Повышение эффективности использования рабочего времени

Введение 

 

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что нехватка времени - одна из наиболее распространенных проблем, как руководителей, так и специалистов.

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и  через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время.

Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в  кредит, поэтому важно научиться  использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят: «Время – деньги». По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласиться.

Потерянное  время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в  это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не  были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей. Отсюда актуальность выбранной темы курсовой работы.

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей.

Единственным  решением может стать  только применение специальных приемов  и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент»  переводится с английского языка  как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Данная проблема имеет большое  практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

История вопроса восходит даже к началу  ХХ века. Одним из первых вопросом оптимизации использования  рабочего времени заинтересовался  родоначальник научного подхода к организации труда Фредерик Уинслоу Тейлор, подходивший к вопросу оптимизации труда через его нормирование, в частности нормирования времени, отводимого на каждую операцию. Предложенные им подход и механизмы работы позволили значительно повысить производительность труда рабочих на тех предприятиях, где он проводил реорганизацию трудовых процессов.

В России практика оптимизации использования  рабочего времени также имеет  свою достаточно яркую историю. В 1921 году в СССР широкое распространение получил термин НОТ - научная организация труда. По этой тематике проводились конференции, организовывались научные центры, в советском НОТ выделялись разнообразные течения. Активные работники НОТ создали массовую организацию «Лига «Время»», которая была призвана привлечь широкие массы трудящихся к работе по НОТ. Одной из основных своих целей «Лига «Время»» ставила сокращение неэффективных временных затрат. Само движение началось в 1923 году с заметки в газете «Правда», где приводились данные о непростительных тратах производственного времени на общих собраниях, в частности описан случай, когда суммарное время ожидания докладчика большим числом квалифицированных работников авиационного завода было оценено американскими специалистами, присутствовавшими при этом, как достаточное для постройки нескольких аэропланов. В результате работы по рационализации труда членов Лиги на Казанском телеграфе расход рабочей силы сократился в 2 раза, а месячные затраты на прохождение телеграмм уменьшилась в 4 раза.

Однако, последствия нерационального и неэффективного использования времени связаны не только с производственными потерями: страдает и здоровье людей. Работа в постоянном цейтноте вызывает стресс, приводит к хроническому переутомлению, быстрому износу квалифицированных сотрудников, синдрому «выгорания», разладу семейных отношений, профзаболеваниям, заболеваниям сердечно-сосудистой системы, язвенной болезни и другим не менее приятным последствиям.

Время нельзя чем-то заменить. В определенных пределах один ресурс всегда можно заменить другим, например вместо алюминия нередко используют медь. Вместо труда можно применить капитал. Недостаток квалифицированного персонала можно компенсировать количеством работников. Но время не заменишь ничем.

Для всего требуется время. Это единственное универсальное условие. Любая работа происходит во времени и требует времени. Тем не менее большинство людей воспринимают этот уникальный, незаменимый, невосполнимый и абсолютно необходимый ресурс как должное, как нечто само собой разумеющееся. Наверное, ничто другое так не отличает эффективных руководителей ото всех остальных, как их бережное отношение ко времени.

В распоряжении человека очень мало средств контроля и эффективного управления своим временем.

Чтобы  обеспечить эффективность, каждый работник умственного труда (и особенно — каждый руководитель) должен научиться планировать свое время.

На практике планирование времени  сводится к его распределению  по видам работ. Укрупненное распределение  времени регламентируется с помощью  распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего руководства (обычно — коллективного), учитывает периодичность выполнения отдельных работ и осуществляет их увязку. Нужно иметь в виду, что с повышением уровня руководства снижается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.

Планирование времени позволяет  руководителям и специалистам:

— критически осмыслить собственные  цели и найти более эффективные способы их реализации, позволяющие не только своевременно с ними справиться, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных проблем;

— сконцентрироваться на важнейших  вопросах с учетом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения ее необходимости; оценки последствий в случае отказа от выполнения; оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышения реальной отдачи;

— сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание.

Целью дипломной работы является изучение возможностей рационально использовать и экономить временной ресурс и определить методику сокращения непроизводительных затрат этого ресурса.

Для достижения поставленной цели рассмотрим ряд задач:

• изучить сущность, цели и задачи тайм-менеджмента в современных условиях;
• рассмотреть планирование и распределение рабочего времени как фактор эффективности труда руководителя;
• охарактеризовать методику анализа эффективности использования рабочего времени руководителя:
• проанализировать эффективность использования рабочего времени руководителя;
• сформулировать выводы на основании проведенного исследования.

Предмет исследования рабочее  время руководителя предприятия.

Объект исследования – общество с ограниченной ответственностью «Ярстройэлита».

Теоретической и методологической основой проведения исследования явились  законодательные акты, нормативные  документы по вопросам  хозяйствования в условиях рыночной экономики. При этом использованы источники учебной, монографической и периодической литературы.

При разработке и решении  поставленных задач применялись  методы: наблюдения, группировки, сравнения, обобщение и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы тайм-менеджмента

 

1.1 Сущность, цели  и задачи тайм-менеджмента в  современных условиях

 

Большинству из нас известно, что между стремлением много  запланировать и результатом  «много успеть», как правило, лежит  большая пропасть. И пропасть эта  создана потерянным временем, которое вполне можно было бы использовать довольно продуктивно. Управлять собственным временем помогает знание основ тайм – менеджмента, – технологии, позволяющей организовать время и существенно повысить эффективность его применения.

Как бы мы не пытались оправдать  нехватку времени на те или иные действия, в действительности существуют только четыре истинных причины того, что мы чего-то не успеваем. Первая, и, пожалуй, ведущая причина, – нежелание  выполнять определённые обязанности. Вторая, довольно весомая, причина, – отсутствие интереса к какому-либо делу. Третья причина, – личная неорганизованность. И, наконец, четвёртая причина нехватки времени, – длительная подготовка к осуществлению какого-то занятия. А ведь все эти причины создают довольно серьёзную проблему постоянных опозданий везде и всюду.

В переводе с английского "тайм-менеджмент" означает - управление временем. Но нетрудно заметить, что управлять временем человек не может. Поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация времени», достаточно условен. Под управлением временем мы понимаем исключительно управление собственной деятельностью, организацию выполнения задач и распределения ресурсов.

Термин «управление  личным временем», оправдан тем, что время является наиболее ценным из всех ресурсов, как совершенно невозобновимый и очень ограниченный. Поэтому именно время даёт наиболее удобный угол зрения на все процессы управления.

Современный тайм-менеджмент – не просто набор приёмов из области «как успевать укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». Это комплексная система управления собой и своей деятельностью.

 Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса¹.  Однако несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ – это такой  процесс, который позволяет выявить  нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также  вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей –  необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование – это  такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые  необходимо выполнить за определенный промежуток времени.  Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа  эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая  никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

Тайм-менеджмент способен помочь человеку организовать свой рабочий день. Но он не в силах повысить его профессионализм, привить ему трудолюбие или заставить работать с полной самоотдачей. А ведь эффективность каждого сотрудника зависит именно от решения этих вопросов, а вовсе не от степени его мастерства в обращении с органайзером².