Планирование рабочего времени

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение                                                                                                                            2

 Планирование рабочего  времени                                                                                   3

 Управление рабочим  временем                                                                                      7

Эффективность использования  рабочего времени                                                        13

Заключение                                                                                                                        16

Список использования  литературы                                                                                 17

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

“Время – самый ограниченный

капитал, и если не можешь

им распоряжаться,

не сможешь распоряжаться  ничем 

другим ” 

П. Друкер

 

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь  управлять, уметь ставить цели и  добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет  правильно организовать свое рабочее  время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать  свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой  другой профессии, но для людей, управляющих  другими работниками, этот навык  особенно важен, ведь он распоряжается  не только своим временем, но и через  четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще  и планирует их время.

Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно –  его нельзя накопить, передать или  взять в кредит, поэтому важно  научиться использовать его с  максимальной выгодой. Не даром же говорят: «Время – деньги». Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта  не были выполнены в срок, фирме  придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех  каждого руководителя зависит не только от материально-экономических  величин, но и от того, как он распоряжается  самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и  системно использовать свое время, чтобы  добиваться поставленных целей.

Актуальность рассматриваемой  в работе проблемы несомненна. Мы живем  в век скорости, поэтому проблема нехватки времени, как рабочего, так  и бытового, особенно в больших  городах остается одной из самых  насущных.

Цель работы – рассмотреть  проблему планирования рабочего дня и времени менеджера.

В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи: определить методы и способы планирования рабочего времени, дать анализ управления рабочим  временем и выявить эффективность  использования рабочего времени.

Объект исследования –  рабочее время. Предмет исследования – процесс его планирования и  эффективного использования.

При написании работы была использована как методическая, так  и специальная литература по менеджменту.

Данная работа состоит  из введения, где определены цель, объект, предмет и задачи изучения, трех глав, где идет уже более детальное  ознакомление с проблемами управления рабочим временем, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

 

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно  знать, на что оно расходуется  и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно  взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему  не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается  за все дела подряд, стараясь выполнить  все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать  свое время, а для этого нужно  выяснить, на что расходуется время  и выявить основные причины дефицита времени. Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени  являются: 1) отсутствие четкости в постановке целей и определении приоритетов; 2) отсутствие планирования рабочего времени или его слабая организация; 3) низкий уровень дисциплины подчиненных; 4) слабое руководство, неумение работать с подчиненными, партнерами, посетителями

Планирование рабочего времени  является одной из главных задач  руководителя, так же как и осуществление  планирования деятельности организации  в целом. В нашей стране менеджеры  еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше времени, чем американские коллеги. Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление.

Анализ этого перечня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить несущественные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эффективные способы их решения вовремя, создавая определенный резерв времени.

Планирование позволяет  руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания.

План предусматривает  решение стоящих проблем в  рациональной очередности. В первую очередь планируются работы с фиксированным сроком исполнения или наиболее трудоемкие, требующие больших затрат времени. Нежелательно откладывать и неприятные дела, лучше их сделать раньше других. Далее планируется рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много времени (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). Главное — в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел.

Но случается, что предстоящий  запланированный объем работ  не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение  их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п.

Среднесрочные планы —  годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

Краткосрочные — включают разбивку времени для решения  задач, конкретизирующих средне- и долгосрочные планы.

К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и  дневные. Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть — главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Учитываются в дневном  плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

В современном мире при  разработке дневных планов учитываются  особенности индивидуальных биоритмов. Необходимо планировать рабочий день так, чтобы наиболее трудные часы попадали на «пик работоспособности». Этот «пик» у «жаворонков» — утренние часы, «голуби» наиболее активны в середине рабочего дня, а «совы» — к вечеру.

Знание всех приемов и  методов планирования позволяет правильно распределять задания в зависимости от их сложности, трудности, ответственности, напряженности в рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его  изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи.

Разработка (составление) плана  происходит накануне вечером в несколько этапов: формулируются задачи (перенесенные из месячного или декадного плана, переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему времени), определяются необходимые на их решение затраты рабочего времени, оставляются «окна» на случай необходимости решить срочные проблемы, планируются 5—10-минутные перерывы после каждого часа работы, выделяются приоритетные задачи.

План работы менеджера  уточняется утром совместно с  секретарем, учитывая внезапно возникшие  новые обстоятельства. В целом  дневной план должен быть гибким, одновременно в нем должен четко выдерживаться регламент, связанный с приглашением людей (посетители, проведение совещаний и т. д.). Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности и представление  о наиболее предпочтительном распределении  времени и наиболее целесообразной очередности дел.

План жизни может послужить  исходным пунктом процесса планирования. На его основе выводят долгосрочные цели на ближайшие годы и составляют план на несколько лет вперед. Из плана на несколько лет вперед выводят годовой план, при этом нужно следить за тем, чтобы не заниматься делами, которые относятся  к более поздним целям. Далее  составляется квартальный план, который  служит инструментом контроля за годовым. Задачи и цели месячного плана  переносятся из квартального плана  истекшего месяца и учитываются  уже с большей детализацией. Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода и составляется в соответствии с объемом всех дел и задач  и необходимым для их исполнения временем; в нем также надо предусматривать  временные резервы для решения  дополнительно возникающих задач  так, чтобы соблюсти плановые сроки  без стресса и цейтнота.

Реалистичный план дня  должен в идеале включать лишь то, что  руководитель хочет или должен, а  также может сделать в этот день, чтобы сконцентрировать и мобилизовать реализацию поставленных задач больше сил.

Даже самый занятой  руководитель способен так приспосабливать  свои цели и планы к соответствующим  обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана  жизни и карьеры.

Необходимо всегда перепроверять  свои планы и изменять их, если они  оказываются не выполнимыми или  не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца.

Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт  разработал определенные правила планирования рабочего дня:

1. Планировать рабочий  день на 60%, оставляя 20% на решение  непредвиденных задач и 20 % на  творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать  и контролировать расход времени,  что позволяет иметь о нем  четкое представление, определяя  будущие потребности в нем  и правильное его распределение.

3. Дифференцировать задачи  предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая  приоритет действий по их решению.

4. Всегда последовательно  до конца доводить начатое  дело.

5. Составлять гибкие планы.

6. Планировать реальный  объем задач, рассчитанных в соответствии с возможностями коллектива.

7. Использовать для планирования  времени специальные бланки и  карточки.

8. Переносить невыполненные  задачи автоматически в планы следующего периода.

9. Отражать в планах  не только сами действия, но и ожидаемые результаты.

10. Задавать точные временные  нормы и предусматривать на  то или иное дело ровно столько  времени, сколько на него действительно  требуется.

11. Реализовать принцип  самодисциплины, устанавливающий точные сроки выполнения всех видов работ.

12. Определять приоритеты  в делах. Принятие решений предполагает  выбор первоочередных задач и  дел. Принять решение – значит  установить приоритетность.

Основные проблемы руководителей  заключаются в том, что они  пытаются сразу выполнить слишком  большой объем работ и распыляют  свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество  разных текущих вопросов, в течение  определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения  о первоочередности важных дел, составление  списка приоритетов на основе этого  решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет: