Система адаптация персонала как часть системы обучения и развития персонала компании

 

Цели и задачи управления адаптацией персонала.

Адаптация работника на производстве, требует  большой организационной работы. Важно отметить, что при переходе на новую должность или в другое подразделение акцент адаптации  перемещается со знакомства с самой  компанией и внутренними процедурами  на освоение новых профессиональных знаний и навыков, бизнес-процессов, необходимых для выполнения новых  должностных обязанностей.

- Ускорение  процесса вхождения в должность.

-Освоение  процессов взаимодействия с другими  подразделениями и коллегами.

Целью системы  адаптации является в основном снижение организации за счет факторов, указанных ниже.⁸

1. Ускорение  процесса вхождения нового сотрудника  в должность:

- Достижение  необходимой эффективности работы  в минимальные сроки.

- Уменьшение  количества возможных ошибок, связанных  с освоением функциональных обязанностей.

2. Сокращение  текучести кадров:

- Снижение  количества сотрудников, не прошедших  испытательный срок

- Уменьшение  количества сотрудников, покинувших  компанию в течение первого  года работы.

3.Формирование  у нового члена коллектива  чувства удовлетворенности работой,  снижение тревожности и неуверенности.

Адаптация проходила бы легче для новичка, если бы коллеги объясняли основные моменты в работе, проявляли понимание, тренировали и постепенно включали в самостоятельную работу, ошибок в его работе становилось меньше, а удовлетворенности собой и  работой больше.

Выгодами, получаемыми сотрудником после  прохождения адаптации, являются:

- Получение  полной информации, требуемой для  эффективной работы

- Снижение  уровня неопределенности и беспокойства

- Повышение  удовлетворенности работой и  развитие позитивного

отношения к компании в целом.

- Освоение  основных норм корпоративной  культуры и правил поведения

- Выстраивание  схемы взаимодействия с коллегами

- Получение  эффективной обратной связи от  наставника и линейного руководителя  по итогам испытательного срока.

Выгодами, получаемыми компанией с выстроенной  системой адаптации, являются:

- Создание  механизма оценки профессиональных и управленческих компетенции сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы

- Выявление  недостатков существующей в компании  системы подбора

- Возможность  планирования карьеры нового  сотрудника на период 1-2 года

- Развитие  управленческих компетенций наставников  в линейных руководителей

- Обоснование  кадровых решений в отношении как новичков, так и наставников после окончания адаптационного периода

- Повышение  лояльности сотрудника компании 

Задачами подразделения или специалиста по управлению адаптацией в области организации технологии процесса адаптации, являются:

- Организация семинаров, курсов  по различным вопросам адаптации;

- Проведение индивидуальных бесед  руководителя, наставника с новым  сотрудником; 

- Интенсивные краткосрочные курсы  для руководителей, вновь вступающих в должность;

- Специальные курсы подготовки  наставников; 

- Использование метода постепенного  усложнения выполняемых новичком  заданий; 

- Выполнение разовых общественных  поручений для установления контактов  нового работника с коллективом;

- Подготовка замены при ротации  кадров; проведение в коллективе  специальных ролевых игр по  сплочению сотрудников; 

- Управление проектами по разработке  адаптационных процедур и инструментов;

- Периодический мониторинг системы  адаптации, оценка эффективности  адаптационных инструментов и  системы в целом;

- Участие в проведении функциональных  мероприятий по адаптации, например, проведение вводного инструктажа  о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положение  о коммерческой тайне и т.д. 

- Эмоциональная поддержка новичка  во время всего периода адаптации.

- Получение обратной связи со  стороны новичка после окончания  адаптационного периода.

 

1.3 Особенности процесса адаптации.

 

Для каждой категории сотрудников (в зависимости  от должности и начального уровня подготовки) желательно применять свой набор адаптационных инструментов.

До начала адаптации требуется понять уровень  подготовленности новичка, так как  от этого будет завесить индивидуальный набор адаптационных мероприятий. Ели есть возможность дифференциации, то наполнение адаптационного курса  лучше всего сделать разным.

Этап 1. На данном этапе происходит ознакомление нового сотрудника с компанией, корпоративными правилами, историей, структурой, трудовым распорядком, традициями, политиками в  области управления персоналом и  т.д. Оценка уровня подготовленности новичка  необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации.

Инструменты, применяемые на первом этапе - вводные  тренинги и инструктажи, корпоративная  документация.

Этап 2. Вхождение  в должность. Второй этап включает ознакомление с функциями и целями подразделения, целями и задачами самого сотрудника, процедурами и правилами, а также  установление отношений с коллегами. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом.

Инструментами данного этапа являются: положение  о подразделении, должностная инструкция сотрудника, составленный план работы нового сотрудника на первые три месяца, утвержденные регламенты и правила.

Этап 3. Действенная  ориентация. На данном этапе у нового сотрудника появляется возможность  применить имеющиеся или только что приобретенные знания и получить обратную связь от руководителя или  наставника. Этот этап начинается не ранее  чем через неделю после выхода сотрудника на работу.

Этап 4. Функционирование. В любой компании будет полезным иметь статистику по должностям относительно средней продолжительности адаптационного периода, то есть того, через какое  время после трудоустройства  сотрудник должен начать работать в полную силу. ⁹

Смена этапов вызывает трудности, называемые «адаптационные кризисы», поскольку  воздействие социальной среды обычно резко возрастает. В результате у  работника возникает состояние  тревоги, сопротивляемости, стресса, поиска выхода, возникновение потребности в более активном освоении доселе неизвестного.

На каждом из перечисленных этапов необходима продуманная система  управления адаптацией.

