Персоналды басқару және контроллинг негіздері

       

        Үш  өлшемді     кеңістікте    экономикалық     жүйе,    басқару       және

контроллингті бейнелеу, ғалымдардың пікірінше, олардың  өзара әрекет етуіндегі жүйе бөліктерінің мәнін бейнелейді. Кәсіпорында контроллинг  жүйесін енгізу нәтижесінде басқару  әдістерінің таңдамалы нұсқалары  құрылады және бұл контроллинг жүйесінде  шешім қабылдау болып табылады. Экономикалық жүйені басқару жүйесінің құрылымы иерархиялық функционалды үлгілер  кешенін білдіріп, ұйым құрылымын  сипаттайды. Менеджер нәтиже (нақты) және идеяларға байланысты нәтижеге жетуге ұмтылу (жоспарлау) іс-шараларына жауап береді [9, 112б].

Сондықтан    менеджер     шешім     қабылдайды,      ал      контроллер

төмендегілерге  жауап береді:

• менеджердің мақсаттарын (ойын) елестете алу айқындылығы

(шоғырландыру  және бақылау) ;

• үшінші тұлғалар үшін менеджер әрекеттерінің нәтижелерінің

айқындылығы (бақылау және бағалау);

• менеджердің өзінің келешектегі осы әрекеттерін қалыптастыру–

оңайландыру (үйлесімділігін қамтамасыз ету) жағдайында сараптамалық әдістемелерді пайдалану  дұрыстығы.

қызметтер                                                                        қызметтер

 
 
 

       Экономикалық                                                                                  Экономикалық

             жүйе                                                   контроллинг                          жүйе

5-сурет – Басқару жүйесі мен контроллингті салыстыру [10, 78б]

         Контроллинг менеджер мен контроллер қызметінің өзара байланысуы, түйісуі кезінде көрінеді, яғни менеджер мен контроллер бірігіп жұмыс жасайды. Егер екеуі жеке – дара  қызмет ететін болса, онда менеджмент басқарушылық есептен бөлек қызмет етеді деуге болады. Менеджерге оның қандай да бір идеялары, іс-әрекет ету ойлары қате екенін, ал қандайы тиімділіктің барлық әлеуетін пайдаланбайтындығы жайлы ойын жеткізуі үшін контроллер деректер даярлауы қажет [10, 85б].

    Контроллингтің  ерекшеліктері:

1. ағымдық қаржылық-экономикалық және стратегиялық шешімдерді байланыстыру;
2. қаржылық-экономикалық есептеулерді экономикалық тұрғыданнегізделген шешімдер қабылдауға негіздеу;
3. басқарудың келесі дәстүрлі қызметтерінің : жоспарлау, қапараттық қамтамасыздандырудың (контроллингтің ядросын құрушылар) жаңа мазмұнын ашу;
4. жоспарлау-экономикалық қызметінің атқаратаын рөлінің жаңа психологиялық мазмұны (кәсіпорнындағы контроллинг қызметі);
5. контроллинг – опреациялық және стратегиялық басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін менеджменттегі қаржы-экономикалық түсінік беру қызметін жүзеге асыруға байланысты, кәсіпорындағы экономикалық жұмыстың функционалды айырықша бағыты.

    Контроллингтің  негізгі мақсаты - кәсіпорын басшылығының алдында тұрған мақсаттарға жетуге, басқарушылық үрдісті бағыттау (бағдарлау).

    Контроллинг келесі қызметтердің орындалуын қамтамасыз етеді:

1. сервистік (басқаруға қажетті ақпараттармен қамтмасыз ету).
2. шешім қабылдау қызметі (басқарушылық қызмет)
3. кәсіпорындағы ішкі бақылау

    Бақылау қызметі бүкіл ұйым бойынша немесе оның құрылымдық бірліктерінің экономикалық жұмыстарын бақылауға әкеледі. Ревизиядан контроллингтің ерекшелігі - ол ұйым қызметінің ағымдық және келешектегі нәтиежелеріне  бағытталған және ол шаруашылық операцияның  жүзеге асыру орнындағы құжаттық тексерумен байланысты емес.

    Контроллингте қолданылатын әдістер: АВС талдау; зиянсыздық нүктесіндегі мәндерді талдау; жабу сомасын  есептеу әдісі; инвестицияларды  есептеу әдістері.

      Контроллинг ең алдымен шешім  қабылдау үрдісін қолдауға (қамтамасыз  ету) негізделген.

