Выявим пять важнейших причин временных потерь, которые регулярно повторяются.

     Таблица 4

«Поглотители времени»

 

     В качестве основных предложений для  начальника отдела маркетинга ООО «Бизнес  Мебель» можно предложить:

     Необходимо  совершенствоваться в плане управления временем, а именно учится делегировать некоторые обязанности подчиненным и не откладывать решение неважных задач в долгий ящик.

 

Задание 2 Планирование рабочего дня методом Альпы

 

     По  методу «Альпа», получившему сейчас огромное распространение, составление дневного плана включает три стадии.

     Стадия  первая: составьте список заданий, определите, что вы хотите или должны сделать на следующий день. В этот список могут входить:

• задачи из недельного плана;
• невыполненные накануне дела;
• добавившиеся дела;
• периодически возникающие задачи;
• дела, сроки выполнения которых уже выходят.

     Совместно с начальником отдела маркетинга мы составили следующий список дел  на завтра:

1. Задачи из недельного плана:

1. Подготовить презентацию отчета для Совета Директоров компании об изменении конъюнктуры мебельного рынка России.
2. Внести последние корректировки и предоставить Генеральному директору для ознакомления отчет об изменении потребительских предпочтений на рынке кухонных гарнитуров.
3. Составить план маркетинга предприятия на октябрь.
4. Рассчитать смету маркетинговых расходов на октябрь.
5. Утвердить маркетинговый бюджет на октябрь у финансового директора.

2. Невыполненные накануне дела:

1. Довести до конца план расширения географии продаж кухонных гарнитуров.
2. Обсудить детали плана с начальником отдела сбыта и внести корректировки.
3. Подготовить в форме предложения для генерального директора.

3. Добавившиеся дела

1. Провести собеседование с претендентом на должность заместителя начальника отдела маркетинга.

4. Периодически возникающие задачи

1. Проведение рабочих совещаний с сотрудниками отдела по текущим задачам.
2. Подведение итогового контроля деятельности отдела по результатам недели.

5. Дела, сроки выполнения которых уже выходят

1. Подведение итогов рекламной акции для магазинов предприятия.

     Стадия  вторая: оцените длительность выполнения каждой запланированной задачи. Проставьте напротив каждой цели время, необходимое для ее достижения (см. таблицу 5).

     Таблица 5

План  работы начальника отдела маркетинга ООО «Бизнес Мебель»

 

     Стадия  третья: откорректируйте план.

     Определим «лишние» задачи. Для этого расположим все дела по приоритетам.

1. Подготовить презентацию отчета для Совета Директоров компании об изменении конъюнктуры мебельного рынка России
2. Внести последние корректировки и предоставить Генеральному директору для ознакомления отчет об изменении потребительских предпочтений на рынке кухонных гарнитуров
3. Составить план маркетинга предприятия на октябрь
4. Рассчитать смету маркетинговых расходов на октябрь
5. Утвердить маркетинговый бюджет на октябрь у финансового директора
6. Подведение итогов рекламной акции для магазинов предприятия
7. Провести собеседование с претендентом на должность заместителя начальника отдела маркетинга
8. Проведение рабочих совещаний с сотрудниками отдела по текущим задачам
9. Подведение итогового контроля деятельности отдела по результатам недели
10. Довести до конца план расширения географии продаж кухонных гарнитуров
11. Обсудить детали плана с начальником отдела сбыта и внести корректировки
12. Подготовить в форме предложения для генерального директора

     Итак, мы выявили важные цели, но не строчные. Именно они — главные претенденты на вычеркивание из плана (пункты 10-12).

     Попробуем сократить время на решение вышеперечисленных  задач. Мы можем сократить время  на проведение рабочих совещаний, оставив 15 мин. на утреннюю «пятиминутку» и 15 мин. на вечернее подведение итогов, а также 30 мин на рабочее совещание с рекламистами и 30 мин. на рабочее совещание с аналитиками. Таким образом, время на проведение рабочих совещаний составит 90 мин.

     Можно также на 30 мин. сократить время  подведения итогов рабочей недели.

     Попробуем перепоручить некоторые дела другим сотрудникам.

