Отчет по практике на КГУ им. К.Э. Циолковского

1. Личные – это акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности конкретных лиц или рассчитанные на однократное применение (например, приказ - решение руководителя, наделенного властью в организации, обязательное для исполнения);
2. Директивные и распорядительные. К распорядительным документам относятся:

• постановление - правовой акт, принимаемый субъектом управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач развития и жизнедеятельности управляемого объекта;

• распоряжение - правовой акт управления, издаваемый должностными лицами в пределах их компетенции и определенный правовыми документами. Распоряжение - решение руководителя, не наделенного властью административными функциями, обязательное для исполнения непосредственно подчиненными;
• решение - правовой акт, принимаемый по результатам деятельности коллегиальных органов. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями подразделений, действующими на основе единоначалия по решению оперативных задач;
• поручение - документ, издаваемый для решения срочных вопросов руководства хозяйственной деятельностью на территории управляемого объекта (муниципального образования) и его социально-экономического развития;
3. Административно – организационные (регламенты, уставы, положения, инструкции);
4. Организационно – распорядительные (протоколы, договоры, трудовые соглашения);
5. Информационно – справочные (справки, докладные записки, акты, объяснительные записки, служебные и сопроводительные письма, письма – приглашения);
6. Деловые письма;
7. Финансовые документы;
8. Учетные документы.

2. Устные решения составляют наиболее оперативную часть деятельности управленческого и производственного аппарата. Такие решения могут касаться важных вопросов и должны подкрепляться ответственностью за исполнение.

Управленческое решение должно иметь количественную и качественную определенность в зависимости от поставленной задачи.

Эффективность управленческого  решения предполагает в каждом конкретном случае его принятия выбор оптимального варианта с учетом критерия оценки эффективности. Во многих случаях критерии оценки выбирают из ряда количественных показателей – наименьшие затраты, наивысшая производительность, эффективное использование основных фондов и т.п. Кроме того, используются качественные показатели: качество труда, продукции, обслуживания, условия труда, влияние принимаемого решения на авторитет руководителя, оценка вариантов решений подчиненными, а также вышестоящими руководителями и т.д. Критерии оценки эффективности решений должны наиболее полно отражать результаты, быть достаточно простыми и конкретными.

Управленческое решение  должно удовлетворить требованию правомочности. Правомочности каждого руководителя в пределах его служебных обязанностей заключаются, как правило, в возможности распоряжаться трудовыми, материальными, денежными и другими ресурсами в целях достижения заданных результатов. Нарушение этой правомочности, т.е. принятие решений, не соответствующих правам, обычно ведет к невыполнению этих решений. Управленческие решения вырабатываются в соответствии с полномочиями линейных руководителей, коллегиальных органов, принимающих эти решения. Выполнение данного требования обеспечивается разработкой положений об органах управления, отделах, должностных инструкций.

Управленческое решение  должно быть понятным исполнителям без  каких-либо дополнительных уточнений  и разъяснений. Управленческое решение  должно быть всесторонне обоснованным, При поиске решения нужно просматривать  все возможные варианты, анализируя ситуацию с разных сторон, учитывая последствия каждого варианта, как позитивные, так и негативные.

6. Анализ функций архива

Ознакомительная практика проводилась в архиве университета - одном из его структурных подразделений. В архиве университета хранятся не только личные дела студентов, являющихся его выпускниками или окончивших по каким-либо другим причинам, но и  дела преподавателей, аспирантов, бухгалтерские книги; все это хранится 75 лет. Также в университете формируются дела постоянного хранения, которые в последствие сдаются  для хранения в областной архив.

Давайте более контрено рассмотрим функции, которые выполняет  архив.

Одной из основных функций, которую чаще всего выполняет  архив, является прием на хранение в архив документов постоянного (долговременного) хранения. Например, личные дела студентов передают из отдела кадров при соблюдении последовательности.Еще одна важная функция - обеспечение своевременности сдачи структурными подразделениями документов в архив, что тоже немаловажно.

Отсюда вытекает следующая  функция архива - учет и систематизация документов в архиве. Очень важно, чтобы учитывалось комплектование архива и требования к оформлению дел, принимаемых в архив.

Оформление личных дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Формирование архива производится на основе номенклатуры дел и

контролируется ректором и областным архивом.

Все личные дела в архиве раскладываются в алфавитном порядке. Т.е. личные дела студентов, чья фамилия начинается на букву «а» хранятся на отдельном стеллаже, следующий стеллаж соответственно предназначен для л/д на букву «б» и т.д.  Каждое дело нумеруется  в соответствии с тем, каким именно по счету оно поступило в архив для хранения на стеллаже с данной буквой. Далее дела формируются в связки, связки в свою очередь подписываются. На них указывается номера дел, составляющих связку, номер описи и номер связки, чтобы не нарушилась очередность.  Все  это регистрируется в инвентарной книге л/д студентов, окончивших КГУ им. Циолковского.

Из всего вышесказанного вытекает следующая функция архива - обеспечение оптимальных условий хранения документов и их физической сохранности. В старом и новом корпусах имеется 4 хранилища, которые оформлены по всем стандартам: таблички на дверях, указывающие, что это хранилище, при входе в хранилище имеется топоопись, в хранилище расположены высокие стеллажи для хранения дел, они выполнены из железа как то требует техника безопасности, каждый стеллаж пронумерован, также имеется железные шкафы, где хранятся описи всех дел данного хранилища, имеется стол для удобства при поиске нужных документов.

Все кабинеты и хранилища  хорошо освещены и оснащены Сплит система, установлены евро окна, на которых висят жалюзи.

Для обеспечения сохранности  документов в архиве осуществляется:

• комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и);
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения учитывается специфика видового состава документов архива.

Следующая функция архива - исполнение запросов граждан, оформление и выдача архивных справок, копий и выписок из документов, прием граждан. Так, например, в ходе прохождения практики часто приходили электронные запросы организаций, в которых они просят подтвердить факт обучения конкретной личности и получения диплома об окончании ВУЗа. Запросы подобного характера могут быть не только электронными, но и при непосредственном обращении граждан в архив. Если в первом случае составляется 3 архивных справки(одна отправляется в ответ на электронный запрос, вторая гражданину, о котором написана справка, третья остается в архиве), то во втором случае необходимо 2 справки. Чтобы найти личное дело, нужно обратиться к инвентарной книге, в которой мы, зная фамилию и год окончания, сможем найти номер л/д. Пример подобных архивных справок имеется в приложениях 2 и 3.

Также функциями архива являются:

• разработка номенклатуры дел университета и поддержка актуальности документа;
• организация работы по использованию документов, находящихся в архиве;
• обеспечение единообразия в оформлении документов по текущей деятельности и подлежащих сдаче в архив;
• подготовка отчетности;
• разработка нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу;
• участие в экспертизе ценностей документов университета;
• работа с ГУ "Государственный архив Калужской области".