Статус фирмы. Организационная структура управления фирмы

Введение 

     Рассматриваемый в данной курсовой работе объект Управление федеральной почтовой связи Тюменской  области – филиал федерального государственного предприятия «Почта России» и  непосредственно юридический отдел  вышеуказанного предприятия.

     Основными задачами курсовой работы являются:

1. формирование представлений об организационной структуре предприятия, как структуре управления, так и структуре производства;
2. формирование представления о внешней и внутренней среде предприятия;
3. подготовка положения о структурном подразделении предприятия – юридическом отделе (для наилучшего понимания деятельности структуры и функций данного отдела);
4. характеристика управленческих процессов на предприятии на примере отдельно взятого процесса;
5. формирование рекомендаций по усовершенствованию процессов протекающих на предприятии, и самой структуры предприятия в целом.

     Для более наглядного представления  об управленческих процессов на предприятии  при подготовке курсовой работы одной  из важнейших задач является более  детальное рассмотрение одного управленческого процесса «Организация претензионной работы с поставщиками» на предприятии УФПС Тюменской области – филиал ФГУП «Почта России».

     Исходя  из вышеобозначенных задач следует, что целью данной курсовой работы является детального рассмотрение и формирования общего представления управленческих задач по координации деятельности отдельно взятого подразделения предприятия.

     При написании курсовой работы использовались материалы с официальных сайтов: УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России», ФГУП «Почта России», Консультант Плюс.

1. Характеристика предприятия УФПС Тюменской области – филиал ФГУП «Почта России»: статус и организационная структура 

     1.1. Общая характеристика предприятия  – УФПС Тюменской области –  филиал ФГУП «Почта России» 

     Наименование  организации рассматриваемой в  данной курсовой работе Управление федеральной  почтовой связи Тюменской области  – филиала Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России», сокращенно именуемое УФПС Тюменской  области – филиал ФГУП «Почта России». УФПС Тюменской области является филиалом Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России», организационно-правовой статус характеризуется как федеральное государственное унитарное предприятие с правом хозяйственного ведения. Рассматриваемое в данной курсовой работе предприятие расположено по адресу: г. Тюмень, ул. Республики, 56.

     Основными видами деятельности УФПС Тюменской  области – филиала ФГУП «Почта России» является оказание услуг:

• по отправке письменной корреспонденции, бандеролей, посылок;
• доставке социальных выплат населению;
• оказание услуг по приему платежей и прочих финансовых услуг.

     После присоединения Сибири территория российского  государства весьма значительно  увеличилась, что потребовало создания транспортного сообщения. Длительное время эта функция была возложена на коренное население Западной Сибири – татар, хантов и манси. 28 января 1601 года царь Борис Годунов отдал приказ освободить от данной функции коренное население, а взамен учредить в Тюмени ямы и  набрать ямщиков. Во второй половине 60-х годов XVII века наряду с ямской почтой создается регулярная почта созданная по немецкому образцу. Само слово "почта" (от латинского "позита" — остановка для смены лошадей), было заимствовано из немецкого языка в значениях "новость, известие, почтовая контора". В конце XVII века вопросами внутреннего почтового сообщения занимался Ямской почтовый двор, а корреспонденцией, отправляемой за границу, "к немцам", ведал Матвей Виниус, сын думного дьяка Андрея Виниуса — главы Сибирского приказа¹.

     В 2002 году Правительством Российской Федерации  принята концепция реструктуризации организации федеральной почтовой связи цель, которой создание единого, высокоэффективного конкурентоспособного предприятия, способного внести значительный вклад в решение актуальных задач по ускоренному развитию экономики страны². Непосредственно предприятие ФГУП «Почта России» создано распоряжением Правительства от 5 сентября 2002 года № 1227-р «О создании федерального унитарного предприятия «Почта России».

     Основные  кредитные организации, с которыми УФПС Тюменской области – филиал ФГУП «Почта России» сотрудничает: ОАО «Сбербанк», ОАО АКБ «Связь-Банк». В связи с разноплановостью услуг, оказываемых предприятием, количество поставщиков (партнеров) весьма велико, к ним относятся такие крупные предприятия как: ЗАО «Северрегионгаз», ОАО «Тюменьэнергосбыт», ООО «Кодак», отделение Пенсионного Фонда РФ по Тюменской области и прочие.

     Основным  видом деятельности УФПС Тюменской  области – филиала ФГУП «Почта России» является оказание услуг почтовой связи (отправка письменной корреспонденции, почтовых денежных переводов, бандеролей, посылок) в данном сегменте рынка предприятие является монополистом. В виду значительных объемов почтовых услуг, оказываемых ежедневно в отделениях почтовой связи (только на юге Тюменской области таких  отделений более 450), выделить наиболее крупных заказчиков (потребителей услуг) невозможно. 

     При проведении анализа качественного  состава персонала фирмы необходимо отметить, что высшее образование на предприятии имеет 10 %, средне-профессиональное – 39,4 % от общего числа сотрудников.

     Практически все сотрудники, имеющие высшее образование  осуществляют свою деятельность в управленческих структурах УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России».

     УФПС  Тюменской области – филиал ФГУП «Почта России» в своем распоряжении имеет учебный класс на базе, которого проводятся тренинги по повышению квалификации сотрудников, обучение сотрудников  по работе с новыми программными продуктами, необходимыми для оказания разного рода услуг.

     13 сотрудников УФПС Тюменской области  – филиала ФГУП «Почта России»  награждены грамотами Правительства  Тюменской области, 27 – Губернатора  Тюменской области.

