Повышение эффективности использования рабочего времени

Можно выделить ряд принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

• умение верно ставить цели;
• умение правильно определять жизненные приоритеты;
• умение варьировать инструментами планирования;
• наработка необходимых привычек.

 Эффективный тайм – менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если мы просто намереваемся выучить какой-то иностранный язык, – это не цель. А вот если мы хотим выучить его до определённого уровня к какому-то сроку, – это уже цель.

Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается  в нашей способности выбрать  из множества целей наиболее весомую  и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдыха.

С наработкой необходимых  привычек всё просто. Стабильность повторения правил тайм – менеджмента  изо дня в день способствует наработке  навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд, идея которого лежит в основе сущности тайм – менеджмента.

 Многие популярные сегодня технологии управления временем были разработаны еще в 1970-е годы в Западной Европе и США. Однако воспринимать тайм-менеджмент как на 100% западную технологию было бы ошибкой. Отечественная школа научной организации труда и личного времени (НОТ) может похвастаться рядом собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Один из «отцов» научного менеджмента Фрэнк Гилбрет, ознакомившись с публикациями Центрального института труда (ЦИТ), заявил: «Русские глубже нас разбираются в вопросах организации времени»³.

Импульс к развитию НОТ  в России дали разработки двух наиболее ярких представителей отечественной  управленческой науки начала прошлого века. Так, директор ЦИТ Алексей Гастев в свое время первым опроверг одно из наиболее распространенных возражений против научной организации рабочего процесса, согласно которому она является несовместимой с творческим мышлением. По его мнению, стандартизация действий и наработка автоматизма способствуют тому, что «нервная энергия освобождается для все новых и новых инициативных стимулов, увеличивая мощь индивида до беспредельности»⁴.

Платон Керженцев, руководитель движения «Время», ставил основной целью  своей организации сокращение неэффективных временных затрат. Само движение зародилось в 1923 году с заметки в газете «Правда», в которой приводились данные о непростительных тратах производственного времени на общих собраниях. В ней, в частности, был описан случай, когда суммарное время ожидания докладчика большим числом квалифицированных работников авиационного завода было оценено присутствовавшими при этом американскими специалистами как достаточное для постройки нескольких аэропланов⁵.

Вторая волна популярности тайм-менеджмента в нашей стране началась с выходом в начале 1970-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней он первым из отечественных исследователей озвучил идею хронометража как основы системы управления личным временем, а также привел свою теорию «бюджетирования» времени – гораздо более гибкого инструмента, чем традиционное западное планирование⁶.

Традиционный тайм менеджмент неэффективен, т.к.⁷:

1. Это попытка организовать  рабочее время сотрудника в  отрыве от личного, хотя сегодня  граница между временем для решения личных и профессиональных вопросов практически стерта

2. Значительная часть  всех посвященных тайм менеджмент  курсов отводится вопросам планирования. Однако его роль в современном  бизнесе становится все менее  важной. И наоборот, все актуальнее становится умение специалиста отходить от заранее разработанных планов и схем и получать максимальную выгоду от решения непредвиденных задач

3. Для того чтобы  эффективно использовать инструменты  тайм менеджмента, сотруднику  нужно дорасти до понимания  их необходимости самостоятельно. Однако к тому времени, когда это происходит, он обычно вырабатывает ряд собственных практических навыков. Теоретическая основа тайм менеджмента в этом случае нужна менеджеру лишь «для общего развития».

По данным опроса (табл. 1), проведенного в организациях, 26,1% персонала считают тайм-менеджмент полезным и эффективным. И только 3,77 персонала считают его бесполезным.

Таблица 1 - Как вы относитесь к тайм-менеджменту⁸

Считаю его крайне полезным и  эффективным инструментом для повышения производительности труда	26,10% (83)
Эффективность ТМ в большой степени  зависит от компетентности менеджера, который его применяет	46,23% (147)
Хороший менеджер и так умеет  управлять своим временем, поэтому  ТМ ему, по большому счету, не нужен	23,90% (76)
Это совершенно бесполезное «изобретение»  консалтинговых и коучинговых организаций, нужное лишь для выбивания денег  из клиента	3,77% (12)

Многие люди, применяющие  систему управления временем в повседневной практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт «инвентаризации» рабочего времени, так и за счёт планирования самой работы. Нельзя однозначно сказать, что даст эта система но, возможно, получить следующие результаты:

- научитесь понимать, что является важным для достижения поставленных целей.

- достигнете своих целей быстрее. Жизнь  наполнится новым смыслом и удовлетворением.

- будет четкий и ясный план работы и не менее четкий график работы.

- станете более организованным, сократится расход времени на пустяки и отвлекающие дела.

- сможете лучше сосредоточиться на наиболее важных вопросах, повысится результативность принимаемых решений.

- будете достигать большего за меньшее время, а сэкономленное время использовать для достижения других целей.

- поскольку сами хорошо организованы, будет проще и приятнее работать с подчиненными.

- появится больше простора для творчества, поскольку высвободится для этого достаточно времени.

- просто появится больше свободного времени для себя.

Таким образом, тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.

Но, кроме умения управлять своим временем, профессиональный руководитель должен знать, как эффективно организовать рабочее время своих подчиненных, чтобы конечные цели функционирования организации достигались не только с наименьшими материальными затратами, но и в более оптимальные временные промежутки.

Умение управлять другими  людьми начинается с умения управлять  самим собой.

Необходимость выделения  управления временем в отдельную  область исследований обусловлена  постоянно нарастающими темпами  изменений во внешней среде, увеличением информационных потоков, которые приходится отслеживать руководителю и ростом в связи с этим требований к мобильности и организованности менеджеров.

 

 

1.2 Планирование и распределение  рабочего времени как фактор  эффективности труда руководителя

 

 

В настоящее время  эффективность работы организации  во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы. 

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование  руководителем рабочего времени. 

Важным шагом при создании эффективной  системы управления собственным  временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей  не связано с дополнительными  усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. 

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые  следует осуществить, но и стимулируют  их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть⁹:

- реалистичными и конкретными;

- ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

- измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.  

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя. 

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование  его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к  этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них  нет ясной базы для принятия решений  при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.  

Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной  работе во многом определяется практикой  его повседневной деятельности, а  решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени. 

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение  главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять  правильное решение, как наиболее целесообразно  использовать рабочее время. 

Чтобы получить как можно  лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как  «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода. 

Главное преимущество, достигаемое  путем планирования работы, состоит  в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени. 

При разработке плана каждого периода  руководитель должен ответить на следующие  вопросы:  

Какова основная цель данного периода?

Каким количеством времени  он располагает?

В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?  

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его  бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.  

При разработке плана конкретного  периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

- правило основного соотношения (правило 60 : 40)¹⁰. Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока - по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности; анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов; регулярность и системность планирования; реалистичность планирования; письменная форма формируемого плана; перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности; установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия; установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план; делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.