Отчёт по практике в министерстве иностранных дел

      подготовка материалов к переговорам на высшем и высоком уровнях с представителями европейских стран и европейских структур;

      обеспечение работы двусторонних комиссий, созданных в рамках международных договоров Республики Беларусь, заключенных со странами Европы и европейскими структурами;

      содействие в рамках компетенции департамента республиканским органам государственного управления в работе по формированию и совершенствованию договорно-правовой базы сотрудничества Республики Беларусь с европейскими государствами, европейскими международными организациями, а также  в исполнении международных договоров Республики Беларусь со странами Европы и европейскими структурами;

      координация работы загранучреждений Республики Беларусь в странах Европы;

      координация сотрудничества республиканских органов государственного управления с соответствующими органами европейских государств и организаций;

      содействие общественным объединениям Республики Беларусь в осуществлении связей с зарубежными партнерами и соотечественниками в Европе.

В соответствии с возложенными задачами департамент осуществляет ряд функций:

      изучает международное положение, внутреннюю и внешнюю политику европейских государств и европейских структур, анализирует развитие отношений Республики Беларусь с государствами Европы и вносит предложения руководству Министерства по определению приоритетов внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности в двусторонних отношениях и европейских делах, включая подготовку директив о политике страны в отношении отдельных европейских государств;

      осуществляет оперативный и перспективный анализ политической, экономической и социальной  ситуации в странах Европы, деятельности европейских организаций, состояния межгосударственных  отношений и готовит  аналитические и информационные материалы для Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, руководства и структурных подразделений Министерства по актуальным и текущим вопросам двусторонних и многосторонних отношений со странами региона;

      проводит анализ положения с правами человека в странах региона Европы и готовит соответствующую информацию руководству Министерства;

      совместно с загранучреждениями Республики Беларусь в Европе обеспечивает интересы страны в европейских организациях и структурах по всему комплексу вопросов регионального сотрудничества;

      способствует развитию и осуществляет общую координацию сотрудничества республиканских органов государственного управления с соответствующими органами стран Европы и европейскими региональными  структурами;

      участвует по поручению руководства Министерства в работе межведомственных органов Республики Беларусь по вопросам внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности;

      участвует в организации в Республике Беларусь международных форумов, конференций и семинаров по европейской тематике;

      участвует  в подготовке материалов к вступлению Республики Беларусь в региональные европейские организации;

      осуществляет контакты с дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями европейских государств и европейских структур в Республике Беларусь, содействует в решении вопросов, связанных с их деятельностью, готовит и/или визирует проекты нот в рамках дипломатической переписки с ними;

      готовит  проекты материалов для официальных публикаций, информацию для брифингов, пресс-конференций и интервью по вопросам внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности Республики Беларусь в Европе и отношений с европейскими структурами для белорусских и иностранных журналистов;

      координирует работу и осуществляет общий контроль деятельности загранучреждений Республики Беларусь в странах Европы, включая выполнение ими поручений Президента Республики Беларусь и Правительства Республики Беларусь, руководства Министерства;

      осуществляет работу по сотрудничеству Республики Беларусь с ОБСЕ;

      проводит работу по сотрудничеству Республики Беларусь с Советом Европы;

      в пределах своей компетенции осуществляет работу по поддержанию и развитию межпарламентского сотрудничества Беларуси, включая Парламентскую Ассамблею ОБСЕ, Парламентскую Ассамблею Совета Европы, Межпарламентский союз, Европейский парламент, Парламентскую Ассамблею НАТО;

      проводит анализ политических и экономических тенденций и перспектив участия Республики Беларусь в европейских интеграционных процессах и вносит предложения в пределах своей компетенции по разработке стратегии взаимодействия с европейскими интеграционными структурами;

      ведет подготовку и обеспечивает совместно с загранучреждениями Республики Беларусь участие белорусских официальных делегаций и представителей  в работе европейских и евроатлантических структур и международных конференций, проводимых по их линии;

      готовит позицию Республики Беларусь, материалы для выступлений белорусский представителей и участвует в работе европейских организаций и структур;

      готовит материалы для официальных публикаций по вопросам сотрудничества Республики Беларусь со странами Европы, европейскими организациями и структурами;

      оказывает необходимое содействие министерствам и другим республиканским органам государственного управления, предприятиям и организациям по вопросам европейского регионального сотрудничества;

      осуществляет в пределах компетенции департамента анализ деятельности органов местного управления и самоуправления, неправительственных организаций Республики Беларусь в области регионального, субрегионального и трансграничного сотрудничества и разрабатывает соответствующие рекомендации;

      визирует проекты вербальных нот Министерства, адресованных дипломатическим представительствам европейских государств и европейских организаций в Республике Беларусь.

3. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА БАЗЫ ДАННЫХ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ МИД РБ

3.1 Положение об АИС

1. Автоматизированная информационная система "Базы данных служебной информации Министерства иностранных дел Республики Беларусь" (далее – базы данных МИД) предназначена для систематизированного накопления информации, необходимой для обеспечения эффективной работы Министерства иностранных дел Республики Беларусь (далее – Министерство).

