Процессный подход к управлению

2

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

ГОУ ВПО Тюменский государственный архитектурно-строительный университет

кафедра менеджмента

Курсовая работа по дисциплине менеджмент на тему:

Процессный подход к управлению

Выполнил:

Проверил:.

Содержание

Введение              3

Глава 1. Определение подхода к управлению.  Виды подходов.               4

Глава 2.  Процессный подход к управлению. Понятие и сущность.              8

Глава 3. Практическое применение процессного подхода к управлению

        §   3.1  Внедрение процессного подхода и переход к управлению процессами              12

         §   3.2  Проблема внедрения процессного подхода

    и типичные ошибки менеджеров               20

        §   3.3  Практические советы менеджерам по применению

     процессного подхода в управлении              31

Заключение              34

Список использованной литературы              35

Введение

Деятельность любой организации требует управления, без которого невозможно не только ее эффективное функционирование и развитие, но и само существование. Более того, управление организацией предопределяет отношение к ней со стороны других организаций и в известной мере влияет на их ответные управленческие решения. Это означает, что с управлением связаны интересы множества людей, как в самой организации, так и за ее пределами.

Управление нередко отождествляется с людьми, профессионально выполняющими управленческие функции и осуществляющими процесс управления. В последние годы практически повсеместно их называют менеджерами (слово латинского происхождения: manus – рука, agree – приводить в движение, действовать, выполнять), в обязанности которых входит достижение целей и задач с использованием труда и усилий остальных членов организации. Для получения наилучших результатов менеджеры должны заботиться о создании благоприятного рабочего климата, своевременно принимать решения, концентрировать свое внимание на результатах и управлять как своим временем, так и временем связанных с ними работников. Таким образом, необходим механизм, позволяющий осуществлять данные процессы и поставленные менеджерами задачи для эффективной деятельности организации. Именно для этого существуют так называемые подходы к управлению. В данной работе будут рассмотрены наиболее распространенные из них и охарактеризован подробно процессный подход. Цель курсовой – выяснить, что такое подход к управлению и проанализировать его на примере процессного подхода. Исходя из поставленной цели основные задачи, которые будут решены при написании работы следующие: 1. Определение понятие подхода к управлению; 2. Наиболее распространенные виды подходов; 3. Процессный подход к управлению, его сущность; 4. Применение процессного подхода на практике. 5. Ошибки менеджеров в применении данного подхода и советы по эффективному использованию процессного подхода к управлению.

Глава 1. Определение подхода к управлению.  Виды подходов.

Понятия о систематизированном управлении организацией стали формироваться в середине XIX века. Основной силой, сформировавшей интерес к научному управлению, была промышленная революция. Успехи в теории управления всегда зависели от успехов в других, связанных с управлением областях, таких как инженерные науки, психология, социология, математика и др. По мере того, как развивались эти области знаний, теоретики и практики управления узнавали всё больше о факторах, влияющих на успех организации. Руководители организаций, предприниматели, ученые стали глубже осознавать влияние сил внешних по отношению к организации. Специальные исследования позволили разработать новые подходы в управлении. Подходами в данном случае можно назвать группы методов управления, объединенных общей идеей, гипотезой, которые должны функционировать подобно механизму, то есть, алгоритмизировано, эффективно, надежно и предсказуемо. Подходы к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Существует несколько различных подходов. Наиболее распространенные из них: системный, ситуационный, количественный и процессный. Охарактеризуем каждый из них.

Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта. Системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы. Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля. Системный подход к исследованию предполагает использование в том или ином виде многих наук, научных направлений и методов. К ним можно отнести, например, теорию сложных систем, системотехнику, исследование операций, теорию управления, теорию организации, инноватику, информатику, метрологию, эконометрику; квалиметрию, системный, ситуационный, прогностический, диагностический, детальный и глобальный анализы и др. Между названными науками, научными направлениями и рядом методов исследования нередко нет четких границ, так как они часто используют примерно одни и те же математические методы.

Ситуационный подход. Центральным   моментом ситуационного   подхода   является   ситуация,   т.е.    конкретный    набор обстоятельств, которые сильно влияют  на  организацию  в  данное  конкретное время. Используя  этот подход, руководители могут лучше  понять, какие  приемы будут в  большей  степени  способствовать  достижению  целей  организации  в конкретной ситуации. Как и системный, ситуационный подход не является простым набором предписывающих руководств, это скорее способ мышления об организационных проблемах и их решениях. В нем также сохранена концепция управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьировать.

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации. Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырех шаговый процесс:

1. Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования и контроля и количественных методов принятия решений.

2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильны и слабые стороны, или сравнительные характеристики в случае, когда они применяются к конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, - как положительные, так и отрицательные, - от применения данной методики или концепции.

3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.

4. Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

Успех или неуспех ситуационного подхода в значительной степени зависит от третьего шага, определяющего переменные ситуации и их влияние. Если это не будет сделано правильно, нельзя будет полностью оценить сравнительные характеристики или приспособить метод к ситуации. Если можно проанализировать ситуацию, тогда не возникает необходимости прибегать к догадкам или методу “проб и ошибок” для определения наиболее подходящего решения организационных проблем. И хотя ситуационный метод еще не был полностью обоснован, недавние исследования указывают, что некоторые ситуационные переменные могут быть вычленены. Установление этих основных переменных, особенно, в области лидерства и поведения организационных структур, а также количественных оценок, явилось наиболее важным вкладом ситуационного похода в управление. [2], [7]

Количественный  подход - подход, заключающийся в переходе от  качественных оценок к количественным  при помощи математических, статистических  методов, инженерных расчетов, экспертных  оценок, системы баллов и др. Управляют цифрами, а не словами.

         Суть количественного подхода  заключается в использовании  в процессе принятия управленческих решений метода математического и статистического анализа.

        Количественный подход базируется на исследовании операций - применение методов научного исследования к проблемам организации. Моделирование. Модель - упрощённая абстрактная форма представления реальности, показывающая математическую зависимость между различными параметрами работы организации.

      Иначе  количественный  подход  называется  исследованием  операций   –   это применение  методов   научного   исследования   к   операционным   процессам организации –  применение  экономико-математических  методов к решению проблем управления.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций. Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления. Процесс менеджмента отражает рекомендованную последовательность выполнения основных функций управления, точнее, последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций. Качество выполнения предыдущего этапа - необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом выражается взаимозависимость функций. Процессный подход широко применяется и в настоящее время в управленческом процессе.

Внедрение  процессного подхода к управлению  дает организации следующие возможности:

1. Оптимизировать  и максимально автоматизировать  систему общего корпоративного  управления, сделать ее прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды.

2. Распределить  полномочия и ответственность  за результаты работ, входящих  в состав процессов

3. Определить  порядок взаимодействия процессов  между собой и с внешними  поставщиками и потребителями

4. Определить  порядок и формы отчетности - перечень  документации, необходимой для функционирования  процессов (стандарты, положения,  методики, инструкции и т.д.)

5. Установить показатели деятельности процессов, характеризующие результативность и эффективность деятельности организации в целом и ее подразделений

6. Постоянно  повышать эффективность системы  управления и максимально учитывать  потребности всех заинтересованных  сторон – акционеров, потребителей  на рынке, персонала организации, поставщиков и общества

7. Эффективно  использовать информационную систему  (ИС) предприятия, принимая взвешенные, основанные на фактах решения.  Если в организации нет информационной  системы, то внедренное процессное  управление позволит выбрать  оптимальную ИС, избежав лишних затрат на покупку избыточной или неполноценной ИС.

Курс  ориентирован на руководителей компаний и менеджеров, занимающихся совершенствованием и развитием деятельности организации. [10]

Глава 2.  Процессный подход к управлению. Понятие и сущность.

“Если Вы не можете описать то, что Вы делаете, как процесс,

Вы не знаете то, что Вы делаете” (Уильям Эдвардс Деминг).

Сегодня большинство руководителей и собственников отечественных предприятий ищут инструменты повышения эффективности своего бизнеса. Прошла эпоха управления «на коленке», когда можно было успешно руководить предприятием, полагаясь только на свою интуицию и опыт. Наступила эпоха управления «интеллектуального». Одним из инструментов интеллектуального управления является так называемый «процессный подход».

Является ли процессный подход своеобразной революцией в управлении? Или это всего лишь способ описания деятельности предприятия? Или, еще хуже, просто новая возможность заработать консультантам по управленческим и информационным технологиям? Задача данной работы – разобраться во всем этом.

Уже не мало написано о сути процессов, процессном управлении, процессных структурах и т.п. Утверждают, что процессный подход успешно используют компании мирового уровня, что применение процессного подхода в управлении является одним из важнейших факторов успеха. А что же у нас, в России? Как показывает практика, практически то же самое, что с внедрением интегрированных информационных систем: многие утверждают, что внедрено, а на самом деле – лишь формально и поверхностно (либо от непонимания сути, либо – очередной пиар). И даже если кажется, что внедрили, то почему же это не дает ожидаемого эффекта? Необходимо разобраться в самой в сути процессного подхода. Для этого необходимо понять, что же такое «процесс». Международный стандарт на системы менеджмента качества ISO 9000:2000 определяет так:  Процесс - это структурированная, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы и ресурсы в выходы (продукты), представляющие ценность для потребителя. (Международный стандарт ISO 9000:2000). Процессный подход известен применительно к управлению в целом. Он рассматривает управленческую деятельность как непрерывное выполнение комплекса определенных взаимосвязанных между собой видов деятельности и общих функций управления (прогнозирование и планирование, организация и т.д.). Причем выполнение каждой работы и общих функций управления здесь также рассматриваются в виде процесса, т.е. как совокупность взаимосвязанных непрерывно выполняемых действий, преобразующих некоторые входы ресурсов, информации и т.п. в соответствующие выходы, результаты.