Система подготовки принятия решения и реализации управленческих решений в гос имуницыпальных органах

 

Данная классификация  выражает системную характеристику всего комплекса государственных  и местных решений. Она охватывает наиболее общие, но при этом и свойственные таким решениям, характерные признаки.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве исходящей информации. Это предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию о принятых решениях. Такие технологии применяются в процессе разработки, реализации, а также документооформления разного рода государственных решений.

Система контроля исполнения документов, в которых содержатся государственно-управленческие решения, может включать: автоматизированный учет, проверку исполнения на местах, анализ оперативной деятельности подразделений, выработку рекомендаций и принятие мер для устранения причин, снижающих эффективность управления, и др. Цель такого контроля - содействие своевременному и качественному исполнению решений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки управленческой деятельности государственного аппарата, госорганов, структурных подразделений, конкретных госслужащих.

Эффективность управленческих решений в немалой степени зависит от правильного использования всего многообразия их видов и формального выражения. Оптимальное сочетание различных видов решений и соответствующих им форм способствует лучшей организации государственной власти, совершенствованию ее управленческих связей в воздействии на внешнюю среду.

 

1.2 Особенности  процесса принятия управленческих  решений 

В процедуре принятия управленческих решений в органах местного самоуправления выделяют три этапа:

- подготовку,

- принятие,

- выполнение решений.

Этап подготовки управленческого  решения начинается с выявления  проблемы, а заканчивается формированием  проекта нормативного акта и предоставлением  его административному органу или  должностному лицу, с которым согласовывается  процедура принятия решений или который непосредственно участвует в принятии решений. Таким образом, на этапе планирования, кроме работы над содержанием изменений, необходимо проектировать и согласовывать форму представления принимаемого решения. При этом необходимо иметь в виду соблюдение принципов своевременности, цикличности и законности.

Принцип своевременности означает, что процесс планирования должен предусматривать форму представления, время и последовательность действий для проектирования и согласования принимаемых решений.

Принцип цикличности предполагает учитывать при планировании не только естественную цикличность самого процесса принятия решений, но также даты и периоды отчетности и сроки предоставления документов, обусловленные существующей системой документооборота в системе государственного управления.

Принцип законности означает обязательность проверки на непротиворечивость и согласование принятого решения с ранее принятыми законами и другими нормативными актами. При этом необходимо осуществлять проверку проекта решения на внешнюю межсистемную согласованность (органов государственной власти между собой в соответствии с их местом в процессе государственного и общественного управления), на внешнюю внутрисистемную согласованность (государственных органов одного и того же министерства или ведомства), на внутреннюю согласованность (различных решений одного и того же государственного органа), что также должно быть отражено в плане и учитываться в процессе принятия решений.

Второй этап процесса оформления, представления и согласования проекта принимаемого решения состоит из семи этапов, как-то:

• установление перечня органов местного самоуправления, обладающих правом нормативной инициативы;
• разработка правил внесения проектов нормативных актов в рассматривающий орган;
• подготовка проектов нормативных актов к рассмотрению;
• формирование планов и подготовка заседаний для рассмотрения проектов нормативных актов;
• процедура проведения заседаний для рассмотрения проектов нормативных актов;
• процедура принятия нормативных актов;
• информирование  населения о принятых нормативных актах.

Этот процесс, его этапы  и их состав могут модифицироваться в зависимости от ветви власти, уровня власти и органа власти.

Спецификой третьего этапа (этапа выполнения решения) в  процессе государственного и местного управления является воплощение содержания решения - решение проблемы в организационном отношении и построение организации управления так, чтобы решение каждой проблемы имело свой полномочный адрес для реализации и могло быть внедрено на основе распределения функций, полномочий и ответственности.

Решение проблемы на этапе  реализации находится в области  эффективности государственного управления с волевым воздействием управляющих  на управляемых.

Выполнение управленческих решений выражается в организаторской деятельности по модификации аппарата управления, форм его внутренних отношений и взаимодействия с внешней социальной средой. На этом этапе важны мониторинг и контроль за выполнением управленческих решений. Здесь также имеется две стадии:

• на первой принимается решение о содержании и форме контроля,
• на второй - об организации его.

Выделяют государственный  управленческий контроль и негосударственный  управленческий контроль. Виды управленческого  контроля разделяют по субъектам  управления, по времени проведения, по характеру, по методам, по содержанию, по форме.

