Системный анализ в исследовании управления

Сущность  ситуационного подхода заключается в том, что побудительным мотивом к проведению анализа явются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления при таком подходе система управления в зависимости характера ситуаций может менять любую из своих характеристик объектами анализа в данном случае могут быть:

       • структура управления: в зависимости  от ситуации и на основании проведенных  объемных расчетов выбирается структура управления с преобладанием либо вертикальных, либо горизонтальных связей;

       • методы управления;

       • стиль руководства: в зависимости  от профессионализма, численности и личностных качеств сотрудников выбирается стиль руководства, ориентированный либо на задачи, либо на человеческие отношения;

       • внешняя и внутренняя среда организации;

       • стратегия развития организации;

       • технологические особенности производственного  процесса.

       Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя. Маркетинговый анализ призван выявить конкурентные преимущества и факторы их определяющие.

       Как показала практика проведения исследований, к таким факторам относятся следующие:

       • качество продукции или услуг;

       • качество управления самой организации;

       • маркетинговое качество, т.е. свойство товара соответствовать реальной потребности населения.

       При этом важно учитывать конкурентную позицию, т.е. позицию исследуемой  организации в отрасли на данный период времени, поскольку конкурентная борьба — мероприятие дорогостоящее, и рынок характеризуется высокими входными барьерами.

       Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного возобновления производства новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог успешного функционирования любой организации в том, что она должна идти не только вровень с техническим прогрессом, но и опережать его.

       Процесс системного анализа при инновационном подходе весьма сложен и охватывает все стадии жизненного цикла продукта.

       Рассмотрим  эти стадии:

       1. Анализ возможности проведения  научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Здесь необходимо определить, располагает ли данная организация необходимыми финансовыми ресурсами. Поиск надежных финансовых инвесторов имеет немаловажное значение, поскольку наукоемкое производство таит в себе большую неопределенность. Многие нововведения не доходят до массового производства из-за того, что отвергаются рынком, и финансовый риск здесь достаточно велик.

       На  этой стадии также необходимо выяснить, имеется ли в команде исполнителей специальная группа людей, которая будет заниматься разработкой и реализацией инновационных проектов и какова их профессиональная подготовка.

       2. Анализ возможности внедрения  в производство результатов НИР и ОКР. Здесь необходимо определить техническую, организационную и экономическую целесообразность внедрения новой техники либо технологии.

       3. Анализ возможности вывода нового  продукта на рынок. Особую роль здесь должен сыграть маркетинговый подход. Необходимо изучить требования рынка, характер продукции подобного типа, пользующейся спросом, определить, где она производится и в каком количестве.

       При инновационном подходе необходимо помнить: чтобы успешно конкурировать на рынке, необходимо дать возможность изобретателям создавать новые вещи, свободно творить и доводить свои изобретения до успешной реализации. Для этого команде изобретателей необходима определенная свобода творчества: право принимать решения и отвечать за конечные результаты. Управление организации должно быть направлено на поощрение инициативы и предприимчивости изобретений.

       Сущность  нормативного подхода заключается в следующем. Анализ любой системы управления с целью ее совершенствования связан с учетом совокупности важнейших нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности аппарат компании. Это и установленные для каждой отрасли нормативы, например нормы управляемости и нормативы, разрабатываемые самими проектировщиками.

       К функциональным нормативам относится  качество и своевременность проработки планов, четкая организованность подразделений, оперативный учет и контроль, строгое распределение функциональных обязанностей в каждом структурном подразделении организации.

       Нормативы в социальной сфере должны обеспечить оптимальные условия для специального развития коллектива, обеспеченности всех сотрудников необходимыми техническими средствами для успешной работы, повышения профессионального роста, хорошая мотивация, правовые и экологические нормативы.

       Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организацией. Важное значение для менеджеров здесь приобретает изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендует общий менеджмент и исследование возможности их применения в процессе анализа организации. Необходимо помнить, что человек — это самый важный элемент в системе управления. Удачно подобранная команда единомышленников и партнеров, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя, — важнейшее условие экономического успеха. 

