Планирование рабочего времени

Если целью фотографии является изучение потерь рабочего времени, то изучается та организация труда, на которую рассчитываются нормативы.

В период самого процесса фотографирования фиксируются и измеряются все без исключения затраты времени как полезные, так и потери на протяжении рабочего дня или определенной его части, в течение двух-трех недель два-три раза в год. Все данные заносятся в наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего времени, который включает: 1) элементы операции и виды работ; 2) текущее время в часах или минутах; 3) индекс операции; 4) продолжительность.

По окончании замеров  составляются две таблицы. В первой отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения. Во второй — потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место.

Все замеры должны осуществляться с большой точностью, иначе процесс  фотографирования лишен всякого смысла. Задача фотографирования состоит в том, чтобы ответить на вопросы: на что расходуется время; сколько его нужно для выполнения тех или иных конкретных операций; что помогает, а что мешает его эффективному использованию.

Очень часто всю работу по выявлению потерь рабочего времени называют диагностикой рабочего времени. Она проводится работниками управления, которые анализируют полученные данные и разрабатывают меры по улучшению использования рабочего времени. В процессе анализа выявляются те факторы, которые обусловливают наибольшие потери времени. К ним относятся визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, работа с подчиненными и др. Вычислив их величину, определяют меры изменения структуры затрат времени, которая оптимально соответствовала бы решению главных задач организации.

Рабочее время подлежит нормированию. Нормирование — важнейшая составная часть, можно сказать, база управления рабочим временем. Установление прогрессивных норм времени необходимо для определения многих производственных факторов: численности работников, ИТР и служащих, их заработной платы, определения итогов работы, а также материального и морального стимулирования.

Особенности технологических  процессов влияют на величину затрат рабочего времени и его потери. Поэтому столь важно дня точного  учета затрат времени пользоваться установленными нормами и нормативами.

Под нормой времени понимается установленное в минутах или  часах время, необходимое для  изготовления единицы продукции  или выполнения производственной операции при существующих технико-экономическом  уровне производства и природно-климатических условиях.

Устанавливаются нормы подготовительно-заключительного времени, нормы основного и вспомогательного времени, нормы времени на организационно-техническое обслуживание оборудования, перерывы на отдых и личные надобности, а также перерывы, обусловленные особенностями технологических процессов.

При расчете норм используются нормативы времени, которые представляют собой установленные затраты времени на выполнение отдельных операций с учетом применения передовых приемов и методов труда.

Время отдыха — это свободное  от работы время, которое работник может использовать по своему усмотрению. Время на отдых также регламентируется в зависимости от характера отдельных работ и степени утомляемости работника из-за излишних физических усилий, повышенной напряженности, высокого темпа работы, сверхнормативного уровня температуры и влажности, повышенного шума и вибрации, недостаточной освещенности. В норме эти затраты на отдых могут составлять до 20 % от оперативного времени. Как правило, величина этих перерывов устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

Нормирование и планирование рабочего времени как исполнителей, так и руководителей позволяют значительно повысить эффективность его использования. Кроме того, осуществление названных элементов управления рабочим временем дает возможность выявить пути повышения этой эффективности.

Руководитель должен быть примером для подчиненных в этом плане. Желательно, чтобы он начинал  свой рабочий день раньше своих подчиненных и до их прихода мог составить и уточнить для них задания, а также предпринять все необходимые меры для их успешного выполнения.

В настоящее время в  России менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием  времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование  времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого  тоже, но, несмотря на это, по настоящее  время проблема эффективного использования  времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

В настоящее время руководителей  можно условно разделить на две группы:

• руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.

• Новые менеджеры, большинство  из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались  за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем  отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования  своего рабочего времени.

Российская экономика  переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной экономике  внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют  в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс  принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие  перед менеджером не всегда ясны и  последовательны. Множественность  целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто  приводит к противоречиям. Невозможность  постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают  неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты ).

Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано  не только с экономическими, но и  с общественно психологическими факторами.

В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени  руководителей. Это говорит о  проблемах с делегированием у  российских менеджеров. Многие из них  не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так  загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту  работу лучше. В результате менеджеру  не хватает времени на действительно  важные, перспективные задачи.

Еще одна особенность в  использовании рабочего времени  заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий  день с неформального общения  с коллегами, а не с важнейших  дел; обсуждение условий контракта  может плавно перейти в дружескую  беседу.

В России сложился образ  руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем  больше ему недостает времени, тем  значительнее он кажется. Некоторые  руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов  в сутки, выражая этим преданность  своему делу. Объективно же, это говорит  лишь о том, что человек не может  расставить приоритеты и правильно  организовать свое время.

