Самоменеджмент руководителя и его роль в формировании стиля управления

   2.1 Краткая характеристика предприятия 

   Компания  ООО «ДА ВИНЧИ» была основана в 1995 в г. Архангельске году и является официальным представителем в России и странах СНГ ведущих итальянских фабрик по производству мебели и предметов интерьера для дома, гостиниц, баров и ресторанов. У компании есть представительства и центры технической поддержки во всех крупных городах, где она ведет свою деятельность, а также региональные менеджеры, которые работают по всей территории, где действует мандат об эксклюзивных правах.

   Техническая поддержка – это гордость компании. Ее уровень очень высок, что позволяет  лучше координировать действия поставщиков и клиентов и значительно ускорять работу. Это незаменимая услуга для заказчиков, которые имеют возможность получать оперативную и точную информацию по всем интересующим их вопросам – как по отдельным заказам, так и по подготовке новых коллекций.

   В штат компании входят специалисты из разных областей бизнеса, что обеспечивает высокий уровень в работе с  клиентами и партнерами.

   Компания  постоянно отслеживает ситуацию на рынке, анализирует круг потенциальных  клиентов и поставщиков. Кроме того, она уделяет пристальное внимание всем специализированным выставкам, выявляет новые тенденции и изучает рекламный рынок, что позволяет осуществлять целенаправленные вложения.

   Компания  ООО «ДА ВИНЧИ» располагает развитой структурой для оказания услуг по транспорту и логистике.

   Целями  деятельности ООО «ДА ВИНЧИ» является:

1. Получение прибыли.
2. Удовлетворение потребностей покупателя.
3. Создание новых рабочих мест.

   Органами  управления фирмы являются: генеральный директор, региональный директор, бухгалтер, старший менеджер, менеджер по продажам

   Фирма стремится к росту путем расширения ассортимента мебели, выпуска новых  моделей, использования безопасных и высококачественных материалов при  изготовлении мебели. Для реализации выбранной стратегии обладает достаточными техническими и материальными ресурсами. Постоянная аттестация и подготовка кадров дает фирме профессиональных и подготовленных работников. Фирма следит за рынком мебели, и это дает ей возможность быстро реагировать на его изменения. 

   2.2 Организация труда руководителя на предприятии 

   Рабочий день руководителя в ООО «Да Винчи» начинается в 10.00, каждый день утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать сегодня.

   Иногда, когда обсуждается особо важные вопросы, проводятся совещания, в противоположность  планеркам, более долговременны  и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того, насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.

   После этого работа с документами и  корреспонденцией.

   Задача  руководителя составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компью-                      тера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

   Сложнее дело обстоит с входящими документами. Фирма развивается и растет количество корреспонденции, и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь приходит секретарь, в обязанности, которого входит:

   1. Регистрация поступающей корреспонденции.

   2. Сортировка в зависимости от  предназначения.

   3. Отбор документов, которые адресованы  руководителю или находятся в его прямой компетенции.

   4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого, например, раскладывают корреспонденцию в специальные цветные папки.

   Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

   Если  это требуется, то руководитель фирмы занимается ведением телефонных разговоров. Телефон — важное средство эффективности управленческого работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

   Прием по личным вопросам для проведения приема лучше выделить определенное время в течение рабочего дня.

   Оптимальным представляется время между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то используется предварительная запись у секретаря.

   Для того чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время менеджера), необходимо, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

   В течение всего дня руководитель контролирует работу всех сотрудников, следит за соблюдением распорядка дня продавцов и служб.

   Далее следует посещение рабочих мест это позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел в организации. Также при посещении рабочих мест рабочие могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

   При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

   Для хорошего контакта с работниками  учитываются психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел руководитель идет одетым соответствующим образом. При встрече с работниками поощряет их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения он их кратко записывать и после анализа внедряет, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

   Для посещения рабочих мест выбирает время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

   Также руководитель встречается с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии, послушать выступления работников.

   Рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер «ООО Да Винчи» в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ.