     Например, подведение итогов проведения рекламной  акции можно поручить руководителю рекламной группы, а подготовить  презентацию отчета для Совета директоров могут сотрудники аналитической группы.

     Внесем  корректировки.

     Таблица 6

Откорректированный  план работы начальника отдела маркетинга ООО «Бизнес Мебель»

 

     Учитывая, что нормируемый рабочий день составляет 540 мин. То, необходимо, по методу Альпы, зарезервировать 40% рабочего времени. Как правило, в течение дня возникает масса неотложных, срочных дел. Они «съедают» много времени и могут разрушить все ваши построения. Чтобы этого не случилось, оставляйте приблизительно 40% времени в резерве, ничего не планируя на эти часы. 40% нормируемого рабочего дня составит 216 мин. У нас в резерве остается 225 мин. То есть, мы составили план, в соответствии с предложенным методом.

 

Задание 3 Телефонные переговоры

3.1 Правила телефонного этикета

 

     Современную жизнь невозможно представить без  телефона. Он прочно вошел в нашу деловую и личную жизнь, и, несмотря на развитие общения посредством Интернета, сдавать своих позиций не собирается. Телефонное общение имеет большое значение в деятельности компаний, фирм и организаций самых разных направлений, поскольку обеспечивает непрерывный обмен информацией независимо от расстояния. Не говоря уже о том, что огромное количество вопросов решается по телефону быстро и без дополнительных затрат (почтовых, транспортных и т.д.). Подсчитано, что в среднем на деловые разговоры тратится от 4% до 25% рабочего времени и до 90% в тех случаях, когда телефон является постоянным рабочим «инструментом».

     Как сделать общение по телефону более  эффективным и приятным? Для этого  существуют правила телефонного  этикета, направленные на облегчение взаимодействия с партнерами и клиентами, установление и поддержание деловых связей, грамотное представление, создание имиджа и поддержание репутации компании. Сотрудники, владеющие деловым этикетом, тратят на телефонные разговоры гораздо меньше времени, что, естественно, положительно сказывается на работе в целом.

     Впечатление о компании складывается уже на первых минутах разговора и во многом определяет дальнейшие отношения с клиентом. От внимания, оказанного клиенту, зависит, насколько продуктивным будет разговор и не станет ли он последним. Существует интересная закономерность: о плохом впечатлении человек рассказывает гораздо большему количеству людей, чем о хорошем. Следовательно, необходимо уметь произвести и удержать положительное впечатление, потому что грубость и непрофессионализм быстро оттолкнут клиента.

     Даже  одного слова порой достаточно, чтобы  поменять отношение к компании не в лучшую сторону. Поэтому очень  важно, чтобы у ваших потенциальных  клиентов сформировался позитивный образ компании, появилось желание  работать именно с вами. В этом огромную роль играет компетентность сотрудников, их заинтересованность и умение преподнести информацию.

     Неумение  сотрудников правильно вести  деловые разговоры, в конечном счёте, обходится достаточно дорого. Это  выражается в потере доверия к  компании, упущенных деловых возможностях и перспективах.

     К основным правилам телефонного этикета  относятся:

