Планирование рабочего времени

В целом система построена  по принципам модульной архитектуры (в последующих версиях планируется  разработка новых, специализированных модулей, направленных на обеспечение  эффективной работы).

Этот программный продукт  предназначен для компаний:

с проектным подходом ведения  бизнеса;

с территориально удаленными офисами и филиалами;

стремящихся реализовать  стратегии управления знаниями;

желающих перейти на новую  ступень организационно-управленческого  развития;

планирующих получение сертификата  менеджмента качества и уже сертифицированных  по стандартам ISO 9001-2000.

С функциональной точки зрения TMU GroupWare - это, в первую очередь, полноценное  решение проблемы взаимодействия сотрудников  внутри организации, отдела или проекта. Обмен информацией происходит с  учетом организационной структуры  предприятия или проекта. Для  взаимодействия с внешним миром, с клиентами, контрагентами и  партнерами ведется корпоративный  список контактов. Максимально полный набор средств общения включает в себя сервер электронной почты  и поддержку внешних почтовых серверов, мессенджер – службу обмена мгновенными сообщениями, форумы, отправку SMS, корпоративную базу знаний. Коммуникационные возможности используются для рассылки уведомлений о событиях, включая подписку на уведомления об изменении состояния объектов и их контейнеров (например, прислать уведомление на нужный почтовый ящик - о любом просроченном задании, имеющем высокую важность).

Для сотрудника реализованы  планирование личных и совместных работ, определение местонахождения коллеги, бронирование имущества компании, хранение информации и документов, оперативный  обмен информацией и документами, оперативный поиск документа  или контакта, регистрация информации о клиенте и масса других функций.

Для менеджера – оперативный  контроль за бизнес-процессами с мобильного телефона, планирование и управление ежедневными и проектными работами, контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка, учет использования  рабочего времени, оперативные распоряжения и указания, контроль выполнения поручений, отслеживание потоков информации, осведомленность  обо всех создаваемых документах.

Среди прочих возможностей TMU GroupWare особо заметны и используемы  комплексные решения для автоматизации  бизнес-процессов компании. Такие, как  доступ с мобильных устройств  для управления персоналом, планировщик, поиск информации о местонахождении  сотрудника, список задач, штатное расписание и список сотрудников, карточки учета  рабочего времени, полная контактная информация, управление проектами, расчет плановых сроков, определение потребности  в ресурсах, учет выполнения работ, оперативная корректировка планов, регулирование документооборота, хранение и оперативный поиск документов, учет документов, контроль движения документов, согласование, визирование и утверждение  документов, CRM, регистрация клиентов, регистрация контактов, ведение  клиентских проектов, менеджмент имущества  компании, резервирование помещений, транспорта и т.п., общение с сотрудниками путём обмена моментальными сообщениями, е-mail, форум, новости, интернет, персональный каталог ссылок, поиск в интернет. Кроме того, в продукте реализован многоязыковой интерфейс, разграничение  прав доступа, отчетность и др.

При использовании TMU GroupWare компания может добиться снижения затрат и  издержек, автоматизации бизнес-процессов, сокращая при этом затраты на организацию  и производство, повысить эффективность  и продуктивность работы.

Еще одной новинкой в области  корпоративного программного обеспечения  для мониторинга рабочего времени  стала программа Cyclope.

Программа Cyclope позволяет  руководителям и кадровым службам  компаний получать подробную статистику об использовании компьютеров сотрудниками, а с ее помощью эффективно выстраивать  систему мотивации персонала, а  также выявлять случаи недобросовестного  использования рабочего времени  и принимать меры для пресечения подобных явлений.

Статистика показывает, что  в России офисные сотрудники тратят до половины своего рабочего времени  на деятельность, не имеющую никакого отношения к работе: игры в компьютерные игры, общение с друзьями в ICQ и  в социальных сетях, посещение развлекательных  сайтов и написание блогов. Программа Cyclope призвана показать руководителю компании и кадровым службам, сколько времени  сотрудники тратят собственно на работу, оценить эффективность сотрудников  и поощрять/наказывать персонал в  зависимости от полученной информации об эффективности. 

