Планирование рабочего времени

- работать только над  действительно важными и необходимыми  задачами

- решать вопросы в соответствии  с их неотложностью

- концентрироваться на  выполнении только одной задачи

- укладываться в установленные  сроки

- исключить дела, которые  могут быть выполнены другими

- не оставлять невыполненными  задачи, которые вам действительно  по силам

- получить больше удовлетворения  от рабочего дня и результатов  работы

- избежать стрессовых  перегрузок.

Очередность выполнения задач  можно определять, пользуясь следующими критериями и методами:

• Принцип Парето ( соотношение 80:20)

“Внутри данной группы отдельные  малые части обнаруживают намного  большую значимость, чем это соответствует  их относительному удельному весу в  этой группе”. Исходя из этой закономерности, можно сделать вывод применительно  к рабочей ситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80% результатов. Это означает, что не следует сразу  браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением  и важностью.

• Установление приоритетов  с помощью анализа АБВ.

Техника этого анализа  исходит из опыта, что доли в процентах  более важных и менне важных дел  в сумме остаются неизменными. С  помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три группы, в  соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные(менее важные). Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях:

- Важнейшие задачи составляют  примерно 15% всего количества дел,  которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения  цели составляет около 65%.

- На важные задачи приходится  около 20% общего числа дел, значимость  которых также около 20%.

- Менее важные и несущественные  задачи составляют около 65% всех  дел, а значимость их составляет  всего лишь примерно 15%.

Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим  пунктам:

- составить список всех  предстоящих задач

- систематизировать их  по степени важности и установить  очерёдность

- оценить задачи в соответствии  с категориями А,Б,В

- задачи категории А  руководитель должен выполнять  сам

- задачи категории Б  следует перепоручить

- оставшиеся задачи самые  маловажные и подлежат обязательному  перепоручению.

• Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простым вспомогательным средством  в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким  критериям как срочность и  важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:

1) Срочные/ важные дела  – их необходимо выполнять  самому руководителю

2) Срочные/менее важные  дела - их следует делегировать

3) Менее срочные/важные  задачи – их необязательно  выполнять сразу, но выполнять  их надо самому.

4) Менее срочные/ менее  важные дела – от их выполнения  следует воздержаться

Делегирование является ключевой деятельностью управляющего. Под  делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет  за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована. Передача задача или деятельности может  осуществляться на длительный срок или  ограничиваться разовыми поручениями.

Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает  время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться, а также способствует использованию  профессиональных знаний и навыков  работников, положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Но ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение  целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска.

 

 

 

УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ

 

Рабочее время — это  установленное законодательством календарное время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка должен выполнять свои трудовые обязанности.

Рабочее время измеряется длительностью рабочего дня, рабочей  недели, рабочего месяца, рабочего года. Оно регулируется законодательством страны, которое определяет его предельную величину за календарный период; чаще всего это неделя. Согласно ст. 91 Трудового кодекса РФ, в нашей стране установлено, что продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. По мере создания необходимых экономических условий возможен переход к сокращению этой продолжительности. Рабочий день продолжительностью 8 часов впервые был введен в России в 1917 г. Ограничение законом рабочего времени было одним из первых требований возникшего в начале прошлого века рабочего движения.

В России с 1928 г. была сделана  попытка перевести промышленность на 7-часовой рабочий день и 5-дневную рабочую неделю. Но угроза военного нападения вынудила вернуться в июне 1940 г. опять к 8-часовому рабочему дню и 6-дневной рабочей неделе. В 1977 г. Конституция СССР закрепила 41-часовую рабочую неделю. В 1991 г. она была сокращена до 40 часов.

Ограничение законом продолжительности  рабочего времени является не только всеобщей мерой труда, получаемой от каждого работника обществом, производством, но и всеобщей гарантией права на отдых от чрезмерного переутомления в процессе труда.

Менеджер должен очень  хорошо знать Трудовой кодекс РФ и  полностью руководствоваться им в своей управленческой деятельности.

Нормой рабочего времени  является установленная законом  для данного работника продолжительность его рабочего времени (рабочих часов) за определенный календарный период — день, неделю, месяц. Эту норму, как правило, нельзя превышать. Но она может быть снижена по коллективному договору, соглашению за счет средств работодателя. Эта норма может снижаться до неполного рабочего времени. В первую очередь это относится к молодежи, не достигшей 18 лет, лицам, занятым на тяжелой и вредной работе.

Если работником затрачено  время сверх нормы, то оно считается  сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

В зависимости от характера  производственного процесса рабочее  время может быть неполным, гибким или скользящим и определяться методами организации рабочего дня или  недели.

Неполный день (неделя) охватывает лишь часть рабочего дня (недели) нормальной продолжительности с соответствующим понижением их оплаты.

