времени в плане, не распределяя его на другие работы.

Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и другое – отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

Для оценки результативности использования рабочего необходимо было воспользоваться коэффициентом экстенсивности.

Таким образом, зная, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 195 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле:

.

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых и личные надобности) или 600 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В данном случае, потери рабочего времени 100 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле:

.

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

К потерям рабочего времени, из-за нарушения режима работ, можно отнести следующие затраты времени. Это служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 100 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). Потери рабочего времени по причинам, независящим от руководителя, составляют 150 минут + 120 минут = 250 минут.