2. Телефонный этикет требует поднимать трубку не позже третьего звонка, так как для первого впечатления о компании крайне важно не только каким будет первое слово, но и как долго приходится добиваться ответа. На первый звонок отложите дела, на второй - настройтесь, на третий - улыбнитесь и снимите трубку.
3. Если позвонили вам, сразу же здоровайтесь, представляйтесь и произносите название компании. Приветствие «Доброе утро!» или «Добрый день!» несет больший энергетический и позитивный посыл, чем просто «Здравствуйте!» И определяет настрой для телефонных переговоров.
4. При переключении на вызываемого абонента всегда сообщайте, с кем хотите соединить, а если вызываемое лицо отсутствует, спрашивайте, чем вы смогли бы быть полезным.
5. Если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков - вашему собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону. Иначе по своей нетерпеливости вы можете прервать отличные телефонные переговоры, так и не начав их.
6. Если звоните вы, поздоровайтесь, назовите себя и компанию, которую представляете, кратко сформулируйте суть проблемы, которую вы хотели бы разрешить в процессе телефонных переговоров и попросите соединить вас со специалистом. Если не застали нужного человека, поинтересуйтесь, когда будет удобнее перезвонить.
7. Выясните, как зовут собеседника, и обращайтесь к нему во время разговора по имени - это одно из наиболее важных правил телефонного этикета. Если сразу выяснить имя собеседника не удалось, спросите, как вы можете к нему обращаться. После вашего представления он, вероятнее всего, сам представится. Запишите его имя.
8. Говорите грамматически правильно, четко и внятно в строго определенном темпе 120-150 слов в минуту (стандартный темп телефонных переговоров). Первые слова приветствия и представления еще медленнее.
9. Регулируйте громкость речи.
10. Улыбайтесь при переговорах по телефону. Но помните, что главное - не ваша собственная улыбка, а доброжелательная улыбка собеседника после разговора с вами.
11. Ваш собеседник вас не видит, но он прекрасно чувствует ваше внутреннее состояние, поэтому будьте доброжелательным, вежливым и готовым прийти ему на помощь - этим вы не только расположите клиента, но и существенно повлияете на укрепление благоприятного имиджа вашей компании.
12. Телефонный этикет требует абсолютного внимания к собеседнику на проводе. Не разговаривайте с людьми в офисе, если клиент ждет на проводе. Не отвлекайтесь на другие дела, шумы и прочие помехи. Не ешьте и не пейте, говоря по телефону. Все это производит крайне негативное впечатление на собеседника, так как он ощущает недостаток внимания к себе и своей проблеме. Если вы закашлялись или отвлеклись, стразу же извинитесь.
13. Как в реальном общении, так и в телефонных переговорах будьте активным слушателем, подавляйте желание прервать собеседника. Произносите одобряющие звуки, междометия, повторяйте ключевые слова.
14. Следите, чтобы у Вас под рукой всегда находилась бумага и ручка на случай, если вдруг вам сообщат важную информацию, которую трудно запомнить в деталях, или если ее необходимо передать кому-то, кого в данный момент нет в офисе.
15. Контролируйте время разговора. Если Вы рассчитываете на длительные телефонные переговоры, обязательно осведомитесь, есть ли у вашего собеседника достаточно времени, чтобы уделить его вам. Если нет, то постарайтесь уточнить, когда будет удобно перезвонить, чтобы поговорить более основательно.
16. Объясняйте причину, по которой вам нужно отойти от телефона. Сравните, какой из двух ответов лучше: «Минуту» или «Мне нужно уточнить эту информацию у руководителя. Подождите, пожалуйста, у меня на это уйдет примерно 60 секунд». Обязательно дождитесь ответа, подтверждающего, что человек готов ждать.
17. Старайтесь решить проблему самостоятельно, не устраивайте «футбол», отправляя клиента от одного сотрудника к другому – это грубое нарушение телефонного этикета.
18. Заканчивайте телефонные переговоры кратким резюме: что именно вы собираетесь делать в результате общения. Не обещайте того, что не можете выполнить. Соблюдайте взятые на себя обязательства.
19. Всегда перезванивайте, если обещали. По телефонному этикету перезванивайте также, если звонок исходил от вас и был разорван.
20. Всегда благодарите за звонок.
21. Если вы договорились о том, что перезвоните в другое время, обязательно сделайте это, так как вашего звонка будут ждать.
22. Применительно к каждому клиенту существует некоторое оптимальное время для телефонных переговоров. Выяснить это самое удачное время довольно трудно, поскольку распорядок дня у всех разный и в довершение всего может зависеть от времени года, месяца и дня недели. Как же узнать это время? Самое лучшее спросить у секретаря или у самого клиента.
23. Заканчивайте телефонные переговоры какой-нибудь «жизнеутверждающей» репликой, например: «Было очень приятно с Вами познакомиться и пообщаться, надеюсь, что этот разговор перерастет в более тесное сотрудничество». Финальный «аккорд» также способен улучшить или ухудшить общее впечатление от диалога и повлиять на то, как сложатся (и сложатся ли) отношения с клиентом в будущем.
24. Старайтесь класть трубку последним, чтобы не обидеть собеседника.