Совершенствование системы контроля на ООО Мебельное предприятие «Виктория М-1»

     Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают  обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки  стандартов минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

     Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

     Как это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам  он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений  по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить  этим отклонениям развиться, они  могут перерасти в серьезные  трудности для всей организации.

     Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических  результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

     Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного контроля.

     Стратегический  контроль имеет в качестве основного  объекта эффективность использования  ресурсов организации в процессе достижения ее конечных целей. Он ведется  не только за количественными (например, уровнем производительности труда), но и за качественными показателями: внедрением и использованием достижений НТР, новых методов работы, технологий и пр.

     Оперативный контроль, на практике сливающийся  с оперативным управлением, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную  деятельность. Его объектами являются:

     - движение изделий в рамках технологического процесса;

     - соблюдение норм и нормативов расхода ресурсов; загрузка оборудования; организация труда, соблюдение его графиков; наличие запасов незавершенного производства и готовой продукции;

     - уровень текущих затрат денежных средств.

     Такой контроль проводится буквально одновременно с выполнением основной работы.

     Заключительный контроль имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. По словам Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением». (7, с.73)

3. Характеристики эффективного контроля

     Для того чтобы контроль мог выполнить  свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами – характеристиками его эффективности.

     В первую очередь, для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу затраты - эффект никогда не должна служить критерием для решения: нужно ли вводить механизм контроля. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над обычными операциями  не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей.

     Конечная  цель контроля состоит не в том, чтобы  собрать информацию, установить стандарты  и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед  организацией. Проведение измерений  и оповещение об их результатах важно  только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить  за тем, чтобы эти самоочевидные  средства контроля не заняли более  важного места, чем подлинные  цели организации.

     В итоге контроль можно назвать  эффективным только тогда, когда  организация фактически достигает  желаемых целей и в состоянии  сформулировать новые цели, которые  обеспечат ее выживание в будущем.

     Кроме того, для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию. Так, например, общепринято оценивать эффективность торговли путем установки некоторой квоты и сопоставления с нею реального объема продаж в долларах. Но это может привести фирму прямиком к огромным потерям, потому что на самом деле успех определяется не объемом продаж, а уровнем прибылей.

     Следующее условие эффективности контроля заключается в том, что он должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

     Помимо  этого важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля - это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

     Если  нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к  происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены  с необходимостью серьезных изменений  в системе контроля. Так, например, фирма, производящая 100 различных товаров, должна использовать методы контроля запасов с тем, чтобы контролировать любое относительно большое увеличение или уменьшение количества товаров, а также количество каждого из них, имеющегося в данный момент времени. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для которых она предназначалась.

     Следующие условия эффективности контроля – его простота и экономичность. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

     Очень редко стремятся достичь при  помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку  прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших  затрат усилий и средств. Никогда  не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить  к увеличению ее преимуществ и  доходов. Таким образом, если суммарные  затраты на систему контроля превосходят  создаваемые ею преимущества, организации  лучше не использовать эту систему  контроля вообще или же ввести менее  тщательный контроль. Вообще, поскольку  в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые  могли бы быть затрачены на решение  других задач, то для того, чтобы  контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной  прибыли у него должно быть довольно низким.

     Конечно, для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли  для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные. Так, например, для большинства ресторанов бессмысленно контролировать стоимость  каждого блюда в меню с точностью  до одного цента. Для сети ресторанов «МакДональд» подобный контроль может  обернуться многими миллионами долларов прибыли, поскольку один цент - это заметная доля стоимости блюда в ресторанах, да к тому же умножаемая на многие миллиарды проданных порций.

     Если  и существует какое-либо твердое  правило контроля, то оно, прежде всего, состоит в том, что любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля. 

Глава 2 Анализ системы контроля на предприятии «ООО Мебельное предприятие «Виктория М-1»

2.1 Общая  характеристика ООО «Мебельное предприятие «Виктория М-1» 

     ООО "Мебельное предприятие «Виктория  М-1" зарегистрировано 17 декабря 2003 года Межрайонной инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам №6 по Смоленской области.

     Полное  юридическое название предприятия - Общество с ограниченной ответственностью "Мебельное предприятие «Виктория М-1".

     Сокращенное юридическое название - ООО «Мебельное предприятие Виктория М-1».

     Юридический адрес предприятия: 214525, Смоленская область, Смоленский район, п. Новые Батеки, ул. Речная, д.1.

     Уставный  капитал ООО сформирован из долей участников-учредителей, между которыми заключен учредительный договор и имеется Устав организации.  Высшим органом общества является общее собрание его участников. Для текущего руководства деятельностью общества создан исполнительный орган. В ООО «Мебельное предприятие Виктория М-1» он является единоличным в лице генерального директора Рыбаковой Ларисы Дмитриевны.

     Деятельность  ООО «Мебельное предприятие Виктория М-1» включает следующие виды:

       - производство мебели и прочей продукции, не включенной в другие группировки;

       - производство мебели;

       - производство стульев и другой мебели для сидения;

       - производство мебели для офисов и предприятий торговли;

       - производство кухонной мебели;

       - производство прочей мебели;

       - производство матрасов.

     Целями  деятельности предприятия являются расширение рынка товаров и услуг, а так же извлечение прибыли, путем  производства мебели высокого качества.

     Цель  политики предприятия – удовлетворение запросов потребителей, а значит гибкое реагирование на изменение потребностей рынка. Сегодня к таковым относятся:

• использование качественных, экологически чистых материалов;
• применение современного импортного оборудования;
• ориентация на передовые дизайнерские разработки в производстве мебели;
• соответствие стандартам качества и постоянная работа над усовершенствованием качества;
• следование принципу «баланс цены и качества».