    Контроллинг мәні мен міндеттерін түсінуде орын алатын қажеттіліктер мен қателіктер. Контроллинг идеясы мен тұжырымдамасын түгелімен жойып жіберетін қажеттіліктердің бірі – классикалық бухгелтер атауын бақылаушы деп ауыстыру. Алдымен, кәсіпорын басшысы контроллингтің не екенін түсіну керек, онан соң контроллингтіңфирмаға қаншалықты қажет екеніне көз жеткізуі, содан соң контроллинг жүйесінің фундаментіне біртіндеп «кірпіш» қалауына болады. Егер персонал контроллингті енгізуде өздерінің пайдалылыған түсіне білсе, онда ең жоғары білікті мамандар да ештеңе істей алмайды. Контроллинг жүйесі ұзақ мерзімді келешек кезеңіндегі перспективалық жұмы істеуге, жалақының қажеттілікті және тұрақты болуына көбірек мүмкіндіктер бере алатынына сенуі керек, яғни ертеңгі күніне сенімінің арта түсуі.

    Мақсаттарды таңдаудағы қателіктер. Контроллингтің тағы бір мынадай анықтамасы бар: «контроллинг кәсіпорын табысы үшін жауапкершілікті анықтауға мүмкіндік беретін және белгіленген табыс деңгейіне жетуге бағытталған нақты іс– әрекеттерді ұсынатынұйымдастыру тұжырымдамасы болып табылады». Көптеген басшылардың айтуынша, коммерциялық кәіпорындардың мақсаты – мол табыс табу. Тәжрибеде көптеген кәсіпорындар басқа да мақсаттарды көзейді: нарық үлесі, сату көлемінің өсімі, персоналды сақап қалу, тәуекелді азайту.

    Егер  негізгі мақсат  табыс болса, онда міндетті түрде уақыт аспектісін анықтау қажет: ұзақ немесе қысқа мерзімді табыстар.

    Тағы  да қателіктердің бірі – табыс түсініктерінің араласын кетуі. Бірнеше табыс көздері белгілі:

• жоспарлы және нақты «басқарушылық» табыс, яғни кезең ішіндегі

жоспарлы  және нақты табыстар мен шығандарды салыстыру нәтижесінде алынған  табыс;

• бухгалтерлік табыс, бухгалтерлік есеп мәліметтерінен алынатын

үкімет  үкімет органдары шығаратын нормативті құжаттар негізінде анықталады.

Ақпараттың   шектен   тыс    болуы   немесе   жеткіліксіздігі. Көптеген

шетелдік  кәсіпорындардың тәжрибесінде басшылыққа контроллинг бөлімінің есебін ай сайын өткізу қолданылады. Көбіне бұл  есеп берулер суреттеліп беріледі (Мысалы: «өткен кезең нәтижелерінің төмендеуі сату көлемінің азаюынан болады») не болмаса аудитор немесе ревизордың нақты есебі беріледі [11].  

3. Ұйымдағы  контроллинг жүйесінің тиімділігін  бағалау және жетілдіру бағыттары

 

Кейде контроллингті ұйымдағы жай контроль жүйесі деп есептейді

(жай  екі сөздің түбірі бірдей). Бірақ, ағылшын тілінде «control» мағынасы «контроль» түсінігінен басқа «реттеу», «басқару» деген мағынаны білдіреді. Контроллингті қазіргі заманауи ұйымды басқару концепциясы ретінде бағалау керек. Ал кәсіби мамандарды «контролёр» емес, «контроллер» деген термин қолданылады.

Көбіне  контроллингті басқарушылық есеп деп  те түсінеді.

Бірақ контроллингтің функцияларының аясы кең. Контроллинг – бұл бизнестің сервистік фукциясы, дәлірек менеджменттің стратегиялық және оперативтік басқарудың тірегі. Бұл сервис менеджменттегі мақсат қою, жоспар мен бюджет жасау, сонымен қатар қаржылық және қаржылық емес ақпараттармен қамтамасыз етуді ұйымдастыру.

Котроллингтің міндеті – мақсат қоюды ұйымдастыру, яғни басқарудың

тиімді  жүйесін құру.

Контроллингтің  мақсаты – компанияның менеджменттінің тиімді

басқарушылық  шешім қабылдау үшін ашық және нақты  ақпаратпен қамтамасыз ету үшін жүйе құру.

Контроллингке деген қызығушылық орта және ірі бизнесте пайда

болуы мүмкін. Контроллингтің ұйымдастырушылық функциясын бір адам не компаниядағы бірнеше адамдар тобы немесе бір  бөлімше орындауы мүмкін, бірақ бағынушылық  басқарудың жоғары деңгейі болуы  қажет. Өйткені бұл бөлім басшылықтың кеңесшісі ретінде көрініс табады. Контроллер әрдайым басшылықтың мүддесін қорғайды. Контроллинг концепциясы ұйымды басқару циклындағы әр кезеңінде басқару үрдісі түрінде елестетуге болады (6сурет). Контроллинг осы циклдің әр кезеңінде жұмыстардың атқарылуын қамтамасыз ету:

• Кәсіпорынның мақсаттарын таңдау;
• Қызмет аясын жоспарлау және көрсеткіштер мақсатының мәнін

таңдау;

• Нақты көрсеткіштердің жоспарланған көрсеткіштерден ауытқу

себебтерін зерттеу;

• Ауытқуды неғұрлым төмендету үшін басқарушылық іс–әрекеттер

нұсқаларын  жасау[12].  