Cyclope устанавливается на  компьютерах локальной сети организации  и предоставляет статистику обо  всех приложениях, которые запускались  на компьютере каждого сотрудника, обо всех посещенных интернет-сайтах и об общении в ICQ и других программах обмена мгновенными сообщениями. При этом каждый вид деятельности можно классифицировать как эффективный и неэффективный. Кроме того, Cyclope формирует удобные графики, наглядно демонстрирующие эффективность каждого сотрудника и целых отделов, которые позволят руководству и кадровым службам оперативно реагировать на факты нарушения трудовой дисциплины и вносить изменения в систему мотивации при появлении новых условий и факторов.

Важно отметить, что программа Cyclope разрабатывалась так, чтобы  работодатель не нарушал тайну переписки  и не вторгался в частную жизнь  сотрудников, но при этом мог абсолютно  точно оценить эффективность  работы каждого сотрудника. Cyclope отслеживает  время, затраченное на ведение личной переписки, но при этом не отслеживает  содержания переписки, что позволяет  говорить о соблюдении и этических, и правовых норм при использовании Cyclope.

В целом, при использовании  на предприятии Cyclope помогает: разработать  систему мотивации и премирования; оценить реальную загрузку сотрудников; проконтролировать количество реально  проведенного за компьютером времени; оценить эффективность использования  рабочего времени.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Рабочее время — это  важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе такого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение структуры его затрат и выявление неиспользованных резервов.

Большая роль в улучшении  использования рабочего времени отводится его планированию, что является одной из главных задач руководителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач.

Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и  руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделений. Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии.

Менеджер должен стремиться к правильному распределению  времени, исходя из личных интересов  и интересов бизнеса. Нужно так  использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа  задач, которые в свою очередь  обуславливают выполнение промежуточных  задач, ведущих к реализации основной цели.

Свои собственные планы  времени менеджер должен согласовывать  с планами подчиненных и непосредственного  руководителя, чтобы достичь максимального  эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы  путем постановки ясных целей, правильного  выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Алехина О. Ф. Рабочее  время руководителя и эффективность  его использования : учеб. пособие  / О.Ф. Алехина, О.Ф. Удалов, Ф.Е.  Удалов ; Нижегор. гос. ун-т им. Н.И. Лобачевского. - Н. Новгород : НГУ, 2004.

2. Афоничкина А.И. Основы  менеджмента/ под ред. А.И. Афоничкина. – СПб.: Питер, 2007. – 528с. – (Серия  «Учебник для вузов»).

3. Бош Г. Рабочее время:  тенденции и возникающие проблемы // Международный обзор труда. - М., 2007. - № 1. - С. 36-59

4. Веснин В.Р. Менеджмент  в вопросах и ответах: Учебное  пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во  Проспект, 2004. – 176с.

5. Виханский О.С., Наумов  А.И. Менеджмент: учебник. – 3-е  изд. – М.: Экономистъ, 2003. – 528 с.: ил.

6. Вишневская Н. Динамика  рабочего времени: сравнительный  анализ / Н.Вишневская, В.Гимпельсон, Г.Мосунова // Мировая экономика и международные  отношения. - М., 2001. - N 2. - С. 61-72

7. Гамидуллаев Б.Н. Экономия  времени и показатели ее оценки  в процессах управления предприятием : учеб. пособие / Б.Н.Гамидуллаев  ; Пенз. гос. техн. ун-т. – Пенза  : Изд-во Пенз. гос. техн. ун-та, 2007.

8. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ,2002. – 177с.

9. Гольдштейн Г.Я. Основы  менеджмента: Учебное пособие,  изд. 3-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2008.