В основном то, насколько  эффективно менеджер распоряжается  своим временем, зависит от его  личности, от того, хочет ли он упорядочить  свою деятельность, последовательно  внедряя в работу правила и  принципы самоменеджмента, т.к. для  этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Управление рабочим временем - одна из важнейших составляющих жизни  каждого члена современного общества - зачастую от неё зависит выполнение тех или иных задач. Сегодня общество и бизнес широко используют новые  возможности коммуникации с применением  компьютерных технологий: электронную  почту, обмен мгновенными сообщениями, форумы, доски объявлений, аудио- и  видеоконференции.

Широкое применение нашли  индивидуальные и корпоративные  средства планирования. Однако использование  средств общения и планирования в работе не всегда оказывается эффективным  и оправданным с точки зрения бизнеса. Основная проблема заключается  в отсутствии их интеграции с системами  управления документооборотом, деловыми процессами и проектами, учетными системами  и т.д. Автоматизация различных  задач, связанных с рабочим временем, и их синхронизация с офисными системами управления может помочь повысить эффективность работы и  добиться максимальных целей при минимальных затратах.

Систематизация бизнес-процессов  заключается в их структурировании, распределении по задачам. Любая  задача должна быть выполнена в указанные  временные рамки, то есть должны быть определены начало, окончание и затраченное  время. Можно к решению этой проблемы подходить индивидуально с помощью  индивидуального планировщика и  компьютерных приложений. Но подавляющее  большинство индивидуальных планировщиков  не содержат средств анализа и  контроля затраченного времени. И, следовательно, не являются полноценными средствами управления временем.

В компьютерных приложениях, так называемом деловом программном  обеспечении, проблема совместной работы сотрудников решается за счет встраивания  в программы средств общения, планирования задач и контроля их исполнения, поддержки мобильных  устройств, технологий интернет-порталов. Корпоративные среды, в том числе  операционные системы и бизнес-платформы  включают в себя такие решения.

Групповое планирование позволяет  назначить задание нескольким сотрудникам  с учетом хранения данных в единой базе и разграничения прав доступа. Отличие группового планирования - это его непосредственная связь  с организационной структурой: штатным  расписанием, ролями проекта, списком  участников рабочей группы. Более  гибкие планировщики позволяют назначать  сотрудникам роли помимо штатного расписания, что позволяет учитывать неформальное распределение обязанностей в организации.

Серьезной задачей для  кадровой службы является учет рабочего времени большого количества временных  сотрудников или сотрудников  со сдельной оплатой труда. В последнем  случае результаты труда могут не учитываться, например, при проведении маркетинговых акций с раздачей рекламной продукции. Система учета  рабочего времени включает в себя средство группового планирования и  отчетности.

Движение в направлении  интеграции деловых функций и  функций совместной работы осуществляют разработчики интернет-решений, ориентирующиеся, в первую очередь, на рынок среднего и крупного бизнеса. В странах  с устоявшейся рыночной экономикой существуют сотни интернет-решений, включающих в себя функции совместной работы и планирования рабочего времени, а также элементы делового программного обеспечения. Такие программные  продукты относятся к классу Groupware .

Исходя из этого, логическим продолжением существовавших ранее  продуктов управления рабочими процессами является появление программного продукта TMU GroupWare японской компании TMU Consulting, разработчика программного обеспечения и консультанта в области автоматизации бизнеса. Первая версия TMU GroupWare 1.2 вышла на рынок  в 2003 году. В программе все модули тесно интегрированы между собой, реализован документооборот, доступ с  карманных компьютеров и мобильных  телефонов, расширен список поддерживаемых баз данных и операционных систем.

TMU GroupWare изначально разрабатывался  как продукт для массового  использования, и он содержит  все необходимые средства для  автоматизации групповой работы  для среднего и крупного бизнеса.  В целом продукт является системой  управления деловыми процессами. Деловой процесс представляется  набором последовательно или  параллельно выполняемых задач:  условием начала выполнения следующей  задачи является окончание предыдущей  с нужным результатом. При запуске  процесса происходит интеллектуальный  выбор свободного сотрудника  для выполнения задачи. Независимый  движок Workflow позволяет в ходе  выполнения задачи обмениваться  информацией с другим программным  обеспечением, что позволяет встраивать TMU GroupWare в решения по управлению  предприятием или производством.

Помимо управления деловыми процессами решаются задачи стратегического  планирования – ведения проектов. Проекты имеют собственную структуру  ролей, на которые назначаются сотрудники.

Важнейшей компонентой делового программного обеспечения в TMU GroupWare является хранилище документов и  элементы документооборота. TMU GroupWare - это  система управления документооборотом  начального уровня, которая удовлетворяет  основным запросам бизнеса в этой области автоматизации. Документ представляет собой регистрационную карточку с набором полей, настраиваемых  пользователями, и набор присоединенных файлов. Ведется учет версий, поддерживается блокировка файла во время его  редактирования, имеется архив. Осуществляется поиск по карточке и тексту документов. Документооборот использует деловые  процессы для коллективной работы над  документами по их созданию и согласованию.