  2. Процедуры, программа и сфера применения системного анализа.

  2.1. Процедуры системного анализа. 

       Для исследования сложных систем необходимо особое единство процедур синтеза и  анализа. Существуют разные подходы  к их сочетанию. Мы предлагаем следующий, на наш взгляд, довольно широкий  перечень процедур системного анализа, который может быть эффективно применен к исследованию таких систем, как  предприятие:

       1. Определить границы исследуемой  системы. 

       Эти границы условны. Несмотря на кажущуюся  объективность, они диктуются конкретной задачей исследования. Например, границы  системы “корпорация” в одном  случае могут быть определены списочным  составом постоянного персонала, в  другой задаче - постоянным персоналом плюс всеми акционерами компании, в третьем случае эти пределы  расширяются за счет всех временно привлекаемых специалистов, экспертов, консультантов и т.д. Затем можно  расширить эти границы за счет всех поставщиков компании, ее потребителей и любых иных субъектов каким-либо образом с ней связанных.

       2. Определить все надсистемы, в  которые входит исследуемая система  в качестве части. 

       Строго  говоря, каждая система принадлежит  бесконечному числу надсистем, однако, исходя из условных требований конкретной задачи, необходимо ограничиться лишь кругом наиболее значимых надсистем. Так, если мы выясняем воздействие на предприятие  экономической среды, именно она  и будет той надсистемой, в  которой следует рассматривать  его функции. Однако системный подход помогает понять, что действительно  “ узкие “, например, экологические  задачи являются упрощением и искажением реальности: попытка их решения неизбежно  приводит к осознанию связанных  с ними экономических, психологических  и прочих проблем. Поэтому исходя из взаимосвязанности всех сфер жизни  современного общества, любой объект, в частности, предприятие, следует  изучать в качестве составной  части многих систем - экономических, политических, государственных, региональных, социальных, экологических, международных. Каждая из этих надсистем, например, экономическая, в свою очередь, имеет немало компонентов, с которыми связано предприятие - поставщики, потребители, конкуренты, партнеры, банки и т. д. Эти же компоненты входят одновременно и в другие надсистемы - социокультурную, экологическую и т.п. А если еще учесть, что каждая из этих систем, а также каждый из их компонентов имеют свои специфические цели, противоречащие друг другу, то становится ясной необходимость сознательного изучения среды, окружающей предприятие. В противном случае, вся совокупность многочисленных влияний, оказываемых надсистемами на предприятие будет казаться хаотичной и непредсказуемой, исключая возможность разумного управления им.

       3. Определить основные черты и  направления развития всех надсистем,  которым принадлежит данная система,  в частности, сформулировать их  цели и противоречия между  ними.

       4. Определить роль исследуемой  системы в каждой надсистеме, рассматривая эту роль как  средство достижения целей надсистемы.

       Следует рассмотреть при этом два аспекта: 
1.  идеализированную, ожидаемую роль системы с точки зрения надсистемы, т. е. те функции, которые следовало бы выполнять, чтобы реализовать цели надсистемы; 
2.  реальную роль системы в достижении целей надсистемы.

       Примером  подобного двустороннего подхода  может быть, например, оценка потребностей покупателей в конкретном виде товаров, их качестве и количестве, а с  другой стороны - оценка параметров товаров, реально выпускаемых конкретным предприятием. Определение ожидаемой  роли предприятия в потребительской  среде и его реальной роли, а  также их сравнение, позволяют понять многие причины успеха или неудачи  компании, особенности его работы, предвидеть реальные черты ее будущего развития.

       5. Выявить состав системы, т.е. определить части, из которых она состоит.