2. Базы данных МИД формируются из документов и материалов, подготавливаемых в структурных подразделениях Министерства, загранучреждениях Республики Беларусь, предоставляемых государственными органами, а также получаемых из других источников.

3. Подготовка документов и материалов, предназначенных для внесения в базы данных МИД, осуществляется работниками структурных подразделений Министерства по согласованию с руководителем структурного подразделения.

4. Основными целями создания и развития баз данных МИД являются:

систематизированное накопление аналитической, директивной, справочной информации длительной актуальности (не менее 6 месяцев) по вопросам внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности Республики Беларусь, другим направлениям деятельности Министерства;

предоставление руководству и сотрудникам Министерства оперативного доступа к аналитической, директивной, справочной информации длительной актуальности по вопросам внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности Республики Беларусь, другим направлениям деятельности Министерства.

5. Основными задачами функционирования баз данных МИД являются: создание единой структурированной программной системы для накопления и хранения информации в электронном виде;

совершенствование процедур и механизма накопления информации в области внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности и других областях, входящих в компетенцию Министерства;

предоставление систематизированной и структурированной информации для обеспечения подготовки позиционных, аналитических и справочных материалов;

обеспечение преемственности при проведении ротации работников Министерства.

6. Базы данных МИД имеют иерархическую структуру, основывающуюся на базовом тематическом каталоге.

7. Базовый тематический каталог (приложение 1) содержит иерархический перечень основных направлений и вопросов, входящих в компетенцию Министерства.

Основные категории баз данных МИД закрепляются за одним или несколькими структурными подразделениями Министерства, которые осуществляют их наполнение и периодическое обновление.

Руководитель структурного подразделения имеет право самостоятельно вводить в структуру баз данных МИД дополнительные подразделы по отдельным вопросам в рамках общего раздела.

8. Разделы баз данных МИД оформляются в свободном порядке в соответствии с характером излагаемой темы.

9. В случае наличия внутренних взаимосвязей между отдельными разделами и документами базы данных МИД должны обеспечивать возможность установления ссылок между такими разделами и документами.

Система управления базами данных МИД обеспечивает возможность поиска необходимой информации по ключевым словам как в рамках всего каталога, так и в отдельных разделах.

10. Основные виды документов, размещаемых в базах данных МИД:

поручения вышестоящих органов государственного управления, в исполнении которых участвует Министерство;

международные / межотраслевые / отраслевые программы, планы мероприятий, в реализации которых участвует Министерство;

протоколы заседаний двусторонних международных комиссий;

программы, планы мероприятий Министерства;

постановления и приказы Министерства;

постановления коллегии Министерства;

протоколы поручений Министра, заместителей Министра;

аналитические записки; обзорные и справочные материалы (справка о двусторонних отношениях, страновая справка, справка о сотрудничестве с международными организациями и т.п.);

позиционные материалы, тезисы для выступлений и переговоров руководства Министерства;

заявления Министерства, пресс-секретаря Министерства, сообщения для прессы;

публикации в белорусских средствах массовой информации;

публикации в зарубежных средствах массовой информации;

другие материалы по решению руководителя структурного подразделения или руководства Министерства.

11. Документы размещаются в базах данных МИД в одном или нескольких разделах / подразделах каталога по тематике.

12. В базах данных МИД не допускается размещение документов, имеющих гриф ограничения доступа.

13. Право вносить новые документы и материалы в базы данных МИД, а также обновлять содержащуюся в них информацию предоставляется ответственным за информационное наполнение баз данных МИД сотрудникам структурных подразделений, назначаемым руководителями структурных подразделений (по согласованию с ответственным за информационное наполнение баз данных МИД работников).

14. Наполнение баз данных МИД осуществляется как посредством внесения текста через соответствующий пользовательский интерфейс, так и посредством присоединения существующих документов, создания ссылок на иные разделы баз данных МИД, ресурсы сети Интернет.

В базы данных МИД могут вноситься текстовые файлы в форматах MS Word, графические файлы, а также другие файлы по усмотрению редакторов.

15. Обновление баз данных МИД организуется на регулярной основе.

Ответственные за наполнение баз данных МИД структурные подразделения вносят изменения (дополнения) в соответствующие разделы и подразделы по мере получения новой информации.

Информация, внесенная в базы данных МИД, не удаляется. Устаревшие документы и материалы переводятся в категорию архивных записей.

16. Для наполнения баз данных МИД документы могут специально подготавливаться по поручению руководства Министерства.

17. Доступ к материалам, содержащимся в базах данных МИД, предоставляется работникам Министерства, которые проходят соответствующую регистрацию и получают для этих целей личные пароли на основании заявок руководителей структурных подразделений (приложение 18. Организуется четыре уровня доступа к документам и материалам, содержащимся в базах данных:

"читатель" – предполагает наличие полного доступа ко всем общедоступным материалам баз данных МИД без возможности их изменения и удаления; предоставляется всем работникам МИД;

"автор" – в дополнение к возможностям доступа "читатель" предполагает возможность внесения изменений в материалы разделов, добавления новых материалов; предоставляется, как правило, работникам в должности не ниже первого секретаря;