Гибкие, скользящие графики  работы могут устанавливаться по соглашению работника с работодателем, но могут быть установлены для отдельных категорий работников коллективными договорами или Правилами внутреннего трудового распорядка. Время начала и конца работы определяет сам работник, поэтому данная часть его рабочего дня считается переменным временем. Вместе с тем работник должен отработать установленную ему норму рабочего времени. Такой режим работы очень удобен для родителей, имеющих детей малолетнего возраста, а также для беременных женщин.

Рабочее время. Непосредственно  к самому рабочему времени относится основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места.

Кроме того, в структуре  рабочего времени выделяется время  технологических и организационных перерывов.

К основному времени относится  такой вид работ, как непосредственная обработка деталей или изготовление продукта и т. д. Вспомогательное рабочее время связано с обеспечением возможности осуществления основной работы. Вместе с основным оно составляет оперативное время. В течение вспомогательного времени может происходить работа по сбору необходимой информации, например для отчета, доклада, составления документа, выполнения производственной операции и т. д.

Время обслуживания рабочего места тратится на организационные  и технологические процессы. В  это время проводятся работы по уборке рабочего места, наведению порядка, сортировке материалов и подготовке оборудования к работе.

В производственных условиях некоторые операции требуют подготовительно-заключительного времени.

Время перерывов. Оно также  неоднородно. Прежде всего, это время  на отдых и естественные надобности. Технологические перерывы связаны с особенностями технологического процесса. Например, для высушивания покрашенных деталей, а также при сушке меха, древесины и т. д. Организационные перерывы могут быть вызваны сбоями, неполадками, происходящими как по вине работников, так и независимо от них.

Рабочее время не подлежит накоплению и умножению, это ценнейший фактор производства и поэтому требует экономного, рачительного использования.

В ст. 100—101 ТК РФ раскрыто содержание режима рабочего времени и ненормированного рабочего дня, что, безусловно, должен знать менеджер любого звена управления. Так, «режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации», в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

«Ненормированный рабочий  день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости» эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени». Часто к такой категории относятся и менеджеры.

Управление рабочим временем немыслимо без анализа его структуры затрат на протяжении рабочей смены или ее части.

Анализ затрат рабочего времени  проводится с учетом того, что время, которое идет на выполнение элемента операции, определяется множеством организационно-технических  и психофизиологических факторов, а  они обычно не поддаются полному  контролю. Так, при изучении длительности одного и того же элемента операции в одних и тех же условиях может  быть получен ряд величин, в большинстве  случаев не совпадающих друг с  другом. Поэтому результаты таких измерений будут составлять вариационный ряд. Для того чтобы получить достоверные данные и сделать аналитические выводы о длительности операции и структуре затрат рабочего времени, необходимо использовать такие методы организации и обработки наблюдений, которые позволяют учитывать вероятностный характер анализируемых процессов. С этой целью надо обосновать количество проводимых наблюдений.

Методы исследования трудовых процессов классифицируются по цели исследования, количеству наблюдений, способу их проведения, форме фиксации данных и т. д. В соответствии с  целью исследования затрат рабочего времени выделяют: хронометраж, фотографию затрат рабочего времени и фотохронометраж.

Хронометраж: применяется  с целью проведения анализа приемов  труда и определения длительности повторяющихся элементов операции.

Хронометраж проводится в  следующей последовательности:

1) подготовка, включающая  выбор объектов наблюдения; 2) расчленение операции на элементы; 3) установление фиксажных точек; 4) определение числа наблюдений; 5) заполнение документации.

Для проведения хронометража объектами наблюдения являются типовые исполнители данной работы, обладающие необходимыми психофизическими характеристиками, квалификацией и выполняющие операцию в необходимом темпе.

Но если хронометраж проводится для изучения передового опыта, то объектом исследования становятся рабочие, применяющие  наиболее эффективные приемы и методы труда.

Определив объект наблюдения, подробно описывают операцию и вносят эти данные в специальный документ—  хронокарту. На лицевой стороне хронокарты делают записи о всех особенностях операции, оборудовании, инструменте, материале, работнике, состоянии организации и обслуживании рабочего места.

Затем операцию разделяют  на элементы: приемы, действия, движения.

Следующим этапом является установление их границ, определяемых по фиксажным точкам — резко выраженным (по звуковому или зрительному восприятию) моментам начала и окончания операции. Так, фиксажными точками можно считать: прикосновение руки к инструменту или заготовке, характерный звук начала резки металла и др. Далее устанавливается необходимое количество наблюдений исходя из требуемой точности и достоверности результатов хронометража. И на заключительном этапе после проведения замеров осуществляется обработка данных наблюдений.

После этого проводят анализ хронометража, включающий выявление лишних движений и действий, оценку возможности их совмещения и уменьшения длительности. В результате определяется оптимальная продолжительность операции и совершенствуется структура затрат рабочего времени.

Фотографирование рабочего дня включает: подготовку, проведение, обработку результатов наблюдения, их анализ и разработку мероприятий по улучшению использования рабочего времени.

На подготовительном этапе  изучаются технологический процесс, организация рабочего места, порядок его обслуживания, степень кооперации и разделения труда между группами работников.