Принципы построения системы управления фирмой

     Наибольший  интерес представляет структура  управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет и технику управления, и процесс, и методы, и функции. Структуру управления фирмой более подробно рассмотрим в следующей главе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Понятие и принципы построения управленческих структур фирм

     Внутренним  выражением организационной структуры  управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных  подсистем организации. Она направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности.

     В структуре управления организацией выделяются следующие элементы:

     Звенья (отделы);

     Уровни (ступени) управления;

     Связи – горизонтальные и вертикальные.

     К звеньям управления относятся структурные  подразделения, а так же отдельные  специалисты, выполняющие соответствующие  функции управления, либо часть их. К звеньям управления следует  относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений.

     В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся  между отделами связи носят горизонтальный характер.

     Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев. Отсюда возникла пирамидальная структура управления организацией.

     Президент

     Вице-президент

     Директора служб

     Начальники  цехов

     Старшие мастера (мастера)

     Бригадиры

     Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, горизонтальным и вертикальным. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми (например, между отделами). Вторые – это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

     В структуре управления организацией различаются так же линейные и  функциональные связи. Первые суть отношения  по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между, так называемыми, линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейные и штабные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а так же отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать и помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.

     Между всеми названными выше составляющими организационной структуры управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (числа элементов или уровней, количества или характера связей или полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Например, если руководством организации принято решение о введении в организационную структуру управления нового органа (функции которого ранее никто не выполнял), нужно одновременно дать ответ на следующие вопросы:

     Какие задачи будет решать новый отдел?

     Кому  он будет непосредственно подчинен?

     Какие органы и подразделения организации  будут доводить до него необходимую  информацию?

     На  каких иерархических уровнях  будет представлена новая служба?

     Какими  полномочиями наделяются работники нового отдела?

     Какие формы связей должны быть установлены  между новым отделом и другими  отделами?

     Увеличение  количества элементов и уровней  в организационной структуре  неизбежно приводит к многократному  росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

     К структуре управления предъявляется  множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. 

2.2.1. Требования к организационной структуре

     Главные из этих требований к организационной  структуре могут быть сформулированы следующим образом:

     Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе уровней управления.

     Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений. 

     Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

     Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.

     Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

     Устойчивость  структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.

     Совершенство  организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько  при ее построении соблюдались принципы построения:

• Целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение

времени прохождения информации от высшего  руководителя до непосредственного  исполнителя;

• Четкое обособление составных частей организационной структуры

(состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

• Обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в

управляемой системе;

• Предоставление полномочий на решение вопросов тому

подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

• Приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко

всей  системе управления организацией в  целом и к внешней среде  в частности.  

     Основными инструментами формирования организационной  структуры управления предприятия  являются:

     Анализ  и разделение управленческих и инновационных процессов на отдельные составляющие функции, задания;

     Синтез  и группировка заданий в однородные группы достаточно устойчивые на протяжении длительности периода деятельности предприятия;

     Создание  специализированных подразделений и служб путем закрепления за ними однородных групп заданий, объектов, функций управления, состава работников и оборудования;

     Разработка  должностных инструкций и положений  об отделах, службах, подразделениях для  документального фиксирования принятой организационной структуры управления.

     Наиболее  часто при формировании организационной  структуры предприятия задания  группируются по определенным признакам:

• Вид деятельности;
• Функции управления;
• Вид продукции;
• Стадии производственного процесса;
• Иерархический уровень;
• Территориальное расположение.

     Дифференциация  задач и заданий по виду деятельности, функциям управления и иерархическому уровню чаще всего используется для  формирования структур управления, вертикальному  разделению труда менеджеров, определению  степени централизации и децентрализации управления, делегированию полномочий и ответственности. Дифференциация работ по виду продукции, стадии производственного процесса, месту расположения производства в большей степени отражается на элементах производственной структуры, таких горизонтальное разделение труда, специализация и кооперирование производственных звеньев, их масштаб и объемы деятельности.

     Следует иметь в виду, что в различных  организациях (с учетом специфики  их работы) используются и другие принципы построения организационных структур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.

     Реализация  этих принципов означает необходимость  учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества  различных факторов воздействия  на ОСУ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Характеристика основных структур управления

     В современной теории организации  выделяются два типа управления организациями: иерархический (бюрократический) и  органический. Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития.

     На  сегодняшний день основным принципом  построения любых организационных  систем является иерархия.

     В современной теории организации  понятие "иерархия" применяется, в основном, для отражения вертикального подчинения между различными уровнями управления организацией: иерархия властных полномочий, иерархия функций и функциональных обязанностей - соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.

     Иерархическая структура управления - организационная структура, характеризуемая многоуровневым управлением и незначительным объемом управления на каждом уровне. Современный тип иерархической структуры управления имеет много разновидностей.

     К таким структурам относятся:

      1. Линейная  структура управления (рис. 1.1) является  наиболее приемлемой лишь для простых форм организаций. Отличительная черта: прямое воздействие на все элементы организации и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Схема хорошо работает в небольших организациях при высоком профессионализме и авторитете руководителя.  
 
 
 

     

                                               Рис. 1. 1. Линейная структура управления. 

     Данный  тип организационной структуры  управления характеризуется в целом простотой, одномерностью связей (только вертикальные связи) и возможностью самоуправления (относительная автономность).