Таким образом, принятие решений в системе местного самоуправления связано с решением системы задач  принятия решений с согласованием  форм представлений этих решений  в ограничениях, налагаемых нормативно-правовой системой и системой государственного или местного управления

 

1.3 Особенности документационного и информационного обеспечения    управленческого решения

Существует значительное число форм подготовки управленческого решения: акт, бюллетень, декларация, закон, инструкция, контракт, норма, норматив, план, положение и другие формы.

К формам реализации управленческого решения относятся: выписка, деловая беседа, информационное письмо, методика, отчет и другие формы

При формировании данных документов необходимо отразить следующие положения[15, с.80]:

1.  Комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи.

2.  Степень соответствия документа международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.

3.  Степень использования мировых достижений и гармонизации документа с мировыми системами.

4. Количество примененных при разработке документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.).

5. Экономическая обоснованность управленческих решений.

6. Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения.

7. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;

9. Имидж организации и квалификация разработчиков решения.

10.  Органы, согласовавшие и утвердившие документ;

11. Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

Одним из условий качественного  оформления управленческого решения  в соответствующем документе  является строгое соблюдения государственных  стандартов Российской Федерации.

Документы, отражающие УР, изготавливаются на бумаге или в  электрон-ном виде. Обычно используется книжный формат А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) и редко - A3 (297х420 мм), а также альбомный формат (297х210 мм). Поля документов: верхнее - 25 мм, нижнее - 25 мм, левое – 25-30 мм, правое – 10 - 15 мм.

Текст большинства документов, как правило, должен состоять из двух основных частей: констатирующей и  распорядительной.

В констатирующей части  содержится обоснование, причины, цели и задачи, которые инициировали разработку документа. Констатирующая часть завершается словами: «приказываю», «постановляю», «довожу до сведения» и т.д.

Распорядительная часть  текста документа содержит перечень конкретных мероприятий, направленных на разрешение соответствующих проблем.

При составлении документов необходимо:

- вводить элементы эмоционального воздействия на пользователя;

- обеспечивать краткость изложения;

- рационально сочетать текст и иллюстративный материал - графики, таблицы и формулы;

- указывать срок жизненного цикла документа.

- идентифицировать документ.

-  обеспечивать соответствие документа организационной структуре, в которой он обрабатывается.

- обеспечивать доходчивость излагаемого материала.

Информационное обеспечение - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности  функционирования системы менеджмента.

Основные требования к качеству информации:

-своевременность;

-достоверность; 

-достаточность;

-надежность;

- адресность;

- правовая корректность;

- многократность использования;

- высокая скорость  сбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования;

- актуальность.

Информация классифицируется по следующим признакам:

1. По объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.

2.  По принадлежности к подсистеме системы менеджмента -информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме.

3. По форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;

4. По способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.

5. По режиму передачи - в не регламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки.

6. По назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.

В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников.

Основными функциями  коммуникаций в организации являются:

- координация действий;

- распространение информации;

- выражение чувств и эмоций, нередко сопутствующих процессу разработки решения.

В системе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал — средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией  существуют так называемые коммуникационные барьеры, т.е. препятствия, мешающие правильной передаче и получению нужной информации (таблица 2).

Таблица 2 - Коммуникационные барьеры

Барьер	Отправитель послания	Получатель сообщения
Барьеры при отправлении     сообщения.	Неожиданность    сообщения Неадекватная     информация Предубеждение относительно послания и принимающего.
Барьеры восприятия.		По потребности и желания. Ценностные ориентации. Установки и мнения. Ожидания. Внимание и стимулы. Семантические проблемы. Концентрация. Способность слушать. Знания. Восприимчивость к новым идеям.
Барьеры    понимания.	Семантика и жаргон. Коммуникативные  навыки.  Длина сообщения.    Коммуникативный канал.
Барьеры приёма информации.	Личностные характеристики. Ценностные ориентации. Установки и мнения.	Установки, мнения. Ценностные ориентации. Восприимчивость к новым  идеям. Нормы. Личностные характеристики.
Барьеры   действий.	Память. Уровень переработки  информации.	Память и внимание. Уровни переработки информации. Гибкие изменения установок, поведения Личностные характеристики.