Особенности управления рабочем временем современного менеджера

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле:

.

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

Так как регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин. Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы, рассчитывали по формуле:

.

В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми.

Далее был рассчитан коэффициент рациональности использования рабочего времени, основываясь на данных предоставленных руководителем ЗАО «АверсИнжиниринг», т.е. его личный план работ, представленный в программе Outlook Express, а так же фактические затраты времени. Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле:

.

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану. Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициент рациональности (Кр).

В данном случае этот показатель равен:

.

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента (0,51) ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 3% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте до и после работы в структуре затрат времени составит:

.

Таким образом, время обслуживания рабочего места составят 2,8% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3765 минут) и общественной работы (0 минут).

.

Время на выполнение оперативной работы составляет 70% от общего фонда времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1995/3765=0,53), время творческой работы – 12% (КТ =452/3765= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =866/3765= 0,23), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =489/3765= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную работу преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

Таким образом, основываясь на программу Outlook Express, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,1% рабочего времени.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня одной из самых частых проблем, с которой приходится сталкиваться большинству офисных сотрудников, - это проблема нехватки времени. Управление временем, касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, так как для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования  своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

  Управление рабочим временем - это организация рабочего времени таким образом, чтобы эффективность его использования повышалась. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:

        Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).

        Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

        Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

        Контроль достижения цели и выполнения планов.

Для того чтобы определить каким именно способом происходит планирование или контроль результатов необходимо учитывать конкретные условия и существующие возможности.

Существует несколько техник, реализующих основные принципы тайм менеджмента, которые получили наибольшее распространение при постановке управления рабочим временем:

      Техника расстановки приоритетов.

      Закон Парето или принцип 20/80.

      Диаграмма Ганта.

      Хронометраж.

Также в данной курсовой работе была проанализирована эффективность использования рабочего времени руководителя ЗАО «АверсИнжиниринг» г. Пятигорска. В ходе анализа мы выяснили, что общая оценка степени рациональности использования специалистом времени равна 0,51, этот показатель ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: труд руководителя должен быть четко регламентирован и должен соответствовать основным нормам и правилам. Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.        Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы: Монография / Г.А. Архангельский. - СПб.: Питер, 2004. –180 с.

2.        Горбунов А.П. Основы социального менеджмента: Учеб. пособие / А.П. Горбунов; Под ред. Б.Я. Гершковича. - Пятигорск: Кавказская здравница, 1999. - 788 с.

3.        Горбунов А.П. Социальный менеджмент / А.П. Горбунов; Под ред. Б.Я. Гершковича. - Пятигорск: Кавказская здравница, 1999. - 86 с.

4.        Коргова, М.А. Совершенствование менеджмента предприятий туристской индустрии в современной России: Монография / М.А. Коргова, О.Л. Надибоидзе. - Пятигорск: ПГЛУ, 2010. - 190 с.

5.        Коргова, М.А. Деятельность кадровых служб как субъектов кадрового менеджмента в организациях: состояние и перспективы развития в современной России (по материалам СКФО): Монография / М.А. Коргова, О.Г. Дзугкоева. - Пятигорск: ПГЛУ, 2011. - 192 с.

6.        Коргова, М.А. Отбор персонала как технология кадрового менеджмента в современных организациях: Монография / М.А. Коргова, Н.В. Демина. - Пятигорск: ПГЛУ, 2011. - 181 с.

7.        Аширов, Д.А. Управление персоналом: Учеб. пособие / Д.А.  Аширов, Л.А. Резниченко. - М.: ММИЭИФП, 2004. -  193 с.

8.        Бухалков, М.И. Внутрифирменное планирование / М.И. Бухалков. - М.: ИНФРА-М, 2005 – 400 с.

9.        Веснин, В.Р. Менеджмент / В.Р. Веснин. – 3-е изд., перераб и доп. - М.: Проспект, 2006. - 487 с.

10.   Виханский, О.С. Менеджмент / О.С. Виханский,  А.И. Наумов. – 4-е изд., перераб и доп. - М.: Экономистъ, 2006. – 669 с.

11.   Герчикова, И.Н. Менеджмент / И.Н. - 4-е изд., М.: Юнити-Дана, 2007. -  512 с.

12.   Гольдштейн, Г.Я. Основы менеджмента / Г.Я. Гольдштейн - 2-е изд., перераб. и доп. - Таганрог: ТРТУ, 2003. -  230 с.

13.   Горбунов, А.П.  Основы социального менеджмента / А.П. Горбунов Под ред. Б.Я. Гершковича. -  Пятигорск: Кавказская здравница, 1999. - 785 с.

14.   Друкер, П Менеджмент / П. Друкер, Д. А. Макьярелло. – М.: Вильямс, 2010. -704.

15.   Зайверт, Л. Ваше время – в Ваших руках / Л. Зайверт. - М.: Интерэксперт, 2001. – 115 с.

16.   Калинин, С.И. Практикум по управлению временем / С.И. Калинин. - СПб.: Речь, 2006. - 371 с. 

17.   Коваленко, В. Власть времени / В. Коваленко // Компания. – 2003. - №252. – С. 6.

18.   Кови, Ст. 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности / Ст. Кови. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009 г. - 384 с.

19.   Ладанов, И.Д. Практический менеджмент / И.Д. Ладанов. - М.: Корпоративные стратегии, 2004. – 496 с.

20.   Мескон, М.Х. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури. – 2-е изд. - М.: Дело, 2007. - 672 с.

21.   Моргенстерн, Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью / Д. Моргенстерн. – М.: Добрая книга, 2007. – 256 с.