       Нередко исследовательская задача требует  не только расчленения системы на составные части, но и расчленения  компонентов, из которых состоят  сами части. В принципе процесс такого членения, проникновения вглубь системы  может быть бесконечным; он ограничен  лишь потребностями конкретной задачи. Так, в зависимости от решаемой задачи, рассматривая состав такой системы  как предприятие, можно ограничиться, например перечнем цехов и отделов, а можно, при необходимости расчленить их на бригады, участки, отдельных работников, элементы деятельности каждого из них  и т.д.

       6. Определить структуру системы,  представляющую собой совокупность  связей между его компонентами.

       Структура - это внутренняя форма системы, образно  говоря ее “строение”. Ее нельзя, как  это нередко делают, сводить лишь к составу системы, набору компонентов.

       Следует подчеркнуть многоструктурность любой  системы. Например, на предприятии существует организационная структура, т.е. совокупность так называемых отношений субординации и координации, иначе говоря, отношений  подчиненности и согласованности. На предприятии есть и информационная структура, выражающаяся в определенных формальных и неформальных потоках  информации. Существуют также потоки материалов, сырья, деталей, готовых  изделий, составляющих свои структуры. Особо следует подчеркнуть экономическую  структуру на предприятии, представляющую собой совокупность отношений собственности. Большую роль играют и сугубо человеческие отношения - симпатии и антипатии  между работниками, составляющие морально-психологическую  структуру. Можно выделить и специфические  отношения между различными группами работающих, часть из которых, носит  политический характер, например, между  членами профсоюзов, партий, общественных движений. Существует множество и  других структур на предприятии.

       7.  Определить функции компонентов системы, т.е. целенаправленные действия компонентов, их “вклад” в реализацию роли системы в целом.

       Эта процедура имеет особую значимость, поскольку в реальных процессах  каждый компонент обладает не только полезными свойствами, обеспечивающими  достижение целей системы в целом, но и негативными, мешающими чертами. Поэтому необходимо при исследовании и создании систем вычленять полезные, целесообразные действия компонентов (т.е. их функции) среди множества  иных действий. Для этого так же, как и в пункте 4 данного перечня  системных процедур, следует отделить провозглашаемые или предписанные функции компонентов от реально  выполняемых.

       Принципиально важным является гармоническое, непротиворечивое сочетание функций разных компонентов. Именно непротиворечивость, согласованность  функций отличает гармоническую  систему от хаотического набора предметов  и процессов. При этом сами функции  должны быть качественно разными, что  позволит им, дополняя друг друга обеспечивать реализацию достаточно широкого спектра  действий, который и представляет собой роль системы в целом. Вместе с тем, в любой реальной системе  функции компонентов согласованы  не полностью, между ними есть противоречия, которые  нередко  снижают эффективность роли системы в целом. Поэтому познание функций компонентов должно осуществляться не по отдельности, а в единстве, во взаимодействии, в выявлении противоречий между ними, степени их согласованности. Эта проблема особенно актуальна для подразделений, цехов крупных предприятий, чьи функции часто во многом “несостыкованы”, недостаточно подчинены общему замыслу.

       8. Выявить причины, объединяющие  отдельные части в систему,  в целостность.

       Они носят название интегрирующих факторов. В целом интегрирующим фактором, создающим системы, является человеческая деятельность. В ходе деятельности человек осознает свои интересы, определяет цели, осуществляет практические действия, формируя системы средств для  достижения целей. Исходным, первичным  интегрирующим фактором является цель.

       Определение реальной цели, послужившей причиной создания той или иной системы, является непростой задачей, поскольку цель - всегда, в любой сфере деятельности - представляет собой сложное сочетание различных противоречивых интересов. Например, максимизация прибыли не является целью современного предприятия, это лишь один из интересов. Другой не менее важный интерес - стабильность получения прибыли. Третий существенный интерес - устойчивая репутация предприятия. И подобных интересов много, и лишь в их пересечении, в своеобразной комбинации заключается истинная цель. Всестороннее познание ее позволяет судить о степени устойчивости системы, о ее непротиворечивости, целостности, предвидеть характер ее дальнейшего развития.