   1. Запланированные заседания, встречи – 60 - 65%;

   2. Разговоры по телефону – 3 - 6%;

   3. Работа с документами – 17 - 22%;

   4. Поездки, осмотры – 3 - 7% ;

   5. Незапланированные встречи – 7%;

   6. Отдых – 2%;

   7. Потери времени – 2%.

   Приведенные выше данные характеризуют общую  ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы.

   В основном в ООО «ДА ВИНЧИ» делегирование  полномочий руководителем практически не используется, только при большой нагрузке руководитель передает часть своих полномочий стажеру или администратору магазина. Это заключается в следующем:

1. Разбор корреспонденции;
2. Отправка писем, каталогов, предложений партнерам;
3. Телефонные переговоры;
4. Возможны не долговременные командировки по регионам РФ.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   3 Рекомендации по усовершенствованию  самоменеджмента руководителя          ООО «ДА ВИНЧИ» 

   Исследовав  работу руководителя предприятия ООО «ДА ВИНЧИ», можно сделать вывод, что руководитель предприятия очень хорошо планирует свой рабочий день. Но для повышения эффективности своей работы ему необходимо составлять планы на более длительный срок:

   1. Для того чтобы успешно достигать  глобальных целей руководителю     ООО «ДА ВИНЧИ» нужно составить  список целей, которых он хочет  добиться, на несколько лет вперед. Необходимо составить список  подцелей, достижение которых приведет  к реализации главных целей.

   2. Также для более эффективной  работы руководителю ООО «ДА  ВИНЧИ» необходимо планировать  не только свой рабочий день, но и всю рабочую неделю  в целом. Лучше всего планировать именно неделю, потому что можно поставить более-менее крупные цели и видеть общее положение дел. В то же время, остается свобода маневра – если что-то не получилось в эту неделю, это не станет катастрофой, можно будет скорректировать курс на следующей неделе. Так что, неделя – оптимальный промежуток времени для планирования.  
Можно порекомендовать руководителю исследуемой организации воспользоваться следующей методикой:

1. Все дела-занятия можно разделить на четыре части по методу Эйзенхау-эра. Это следующие сектора:

   А – дела важные и срочные.

   В – дела не срочные, но важные.

   С – дела срочные, но маловажные.

   D – дела ни срочные, ни важные.

   2) Определить, что именно входит в тот или иной сектор. Типичные занятия сектора  А – работа. Сектор С – это рутина, неожиданно наваливающаяся: неожиданно появившиеся гости, прорвавшиеся водопроводные трубы и др.

   В - Это дела, которые связаны с долговременными целями. Поэтому Руководителю ООО «ДА ВИНЧИ» необходимо, прежде всего, планировать дела из сектора В.

   Дела  из сектора D нужно делегировать секретарю.

   3)  Затем руководителю исследуемой организации необходимо учесть, что существуют непредвиденные траты времени. Специалисты по управлению временем советуют планировать 50 % времени, а оставшиеся 50 оставить в резерве. Если же ничего непредвиденного не случится, то можно расходовать время на дела из сектора В.

   4) Также необходимо планировать время для отдыха, для перерывов.

   5) Для каждой недели выбирать «девиз» - напоминание о главных целях этой недели, относящихся к работе над самим собой. Это цели категории «быть таким-то». Например, не раздражаться на соседей и клиентов, держать здоровую осанку или строго придерживаться режима. Девиз лучше всего написать на бумажке и повесить на видное место, чтобы постоянно натыкаться на нее взглядом.

   Девиз также может служить как бы помощником для выполнения частных задач. Например – если предстоит больше обычного работать  за компьютером, то можно записать девиз «Следить за тем, чтобы глаза не уставали».

   Для планирования недели руководителю ООО «ДА ВИНЧИ» можно порекомендовать следующую технологию:

   1. Сделаю табличку с такими столбцами:

1. неделя (с такого-то по такое-то)
2. цели на неделю (отдельно девиз и задачи, которые выражаются материально)
3. достигнутые цели
4. трудности и как я их преодолел
5. чему я научился за эту неделю?

   Первые два столбца заполняются во время планирования, остальные – после окончания недели.

   Очень важен здесь пункт «чему я  научился?». Рекомендуется обратить на него внимание – это не только позволит более эффективно использовать время, но и вообще развиваться как личность и лидер.