6-сурет – Басқару циклі контроллинг циклі ретінде [13] 
 

Бірінші кезең – мақсат қою және белгілі бір уақыт ішінде кәсіпорын

жұмысының нәтижелік көрсеткіштер жүйесінде  осы мақсаттардың әсері. Әдеттегідей, көрсеткіштер кәсіпорынның миссиясы мен  жасалған даму стратегиясына негізделеді. Қазілгі кезде ең бнлгілі және тиімді құрал ретінде – Balansed Scorecard жүйесі қолданылады. Бұл жүйе жоғары деңгейдегі стратегияны тұрақтандыруға көмектеседі.  Сонымен қатар алға қойылған мақсаттарға жетуге қажетті стратегиялық мақсаттардың көрсеткіштері мен іс–әрекеттерін айқындап, оларды қызметкерлерге жеткізу сияқы функцияларды атқарады. Мысалы, қаржылық болашақ стратегиялық көрсеткіш картасы келесідей түрде болады (7 сур) 

 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 

7-сурет – Қаржылық болашақ карта мысалы [13]

      Осындай картаны бейнелей отырып, бизнес иесі өзінің ұзақ мерзімді болашағы бар  екенін, бұл бизнесті сату ойы жоқ  екенін және осы бизнестен тұрақты  табыс күтетінін көруге болады. Осыған орай, бұл бизнестің табысы тауарлар қоры мен кірістің өсу айналымдарының жылдамдығына тығыз байланысты.  Осындай мақсат қоя отырып,  жалпы табыс айналымы және табыс деңгейі сияқты көрсеткіштер  арқылы жоспарлауды мақсат етеді. Мысалы, табыстың өсуі мен сәйкес кірістің өсуін жопарлау. Ары қарай, нақты ақпараттарды жинауды қамтамасыз етіп және сәйкесінше жоспарланған және нақты ақпараттарды салыстырып зерттеуді қажет етеді.

      Контроллинг үрдісінің келесі кезеңі – жеткен нәтижелер мен бекітілген көрсеткіштерді салыстыру процессі. Бұл кезеңде ауытқуды бағалау, оның маңыздылығын анықтап бекіту және бұл сұрақ бойынша неғұрлым толық ақпарат жинау маңызды роль атқарады. Контроллингтағы ең бастысы – дәл кері байланыс! Осыған орай, ақпараттар толық, негізгі және уақытылы болуы маңызды [13].

    Жоспарлы  және нақты мәндердің ауытқуы  бюджетте келтірілген барлық параметрлер бойынша болуы мүмкін.

• шығындар
• айналымнан түсетін табыстар
• маржиналды пайда
• түсімдер
• төлемдер
• дебиторлық және кредиторлық қарыздар
• қаражаттар және т.б.

    Ұйымдық құрылым параметрлері: ығындардың пайда  болу орны, өнімдік және аймақтық құрылымдар, сатып алу, өндірістік өткізу, жобалық  бөлімдер және тағы басқа

    Уақыттық  параметрлер бойынша:  күн, апта, ай, тоқсан, жыл.

      Ауытқуларды кінәлілерді іздеу деп емес, кәсіпорынның ішкі және сыртқы факторлардың әсерерінен өзгерістердің пайда болуы деуге  болады. Және ауытқудың болуын әдеттегі жағдай деп, кәсіпорынның ішкі және сыртқы ортасының өзгеріс тенденциясы  деп қабылдау. Сонымен қатар ауытқуды қателерді түзету іс–шараларды жасау  ретінде және өзгеріске бейімделу  ретінде түсіну маңызды.

      Нақты көреткіштерін талдай келе, қойылған мақсатқа сай жоспарланған мәндермен (20%) алдыңғы периодтағы мәндерді салытырғанда, табыстар мен пайданың өсу тенденциясын көруге болады. Дегенмен осымен бөгелмей ары қарай жұмыс істеу қажет. Анализ үшін азалин жасау еш нәтиже бермейді.  Сондықтан анализ мәліметтері шешімдердің негізі болуы тиіс. Осыған байланысты, контроллинг үрдісінің келесі кезеңі келеді, бұл кезеңде қателіктер зерттеліп, оларды түзету жолдары қарастырылады. Содан кейін қайта жоспарлау мен мақсат қою процессі басталып шеңбер бекітіледі.