 

Участники адаптационного процесса.

 

В успешном проведении адаптации нового сотрудника заинтересован, прежде всего, работодатель. Ведь правильная адаптация - это вопрос не только комфорта новичка, но и обретения  компанией эффективного и лояльного  работника. В период испытательного срока у сотрудника складывается устойчивое мнение о компании, которое  в дальнейшем будет сложно изменить.

Опыт  показывает, что не все работодатели уделяют должное внимание адаптации, отдавая ее на откуп руководителям  тех подразделений, в которые  приходят новички. Тем не менее, у  последних может не оказаться  достаточно ресурсов (времени, желания  и терпения) для полноценной адаптации не только на уровне бизнес-процессов, но и на уровне корпоративной культуры и взаимоотношений с коллегами.

В некоторых  компаниях принято считать, что  развитие персонала является исключительной прерогативой сотрудников HR- службы, что в корне неверно.

Идеально, если со стороны компании в адаптации  нового сотрудника принимают участие  три стороны:

- Наставник

- Непосредственный  руководитель

- Служба  персонала

На практике участие всех сторон встречается  не во всех компаниях. Обычно это обусловлено  двумя причинами:

- Отсутствие  большого количества новичков, что  делает

нецелесообразным участие всех сторон

- Отсутствие  или чрезмерная занятость какой-либо из сторон

И в том  и в другом случае функции отсутствующего участника адаптационного процесса распределяются между остальными участниками: например, непосредственный руководитель, кроме своих собственных, может также выполнять функции наставника. Рассмотрим функции каждой из сторон.

 

Функции службы персонала.

 

Опыты показывает, что эффективнее всего, когда  HR-служба выполняет координирующую роль в процессе адаптации, а именно разрабатывает и внедряет адаптационные инструменты, обучает внутренних клиентов (руководители и наставники) их использованию, а также контролирует исполнение утвержденных процедур.

Здесь кроется  одна из причин, по которым во многих компаниях процесс адаптации  отсутствует вовсе. Дело в том, что  HR-отдел часто жалуется на отсутствие ресурсов для проведения адаптационных мероприятий. Ресурсов действительно не хватает, так как HR-менеджеры пытаются взять на себя дополнительные обязательства, присущие другим участникам процесса, вместо того чтобы выполнять только координирующую функцию. Необходимо делегировать обязанности другим сторонам, обосновывая целесообразность и эффективность этого шага. Соответственно, передавая эти функции, следует обучать участников процесса (например, наставник должен понимать, зачем он выполняет ту или иную задачу и как это нужно делать).

Задачи  службы управления персоналом при проведении адаптации:

1. Планирование и контроль адаптационного процесса.
1. Управление проектами по разработке адаптационных процедур и инструментов
2. Периодический мониторинг системы адаптации, оценка эффективности адаптационных инструментов и системы в целом
2. Проведение адаптационных мероприятий непосредственно по отношению к новым сотрудникам:
1. Участие в проведении функциональных мероприятий по адаптации, например, проведение вводного инструктажа о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положений о коммерческой тайне и т.д.
2. Проведение «Welcome! Тренинга»
3. Подготовка Комплекта новичка
4. Эмоциональная поддержка новичка во время всего периода адаптации
5. Получение обратной связи со стороны новичка после окончания адаптационного периода
3. Взаимодействие с наставниками и линейными руководителями:
1. Обучение навыкам наставничества
2. Разработка мотивационных схем для наставников

Лицо, ответственное  за координацию адаптации нового сотрудника, определяется прежде всего исходя из структуры службы и распределении обязанностей внутри нее: это может быть менеджер по персоналу, менеджер

по подбору  персонала, тренинг-менеджер.¹⁰

Функции линейного руководителя.

К функциям линейного руководителя можно отнести следующие:

1. Определение  должностных обязанностей нового  сотрудника.

2. Постановка  целей и задач на период  испытательного срока, определение  содержания работы на это время.  Новичок должен четко понимать, по каким критериям его будут оценивать в конце испытательного срока.

3. Определение  наставника из числа ведущих  специалистов отдела. Следует помнить,  что неправильный выбор наставника  может свести на нет эффективность  всей адаптации.

4. Ознакомление  новичка с содержанием адаптационного  листа и разъяснение назначения  запланированных мероприятий.

5. Отслеживание  промежуточных результатов. Важно  избежать ситуации, когда сотрудника  оставляют без контроля на  весь испытательный срок, в конце  которого фактические результаты  его деятельности расходятся  с запланированными. Хотя бы раз в месяц необходимо беседовать с новым работником о том, каких успехов он достиг, с какими сложностями он сталкивается. По результатам такой встречи может быть принято решение о сокращении продолжительности испытательного срока.

6. Оценка  выполненных заданий, проведение  оценочных мероприятий для проверки  приобретенных знаний в случае  обучения сотрудника во время  адаптационного периода.

7. Принятие  решения относительно работы  нового сотрудника в компании.

Функции наставника.

Наставничество - процесс обучения, консультирования и оценки новичка более опытным  сотрудником. Следует помнить, что  наставник (в некоторых компаниях  используется термин «куратор») не только помогает новичку адаптироваться в  компании, но и развивает собственные  управленческие навыки. Это, несомненно дополнительная ответственность, так как успешность адаптации новичка является показателем качества работы самого наставника. Наставничество может быть как дополнением к основным обязанностям специалиста, так и основной деятельностью опытного сотрудника на какое – то время. Ряд компаний вводят специальную должность наставника (тренер, инструктор), который занимается только обучением новичков. Такие позиции обычно включаются в штатное расписание конкретных подразделений, а не службы персонала.