22.   Попов, Г.Х.  Техника личной работы / Г.Х. Попов. - 4-е изд. – М.: Сов. Россия, 1979. -192 с.

23.   Резник, С.Д. Персональный менеджмент / С.Д. Резник. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 622 с.

24.   Сидорова, Н.А. Тайм-менеджмент / Н.А. Сидорова, Е.Б. Анисинкова. - М.: Дашков и К, 2008. – 220 с.

25.   Эмерсон, Г. Двенадцать принципов производительности / Г. Эмерсон - М.: Экономика, 2003. – 127с.

26.   Рабочее Время: Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ; ред. от 07.11.2011 //Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / «Консультант Плюс». – Послед. Обновление 22.11.2011

27.   Бочков, И.Г. Особенности тайм-менеджмента в России [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.infomanagement.ru/123/8.htm.

28.   Лапуста, М. Г. Планирование и распределение рабочего времени руководителя [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.elitarium.ru/2007/04/13/planirovanie_i_raspredelenie_rabochego_vremeni_rukovoditelja.html

29.   Мазалов, А .С. Тайм менеджмент и организация рабочего времени [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.infortech.ru/support/kb/files/time_management.html

30.   Нескородов, Ю. Нестандартный режим рабочего времени менеджера [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.bisness-online.ru/articles/rukovoditelyudirektoru_i_naemnomu_rabotniku/alternativniy_rezhim_rabochego_vremeni_kak_sposob_motivatsii_personala.htm.

31.   Сильченко, С. Эффективное управление рабочим временем [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.ippnou.ru/article.php?idarticle=001259.htm.

32.   Управление рабочим временем [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.managepeople.ru/management296.htm.

[1] Моргенстерн Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. – М.: Добрая книга, 2007. – C. 19.

[2] Рабочее Время: Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ; ред. от 07.11.2011 //Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / «Консультант Плюс». – Послед. Обновление 22.11.2011

[3] Там же.

[4] Рабочее Время: Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ; ред. от 07.11.2011 //Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / «Консультант Плюс». – Послед. Обновление 22.11.2011

[5] Там же.

[6] Аширов Д.А., Резниченко Л.А.. Управление персоналом: Учеб. Пособие.  - М.: ММИЭИФП, 2004. -  С. 57.

[7] Аширов Д.А., Резниченко Л.А.. Управление персоналом: Учеб. Пособие.  - М.: ММИЭИФП, 2004. -  С. 61.

[8] Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках. - М.: Интерэксперт, 2001. – C. 64.

[9] Коргова М.А., Дзугкоева О.Г. Деятельность кадровых служб как субъектов кадрового менеджмента в организациях: состояние и перспективы развития в современной России (по материалам СКФО): Монография. - Пятигорск: ПГЛУ, 2011. – С. 92.

[10] Моргенстерн Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. – М.: Добрая книга, 2007. – С. 134.

[11] Рабочее Время: Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ; ред. от 07.11.2011 //Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / «Консультант Плюс». – Послед. Обновление 22.11.2011

[12] Кови Ст. 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009 г. – С. 221.

[13] Резник С.Д. Персональный менеджмент. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2004. – С. 457.

[14] Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование. - М.: ИНФРА-М, 2005 – С. 276.

[15] Резник С.Д. Персональный менеджмент. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2004. – С. 460.

[16] Калинин С.И. Практикум по управлению временем. - СПб.: Речь, 2006. – С. 293. 

[17] Там же.

[18] Резник С.Д. Персональный менеджмент. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2004. – С. 488.

[19] Резник С.Д. Персональный менеджмент. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2004. – С. 495.

[20] Эмерсон Г. Двенадцать принципов производительности. - М.: Экономика, 2003. – С. 49.

[21] Там же.

[22] Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование. - М.: ИНФРА-М, 2005. – С. 98.

[23] Кови Ст. 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – С. 112.

[24] Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование. - М.: ИНФРА-М, 2005. – С.210.

[25] Лапуста М. Г. Планирование и распределение рабочего времени руководителя [Электронный ресурс]. – URL:  http://www.elitarium.ru/2007/04/13/planirovanie_i_raspredelenie_rabochego_vremeni_rukovoditelja.html (дата обращения: 16.10.2011).

[26] Горбунов А.П.  Основы социального менеджмента. -  Пятигорск: Кавказская здравница, 1999. – С. 474.

[27] Горбунов А.П.  Основы социального менеджмента. -  Пятигорск: Кавказская здравница, 1999. – С. 509.

[28] Мазалов А.С. Тайм менеджмент и организация рабочего времени [Электронный ресурс]. – URL: www.infortech.ru/support/kb/files/time_management.html (дата обращения: 21.10.2011).

[29] Нескородов Ю. Нестандартный режим рабочего времени менеджера [Электронный ресурс]. – URL:  www.bisness-online.ru/articles/rukovoditelyudirektoru_i_naemnomu_rabotniku/alternativniy_rezhim_rabochego_vremeni_kak_sposob_motivatsii_personala.htm (дата обращения 23.10.2011).

[30] Нескородов Ю. Нестандартный режим рабочего времени менеджера [Электронный ресурс]. – URL:  www.bisness-online.ru/articles/rukovoditelyudirektoru_i_naemnomu_rabotniku/alternativniy_rezhim_rabochego_vremeni_kak_sposob_motivatsii_personala.htm (дата обращения 23.10.2011).

[31] Бочков И.Г. Особенности тайм-менеджмента в России [Электронный ресурс]. – URL: www.infomanagement.ru/123/8.htm (дата обращения 28.10.2011).

[32] Бочков И.Г. Особенности тайм-менеджмента в России [Электронный ресурс]. – URL: www.infomanagement.ru/123/8.htm (дата обращения 28.10.2011).