Реорганизация фирмы

Этап второй: сбор информации и определение проблем.

Задача данного этапа — выявление продуктов и услуг, ориенти­рованных на потребителя. С этой целью выявляются долгосрочные и текущие запросы потребителей; определяются мероприятия, не­обходимые для успешного выполнения поставленной цели; намеча­ются виды деятельности. Составляются действующие и перспектив­ные структурные схемы организации, уточняются требуемые ресур­сы, объем и периодичность выпуска продукции и оказания услуг; проводится систематизация процессов реорганизации. Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1.                Каковы главные процессы в деятельности организации?

2.                Как эти процессы соотносятся с процессами потребителей и поставщиков?

3.                Каковы стратегические процессы организации?

4.                Какие процессы должны быть реорганизованы в течение квартала, одного года, периода свыше одного года?

Принципиально важно выявить запросы потребителей, заплани­ровать мероприятия, необходимые для их учета. И главное — обосновать целесообразность конкретных организационных изменений, не­посредственно ориентированных на удовлетворение потребительского спроса. Это касается не только внутренней структуры предприятия, но и обеспечения эффективных каналов связи и взаимодействия с поставщиками и потребителями. Решается также задача моделиро­вания реорганизационных процессов и выявления последствий из­менений, определения факторов, способных помешать успешной ра­боте, а также затрат и ожидаемых результатов. Речь идет о том, чтобы ориентировать группу по реорганизации на то, чтобы она уделя­ла внимание в равной мере как намечаемым процессам, так и вы­полняемым функциям. Должны определяться расходы по каждому виду деятельности, объем и периодичность операций. Полученная информация используется для ориентировочных расчетов годовых затрат по отдельным операциям и процессу реорганизации в целом, удельные издержки.

Необходимо взвесить процессы реорганизации с позиций их воз­действия на поставленную цель. Выявляются приоритеты и рассчи­тывается необходимость в потребляемых ресурсах. Для установления приоритетов используется многосторонний подход, учитывающий время, затраты, трудности и риски в ходе реорганизационных процес­сов. Когда приоритеты установлены, планируются этапы реализации каждого организационного решения. В табл. 3 показаны методы, используемые при осуществлении второго этапа мероприятий по комплексной реорганизации.

Таблица 3

Методы управления на этапе сбора информации и определения проблем.

Этап третий: выработка общего и полного понимания решаемых проблем.

Цель этого этапа — разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позво­ляет выявить организационные проблемы текущего процесса, инфор­мационные потоки. Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намечае­мые изменения. На этом этапе необходимо дать ответы наследующие ключевые вопросы:

1.                Каковы основные и вспомогательные виды деятельности, охватываемые процессом реорганизации? В каком порядке они исполняются?

2.                Как совершается движение ресурсов, информации и операционного потока в ходе процесса?

3.                Почему организационные изменения происходят именно так, как в настоящее время? Какие могут быть намечены изменения в методах выполняемой работы?

4.              Есть ли способы реализации разработанных бизнес-планов и запросов потребителей, которые кажутся невыполнимыми сегодня, но в случае их осуществления могли бы фундаментально изменить деятельность организации?

5. Каковы границы взаимодействия с деловыми партнерами, потребителями, поставщиками, стратегическими союзниками? Как можно пересмотреть эти границы для того, чтобы улучшить весь ход работы?

6. Каковы основные сильные и слабые стороны отдельных процессов реорганизации?

7. Как другие компании того же уровня осуществляют процессы реорганизации и преодолевают связанные с ними трудности?

8. Какие мероприятия должны быть проведены, учитывая результаты сравнения организационной работы компании с другими, более преуспевающими компаниями того же уровня?

9. Каковы причины отставания компании в организационной работе? Чему можно научиться у других компаний?

10. Как можно использовать результаты данного этапа при проектировании намечаемых процессов реорганизации?

11. Каковы специфические задачи по совершенствованию новых процессов?

12. Как донести концепцию и стратегию изменений до всех работников?

В ходе выполнения этих задач должно быть расширено понима­ние статических аспектов процессов. Речь идет об охвате всех видов деятельности и этапов процессов, круга вовлеченных организаций и функционирующих подразделений. Наряду с этим составляется мат­рица операций, охватывающих всю деятельность компании. И имен­но на этой основе подготавливаются предложения по организацион­ным формам и технологии управления.

На этом же этапе производится оценка влияния каждой операции на получение конечного результата с выделением операций, имею­щих наибольшую ценность. Проводятся сравнения процессов внутри организации и уровня управления ими в аналогичных организациях (табл. 4). Необходимо выявить равные по уровню компании, опре­делить показатели их деятельности и основные различия в процессах, выявить возможности использования лучших элементов и приемов. Определяются причины, тормозящие производственный процесс, дисфункции и несоответствия, причины информационного отставания.

Используется вся полученная ранее информация для того, чтобы выявить приоритетные процессы. Ведется поиск путей быстрых улуч­шений. Обнаруженные противоречия и несоответствия возможных вариантов дают основания для выработки путей их эффективного раз­решения в масштабе организации. Рассматриваются временные рам­ки, достаточные для реализации намеченной реорганизационной про­граммы. Они должны быть распределены по соответствующим эта­пам работ.

Таблица 4

Методы управления на этапе выработки общего и полного понимания решаемых проблем.

Этап четвертый: организационно-техническое проектирование.

Цель этого этапа - дать техническую характеристику процесса ре­организации. Дается описание технологии, стандартов, процедур, си­стем Твидов контроля, используемых в процессе реорганизации. Од­новременно с социальным конструированием создаются модели взаимодействия социальных и технических элементов. На данном эта­пе составляются предварительные планы систем и процедур разви­тия, программного обеспечения и обслуживания, перевооружения производственных мощностей. Основные вопросы, на которые необ­ходимо получить ответы на этом этапе:

1.       Какие технические ресурсы и технологии будут необходимы в период реорганизации?

2.       Как наилучшим образом приобрести эти ресурсы и технологии?

3. Как будут взаимодействовать технические и социальные эле­менты системы?

С этой целью пересматриваются установившиеся связи и распре­деление обязанностей внутри организации, определяются случаи, ког­да должна быть усилена координация различных видов деятельности. Важно также определить информацию, необходимую для измерения и управления процессом, а также места для ее хранения. Проводится устранение дублирующих информационных потоков и операций по их согласованию. В целом же рассматривается возможность сокраще­ния числа неэффективных операций и упрощения работы контроли­рующих структур, а затем осуществляется слияние контрольных функ­ций по наиболее эффективным операциям. Контролирующая функ­ция приближается к тому участку, где может произойти ошибка в ра­боте. Ведется поиск возможностей проводить параллельные операции, которые в настоящее время выполняются последовательно. Благода­ря этому увеличивается вероятность ускорения процесса.

Нередко при выполнении задач данного этапа находится та часть процесса реорганизации, которая может осуществляться автономно. Этот фрагмент дает возможность перегруппировать процесс в прост­ранстве (например, децентрализовав его) или во времени (например, перемещая фрагменты из одной временной фазы в другую). В про­цессе реорганизации используются различные технологии для моде­лирования, анализа статистических данных, сбора информации и до­кументирования процессов, компьютерных разработок, проведения телеметрии, создания экспертных систем, баз данных и др. Намечаются конкретные меры по техническому оснащению (табл. 5).

Таблица 5

Методы управления на этапе организационно-технического проектирования.