Процесс управления

1.СОДЕРЖАНИЕ  ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Функции управления 

     Управление  представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных  функций: планирования, организации, мотивации в и контроля.

     Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для  достижения этих целей. Важным элементом  этой функции являются прогнозы возможных  направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов  она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также  состояние внешней среды

     Важным  этапом при планировании является выбор  целей.

     Цели  организации - результаты, которых стремится достичь организация, и на достижение которых направлена ее деятельность.

     Выделяют  главную целевую функцию, или  миссию организации, определяющую основные направления деятельности фирмы.

     Миссия - основная главная цель организации, ради которой она и создана.

     При определении миссии организации  необходимо учитывать:

     - формулировку задачи организации  с точки зрения производства  ею товаров или услуг, а также  основных рынков и ключевых технологий, используемых в организации; 
- положение фирмы по отношению к внешней среде; 
- культуру организации: какой рабочий климат существует в данной организации; какой тип работников привлекает данный климат; каковы основы взаимоотношений руководителей фирмы с рядовыми сотрудниками; 
- кто является клиентами (потребители), какие потребности клиентов (потребителей) фирма может успешно удовлетворить.

     Миссия  организации является основой при  формулировке ее целей. Цели представляют собой отправную точку при  планировании.

     Цели  различают:

1. По масштабу деятельности: глобальные или общие; локальные или частные.
2. По актуальности: актуальные (первоочередные) и неактуальные.
3. По рангу: главные и второстепенные.
4. По временному фактору: стратегические и тактические.
5. По функциям управления: цели организации, планирования, контроля и координирования.
6. По подсистемам организации: экономические, технические, технологические, социальные, производственные, коммерческие и т.д.
7. По субъектам: личные и групповые.
8. По осознанности: действительные и мнимые.
9. По достижимости: реальные и фантастические.
10. По иерархии: высшие, промежуточные, низшие.
11. По взаимоотношениям: взаимодействующие, индифферентные (нейтральные) и конкурирующие.
12. По объекту взаимодействия: внешние и внутренние.

     Процесс стратегического планирования является инструментом, который помогает руководству  фирмы принимать правильные стратегические решения, и корректировать в соответствии с ними повседневную жизнь организации.

     Стратегическое  планирование - это набор решений и действий, осуществляемый руководством фирмы для достижения целей организации.

     Стратегическое  планирование включает в себя четыре основных вида управленческой деятельности:

1. Распределение ресурсов: распределение имеющихся фондов, высококвалифицированных кадров, а также технологического и научного опыта, имеющегося в организации.
2. Адаптация к внешней среде: действия, которые улучшают отношения фирмы с окружающей внешней средой, т.е. взаимоотношения с общественностью, правительством, различными государственными учреждениями.
3. Внутренняя координация работы всех отделов и подразделений. Этот этап включает в себя выявление сильных и слабых сторон фирмы для достижения эффективной интеграции операций внутри организации.
4. Осознание организационных стратегий. Здесь учитывается опыт прошлых стратегических решений, который дает возможность прогнозирования будущего организации.

     Организация. Эта функция управления формирует  структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы  и т.д.). То есть на этом этапе создаются  условия для достижения целей  организации. Хорошая организация  работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

     Решение о выборе организационной структуры  принимается высшим руководством организации. Среднее и низшее звенья управления предоставляют исходную информацию, а иногда и предлагают свои варианты структуры подчиненных им подразделений. Наилучшей структурой организации  считается такая структура, которая  позволяет оптимально взаимодействовать  с внешней и внутренней средой, удовлетворять потребности организации  и наиболее эффективно достигать  поставленных целей. Стратегия организации  всегда должна определять организационную  структуру, а не наооборот.

     Процесс выбора организационной структуры  состоит из трех этапов:

     - деление организации на укрупненные  блоки по горизонтали, в соответствии  с осуществляемыми направлениями  деятельности;  
- установление соотношения полномочий должностей;  
- определение должностных обязанностей и поручение их выполнения конкретным лицам.

     Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту  функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные  условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При  хорошей мотивации персонал организации  выполняет свои обязанности в  соответствии с целями этой организации  и ее планами. Процесс мотивации  предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более  эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих  работников.

     Современные теории мотивации делятся на две  категории: содержательные и процессуальные.

     Содержательные  теории мотивации основаны на определении  потребности. Потребность - это ощущение человеком недостатка, отсутствия чего-либо. Для побуждения работника к действию, менеджеры используют вознаграждение: внешнее (денежное, продвижение по служебной  лестнице), и внутреннее (чувство  успеха). Процессуальные теории мотивации  основаны на элементах психологии в  поведении людей.

     Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов  работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая  корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых  результатов, сравнение этих результатов  с планируемыми и, если нужно, пересмотр  первоначальных целей. Контроль связывает  воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации  и своевременно корректировать неверные решения.

     Контроль  представляет собой процесс обеспечения  достижения фирмой своих целей. Контроль можно разделить на: предварительный  контроль, текущий контроль, заключительный контроль.

     Предварительный контроль осуществляется до начала работы организации. Он используется в трех отраслях: в области человеческих ресурсов (подбор кадров); материальных ресурсов (выбор поставщиков сырья); финансовых ресурсов (формирование бюджета  фирмы).

     Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ и повседневной деятельности организации, и предполагает регулярную проверку подчиненного персонала, а так же обсуждение возникающих проблем. При этом обязательно необходима обратная связь между подразделениями и верхним управленческим эшелоном фирмы для обеспечения ее успешной деятельности.

     Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он дает информацию руководителю фирмы для более  оптимального планирования и осуществления  в дальнейшем аналогичных задач.

     Поведение сотрудников, ориентированное на наличие  контроля, дает более эффективные  результаты. Однако, при этом обязательно  должны действовать механизмы награждения  и наказания. В то же время необходимо избегать чрезмерного контроля, который  может раздражать сотрудников и  персонал. Эффективный контроль должен иметь стратегический характер, отражать общие приоритеты фирмы и поддерживать деятельность организации. Конечная цель контроля - это не только возможность  выявить проблему, но и успешно  решить задачи, поставленные перед  организацией. Контроль должен быть своевременным  и гибким. Простота и эффективность  контроля, и его экономичность  являются весьма актуальными. Наличие  информационно-управленческой системы  в организации способствует повышению  эффективности контроля и планирования деятельности фирмы. Информационно-управленческая система должна содержать информацию о прошлом, настоящем и будущем  организации. Эта информация позволяет  руководству фирмы принимать  оптимальные решения. 
 
 
 

     1.2. Принципы управления 

     Принципы  управления - общие правила, отражающие требования к управлению в определенных условиях общественного развития.

     Автором первых принципов управления был  А.Файоль. Содержание этих принципов  представлены в таблице 2 

     Таблица 2 - принципы управления по А. Файолю 

     Концепция менеджмента по Э.М. Короткову основывается на следующих принципах:

     а) принцип органичности (эффект целостности) заключается в том, что свойства любой системы зависят от свойств  ее элементов, но при этом не определяются полностью этими свойствами. Свойства системы в целом не сводятся к  свойствам ее элементов или сумме  этих свойств. Система обладает собственными свойствами, не присущими ни одной  из ее элементов. Это свойство очень заметно проявляется в таких понятиях, как эффективность и качество управления;

     б) принцип генетической определенности, который требует при решении  любой проблемы в процессе управления подходить с позиций ее происхождения, природы, анализировать ее истоки, и  последствия. Менеджер чаще должен задавать себе вопросы "почему?" и "что  же дальше?";

     в) принцип пространственно-временного существования системы. Он не сводится к пониманию внешней среды  как нередко полагают. Все связи, и внутренние и внешние, все элементы существуют в определенных пространственно-временных  отношениях, которые влияют на их существование, проявление и функционирование. Это  протяженности связей и место  элементов системы в этих протяженностях. Проанализируйте структуру системы  управления транснациональными корпорациями, изучите динамику коммуникаций при  росте и развитии фирмы - и вы получите практическое подтверждение важности этого принципа;

     г) принцип историчности или этапности, можно сказать, цикличности существования  и развития системы. Этот принцип  требует учета тенденций развития системы, предвидение подъемов и  спадов в этом развитии, готовности к кризисным ситуациям и рискованным  решениям, определения особенностей современного этапа существования  системы, и не как отделенного  от общей тенденции варианта, а  как связующего звена предыдущего  и последующих этапов;

     д) принцип условности границ системы. Любая система имеет границу  с внешней средой, но эта граница  имеет условный характер. При этом целостность системы не исчезает. Просто она включается в другую систему, более высокого порядка или больших  масштабов. Этот принцип можно назвать "принципом матрешки". В управлении он проявляется в потребности управлять не только внутренними процессами функционирования системы, но, насколько это возможно, и внешними процессами. Именно в таком смысле говорят, что маркетинг -это управление процессами продвижения товаров на рынке. Конечно, внешнее и внутреннее управление различны по методам управления, и по функциям, и по целям. Видеть их различие и связь -очень важная проблема в методологии практического управления;