Понятие управления

 

Конспект  лекций

Понятие управления

      Управлением называется воздействие управляющей подсистемы (субъект управления) на управляемую подсистему (объект управления) направленное либо:

1. сохранение основных качеств системы (т.е. совокупности свойств, утеря которых ведет к разрушению системы);
2. на выполнение (в условиях изменения среды) некоторой программы действий управляемой системы;
3. либо на достижение определенной цели (целей).

      Схема системы управления (см. рис. 2.3.) 

 

                        Рис. 2.3. Система управления  
 

Понятие организации как  объекта.

  В этом понимании  организация - это вид производственной системы: предприятие, учреждение, объединение, фирма и т.д.

   Создание  производственной организации обусловлено  человеческой потребностью в кооперации усилий. Люди имеют определенные потребности и цели, однако они имеют ряд физических, биологических, социально-психологических ограничений для достижения целей и вынуждены объединить свои усилия. Однако это объединение не простое, оно становится организацией, после того как использован основной источник эффективности деятельности (экономии расходов) - разделение труда. Таким образом, организации как объекту управления можно дать следующее определение: это структура ролей (Саулин А.Д.).

   Существуют  и другие определения организации как объекта.

   Смирнов Э.А. – это объединение элементов для реализации программы или достижения цели, действующее на основании определенных правил и процедур.

   Мильнер Б.З. – объект, обладающий упорядоченной  внутренней структурой. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит  из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между собой.

   Мескон, Альберт, Хедоури – группа людей, деятельность которых сознательно  координируется для достижения общей цели или целей. Т.е. некая группа людей должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией:

1. Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя группой.
2. Наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены группы.
3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

 

Формальные  и неформальные организации:

      Организация как объект – это структура  ролей. Причем если это сознательно формализованная структура, то она отражает распределение административных ролей (начальник, подчиненный, бухгалтер, снабженец). Если же речь идет о неформальной структуре, то она показывает распределение психологических ролей (лидер, исполнитель, генератор идей). Таким образом, работник в организации играет две роли - административную и социально-психологическую. Такое разделение предопределяется двумя сторонами организации -формальной и неформальной, которые выделял Ч.Барнард в своей теории социальных систем. Формальная и неформальная организации - это не виды организации, а ее аспекты.

      Формальная  организация - это официально установленное и зафиксированное строение системы и порядок функционирования элементов. Фиксация осуществляется в организационных документах. Суть формальной организации заключается в наличии и осознании общей цели у индивидов, которые могут и хотят ее реализовывать совместно. При этой реализации они договариваются об определенном распределении полномочий и обязанностей. Уровень формализации организации определяется четкостью разграничения полномочий и обязанностей. Эти границы официально устанавливают степени свободы для каждого участника организации.

      Неформальная  организация - это любая совместная деятельность индивидов, в которой отсутствует осознанная общая цель. Хотя эта деятельность и может приводить к общим результатам. Таким образом, в отличие от формальной организации неформальная организация не закреплена в каких-либо организационных документах. Причина возникновения неформальной организации заключается в недостатке формализации ролей (в нечетком распределении прав и обязанностей) и необходимости налаживания межличностных связей между участниками организации при исполнении их формальных ролей. В рамках этих связей выявляется мотивация участников организации. Работники вступают в неформальные группы, поскольку хотят принадлежать данной социальной группе, в поисках защиты и общения, просто из симпатии к тем или иным людям. Неформальная организация осуществляет социальный контроль над деятельностью предприятия (через социальные нормы), выдвигает своих неформальных лидеров и даже может сопротивляться переменам.

      Исходя  из сравнения формальной и неформальной организации, можно сделать вывод, что вопрос разделения формальной и неформальной организации - это вопрос разделения двух подходов в процессе организации: организационно-технического и социально-психологического. В рамках первого осуществляется управление созданием формальной организации (классическая школа). В рамках второго руководители могут влиять на формирование и развитие неформальной организации, роль которой для эффективности организации (в частности, при профилактике конфликтов) была отмечена в различных научных трудах по организации управления (доктрина человеческих отношений, бихевиоризм).

      Существует  ряд требований для того, чтобы  формальная организация была эффективной:

- учет  объективных закономерностей и  возможностей (ограничений по ресурсам, условий внешней среды);

- закрепление  рационального распределения ролей с полным и четким описанием прав и обязанностей;

- непротиворечивость  распределения ролей в отношении к общей цели и между собой;

- однозначность  восприятия ролей.

