Повышение эффективности использования рабочего времени

- четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.

С этой целью можно  использовать также большой персональный «Фолифакс», представляющий собой портативную  базу данных¹⁴. В «Фолифакс» входят следующие разделы:

- личные сведения (номера счетов, машины, страховки и п.д.);

- ежедневник;

- ежегодник (на весь календарный день);

- записная книжка-блокнот;

- информация;

- личные финансы;

- адресная книга;

- пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.

Таким образом, «Фолифакс» охватывает все стороны жизни  менеджера и помогает ему в  решении проблем. В то же время  «Фолифакс» таит в себе серьезную  опасность - если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание  в мире. Одна из них - это система  «Тайм Менеджер», имеющая рейтинг  № 1 в Европе. Она разработана  компанией Time Manager Intemational, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития и основана в 1975 г. в Дании¹⁵.

В «Тайм Менеджере» все  продумано до мелочей, как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря  широкому ассортименту продукции можно  легко приспособить «Тайм Менеджер» к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта «Тайм, Менеджера»: стандартный, специальный и «руководитель». Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в' разновидность «Тайм Менеджера», специально ориентированного на тот или иной вполне определенный вид деятельности, например, для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т.д.

Комплект любого базового варианта «Тайм Менеджера» состоит из пяти основных элементов:

- папки с кольцевым зажимом;

- коробки со стандартным набором бланков;

- руководства по пользованию «Тайм Менеджером» «Ключ к личной эффективности»;

- каталога продукции компании;

- образцов дополнительных бланков.

Тип папки с кольцевым  механизмом различается в зависимости  от варианта «Тайм Менеджера». Остальные  элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке с кольцевым  механизмом находятся:

- 17 закладок;

- вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем – записной книжкой.

- автоматический карандаш.

Система «Тайм Менеджер»  позволяет: добиваться высоких результатов в работе; устанавливать приоритеты; правильно оценивать обстановку; не забывать о важных делах; эффективно использовать время; лучше взаимодействовать с другими людьми; повышать свой творческий потенциал; правильно распределять обязанности; более гибко и спокойно относиться к переменам.

Кроме рассмотренных  систем, имеются также вспомогательные средства для организации трудового процесса руководителя: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и другие. Диапазон использования вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства, и они помогают им в работе.

Существует также множество  технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и ис­пользовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры. За последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить их за несколько часов. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты подготовлены к непосредственному использованию в архиве. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации.

Другими вспомогательными средствами менеджера являются: электрические  пишущие машинки, электронные калькуляторы, копировально-множительные машины, контрольные  табло и другие.

Таким образом, в современных условиях инструментарий планирования и организации деятельности руководителя достаточно широк.

Организация труда руководителя - использование эффективной системы  приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения — это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности.

Типовыми составляющими  труда руководителя, учитываемыми при  установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

 

 

1.3 Методика  анализа эффективности использования  рабочего времени руководителя 

 

 

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Анализ использования  рабочего времени осуществляется путем  сравнения фактического количества рабочих дней с плановым в расчете на одну должность и на весь персонал организации. При анализе рабочего времени календарный фонд включает в себя фонд внерабочего времени (выходные и праздничные дни) и номинальный фонд рабочего времени, который в организации увеличивается на количество дней, отработанных персоналом в выходные и праздничные дни. С целью оценки эффективности использования рабочего времени необходимо выделить величины нормируемых и ненормируемых потерь времени.

Для оценки уровня использования  рабочего времени применяются показатели, характеризующие соотношение между отдельными элементами баланса рабочего времени, которые рассчитываются по следующим формулам:

1. коэффициент использования номинального фонда рабочего времени Кном: 

 

Кном = Такт / Тном;                          (1) 

 

2. коэффициент эффективного использования номинального фонда рабочего времени Кэ.ном: 

 

Кэ.ном = Тпол / Тном;                      (2) 

 

3. коэффициент потерь Кпот: 

 

Кпот = Кпот / Такт;                             (3) 

 

4. коэффициент работы в выходные и праздничные дни: 

 

Кпразд = Тпразд / Тном;                   (4)  

 

где:         

Тном - номинальный фонд рабочего времени;

Такт - активный фонд рабочего времени;

Тпол - полезный фонд рабочего времени;

Тпот - потери (ненормированные невыходы);

Тпразд - время, отработанное в выходные и праздничные дни.

 

Анализ рабочего времени  и эффективности труда предполагает также характеристику таких показателей  рабочего времени, как средняя продолжительность  рабочей недели и средняя продолжительность  рабочего дня.

Фотография рабочего времени - инструмент анализа и оптимизации  трудовых процессов.

Фотография рабочего времени (ФРВ) — это вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя за определенный период работы. В результате получают точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.

ФРВ представляет собой  инструмент, который можно использовать для самых различных целей. Основное предназначение ФРВ — это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени. Однако кроме этого, ФРВ можно использовать для следующих целей:

1.      Определение структуры рабочего времени. Выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит в работе (иначе говоря, чем больше времени сотрудник тратит на тот или иной вид деятельности, тем более значимым он его считает).

2.      Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу и для постановки задач, и для оценки эффективности сотрудника, и для поиска более оптимальных способов организации труда.

3.      Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии. Причем метод ФРВ применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4.      Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью ФРВ можно выявить причины такой ситуации.

5.      Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРВ можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников.

6.      Совершенствование процесса организации труда. ФРВ позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7.      Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Технология проведения ФРВ состоит из нескольких этапов:

1.      Определение целей проведения ФРВ. Определение вида ФРВ, адекватного поставленным целям.

2.      Определение параметров анализа. Выбор оснований классификации затрат времени. Проведение предварительной аналитической работы по группировке временных затрат.

3.      Подготовка бланков наблюдения.

4.      Подготовка (инструктаж и обучение) наблюдателей.

5.      Планирование времени проведения ФРВ, согласование его с заинтересованными лицами (руководителем подразделения, службой персонала и др.)

6.      Информирование персонала о предполагаемой ФРВ, разъяснение целей и последствий ФРВ.

7.      Собственно проведение ФРВ.

8.      Обработка результатов.

9.      Анализ результатов и выработка решений (или рекомендаций).

При проведении ФРВ большое внимание должно уделяться подготовительным работам. От тщательности подготовки во многом зависят полученные результаты.

 

 

¹ Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы - М.: АиСТ-М, 2003. – С. 21.

² Захаренко Г.П. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004. – С. 61.

³ Зайверт Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. -  М.: Интерэксперт, 2005. – С. 75.

⁴ Машков В.Н. Психология управления: Учебное пособие. – СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. – С. 43.

⁵ Материалы сайта www.kadrovic.ru

⁶ Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2002. – С. 82.

⁷ Захаренко Г.П. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004. – С. 65.

⁸ По результатам опроса на сайте http://www.kadrovik.ru/

⁹ Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – С. 101.

¹⁰ Комаров Е., Организация трудового процесса руководителя // Управление персоналом. - 2000. - №3. – С. 15.

¹¹ Ниссинен И., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования / Пер. с фин. – М.: Экономика, 2008. – С. 86.

¹² Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2006. – С. 46.

¹³ Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – С.258.

¹⁴ Ниссинен И., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования /Пер. с фин. – М..: Экономика, 2008.- С.75-76.

¹⁵ Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник для вузов. – М.: Гардарика, 2000. – С. 204.