      С другой стороны, сформулирован ряд  требований и к неформальной организации, которая зачастую играет деструктивную роль (распространение ложных слухов, принятие негативных социальных норм):

- признание  существования неформальной организации наряду с формальной;

- выявление  неформальных лидеров и их  интересов и мотивов;

- учет  возможных отрицательных последствий для неформальных организаций при принятии решений;

- привлечение  ведущих членов неформальной  организации к принятию решений;

- оперативное  распространение точной информации  через неформальную организацию. 
 

Системный подход к определению сущности организации.

      Преобладающей методологией исследования объектов до 20 века был анализ, основанный на расщеплении  объекта вплоть до простейших элементов, на подробном их изучении и описании. Анализ (от греч. analysis – разложение) расчленение (мысленное или реальное) объекта на элементы. Этот подход приемлем и сейчас, но для простых систем. Однако, исследование сложных и сверхсложных систем при помощи анализа затруднено. Сложность объекта определяется количеством элементов и связей, которые влияют на разнообразие состояния системы (автомобиль, самолет и т.д.).

      Причины, по которым метод анализа не может  быть использован при исследовании сверхсложных систем:

- невозможно  подробно описать все элементы  и связи сложных систем;

- потери  системных свойств целого, которыми не обладает элементы системы.

      Сверхсложные  системы можно изучать только с помощью системного подхода.

      Существует  много определений системы разной степени формализованности. В частности,

 - система (от греч. systema – целое, составленное из частей, соединение) множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство;

- система  – множество динамически взаимосвязанных  элементов;

- система  – множество динамически взаимосвязанных элементов, каждый из которых не обладает свойством, присущим целому, т.е. системе.

      Система – это такое целое, которое  нельзя разделить на независимые  части.   

Элемент системы – это неделимая в  рамках данной системы, обособленная ее часть со своими специфическими чертами, свойствами и назначением. Элементы считаются взаимосвязанными, если они накладывают взаимные ограничения на поведение (функционирование, изменение) друг друга.

     Все, что не входит в систему, является для нее внешней средой. Любая обособленная часть системы составляет ее подсистему. Система является развивающимся объектом. Она возникает, развивается во времени, пространстве, мыслительном процессе, разрушается и перестает существовать. Любое выделение системы из внешней среды и подсистемы в системе не единственно и зависит от цели исследования и от многообразия свойств элементов и их взаимосвязей.

      В соответствии с введенным определением системой могут быть объекты самой  разнообразной материальной и нематериальной природы, обладающие определенной целостностью (взаимосвязанностью элементов).

      Системный подход в самом простом виде –  это признание того, что объектом исследования является система. В этом случае организация как объект управления – это система, состоящая из элементов, имеющих общую цель.

Внутренняя  среда организации. Внешняя среда  организации.

      Элементы  внутренней и внешней среды организации представлены на рис. 2.1. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2.1. Организация как открытая система 

Приростный  и предпринимательский  стили поведения

В виду того, что  социальные изменения неизбежны, организациям не удаётся исключить их полностью. При приростном стиле реакция  на изменения происходит постфактум: действие предпринимается, когда необходимость  изменений стала явной и настоятельной. Решения направлены на минимизацию изменений в сложившемся положении. Поиск альтернатив ведётся последовательно, и принимается первое удовлетворительное решение.

Приростное поведение  демонстрируют как коммерческие, так и бесприбыльные организации. Тем не менее, имеется значительное различие между коммерческой фирмой и другими организациями, обслуживающими потребности общества. Большинство фирм, действующих в приростном стиле, в то же время стремятся к эффективности своей деятельности. Меньшинство, которое прекращает погоню за эффективностью, в долгосрочном плане не выживает. С другой стороны, некоммерческие организации имеют тенденцию к бюрократизации. Вместо того, чтобы стремиться к эффективности, они склонны разрабатывать свод правил и процедур «как ведётся дело» В то время как на фирме инкрементализм применяется для обеспечения эффективного использования ресурсов, в других организациях он направлен на сохранение определённого статус-кво.

Предпринимательское поведение встречается гораздо  реже, чем приростное. В бесприбыльных организациях оно обычно имеет место, когда организация только создана и ранний период её развития посвящён определению задач и созданию административной структуры. После начального периода организация постепенно переходит к приростному образу действий. Предпринимательское поведение в такой организации не встречается, кроме как в условиях острого кризиса, вызванного глубокой эрозией её социального значения.

Тот факт, что  в течение 170 лет промышленной истории  рождения и смерти частных фирм случались гораздо чаще, чем предприятий в общественном секторе (с единственным исключением периодов двух мировых войн, когда наблюдалась противоположная картина), является одной из причин, почему предпринимательское поведение обычно приписывается частной фирме.