     В отличие от иных структур, оказывающих  услуги в разных направлениях как в почтовых (DHL, прочие мелкие почтовые операторы) так и в финансовых (различные банковские структуры) время финансового экономического кризиса для УФПС Тюменской области это не столько сложность, сколько возможное преимущество. Финансовый кризис для предприятия может сыграть роль дополнительного ресурса, который при грамотном использовании даст свой экономический эффект и привлечет клиентов бывших банковских структур обанкротившихся, разорившихся почтовых операторов. Предприятие почтовой связи это стратегически важный объект в военное время наиболее устойчивый вид связи в связи с этим государство не может не поддерживать одно из важнейших предприятий. В свою же очередь УФПС Тюменской области – филиал ФГУП «Почта России» опираясь на поддержку государства, может предложить стабильного и надежного партнера. 

     1.2. Организационная структура 

     Для целостного понимания, каким образом  на предприятии осуществляется принятие решений на предприятие, управление производственными процессами необходимо рассмотреть структуру управления УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России», а также структуру производства.

     Структура управления производства или Производственная структура размещена на схеме 1. 

     Схема 1. Производственная структура УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России»

     Основной  производственной деятельностью предприятия  является не какие-либо материальные ценности и оказание услуг и на выходе результатом  является качественно оказанная  услуга. В виду того, что предприятием оказывается более 80 видов услуг, рассмотрим производственный процесс на нескольких примерах, которые позволят отразить взаимодействие каждого из элементов вышеуказанной схемы. Для начала хотелось бы отметить, что основным производственным элементом является отделение почтовой связи (или отделение связи), операторы осуществляющее на его базе оказание услуг, а также закрепленные за отделением почтальоны.

     Пример 1. Доставка социальных выплат обработка  документации необходимой для осуществления социальных выплат производится на участке доставки социальных выплат (данная структура существует на базе каждого почтамта) после обработки документации вся обобщенная информация направляется в отделения почтовой связи для осуществления выплат по месту нахождения адресата (получателя выплаты). Вся информация направляется по средствам в документальном виде с ближайшим почтовым обменом (транспорт предприятия осуществляет перевозку документов, корреспонденции в соответствии  с графиком передвижения транспортных средств). После осуществления выплат в отделениях связи консолидируется информация об оказании услуги и  в конце месяца с тем же транспортным обменом осуществляется направление соответствующих отчетов об исполнении на участок доставки социальных выплат.

     Пример 2. Осуществление приема платежей. После  оплаты физическим лицом платежа (например, за коммунальные услуги), оператор направляет часть платежного документа (квитанции), который был выдан поставщиком  коммунальной услуги, на участок сортировки (передается посредством направления документов транспортом), участок сортировки после проведения процедур по сортировке и формированию пачек передает документы на участок контроля качества, где проверяется правильность заполнения документа в случае выявления ошибок осуществляет возврат на участок сортировки, а данный участок возвращает (в случае если нет возможности самостоятельно связаться с клиентом и устранить ошибку) обратно с почтовым обменом в отделение в котором был принят платеж.

     Наибольшей  проблемной зоной производственной структуры является участок сортировки и участок контроля качества, зачастую именно на данных этапах может  сыграть негативную роль человеческий фактор (например, будут пропущены ошибки в заполнении) во многих европейских странах  зачастую используется автоматизированные системы сортировки – сканеры которые позволяют выявить ошибки. В случае их использования производственная структура может быть сокращена на одно звено, что уменьшит скорость обработки информации и как следствие повысит качество.

     Структура управления УФПС Тюменской области  размещена на схеме 2. 

Схеме 2. Структура управления УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России» 

     Из  вышеуказанной схемы можно сделать  вывод, что деятельность по основным направлениям: управление коммерческой деятельностью, внедрение информационных и производственных технологий необходимых для модернизации почтовой сети, вопросы экономики и финансов, а также вопросы, связанные с  эксплуатацией почтовой связи разделены между четырьмя заместителями директора, которые напрямую подчиняются директору филиала.

     Практически все структурные подразделения  филиала подчиняются одному из заместителей директоров, за исключением: юридического отдела, отдела почтовой безопасности, отдела кадров и специалиста по связям с общественностью.

     Особое  положение в структуре занимают начальники почтамтов, с одной стороны  начальники почтамтов подчиняются  директору УФПС Тюменской области, но при этом оказывать влияние  отдавать распоряжения, приказы могут и заместители директоров в вопросах относящихся к их компетенции. Всего на территории юга Тюменской области 9 почтамтов расположенных в районных центрах: г. Тюмень, г. Тобольск, г. Ишим, г. Ялуторовск, г. Заводоуковск, п. Голышманово, с. Омутинское, с. Казанское и п. Уват.

     Теперь  перейдем непосредственно к рассмотрению компетенции  каждого заместителя.

     Финансово-экономический  блок (далее – ФЭБ) возглавляет заместитель директора по экономике и финансам отличительной особенностью предприятия является тот факт, что бухгалтерия с главным бухгалтером предприятия подчиняется не напрямую директору (как в большинстве крупных организаций), а её деятельность координирует данный заместитель.

     Кроме того, в состав ФЭБ включаются еще два отдела: отдел казначейских операций (ОКО (2)) – основной деятельностью которого является осуществление своевременного перечисления денежных средств и планирование расходов денежных средств, планово-экономический отдел (ПЭО (1)) осуществляющих деятельность по планированию, расчету тарифов и прочие функции.

     Коммерческий  блок возглавляет заместитель директора  по коммерции в подчинении которого находятся 5 отделов: ГРиМ (3) – группа рекламы и маркетинга, ОПТ (4) – отдел продаж товаров, ОППУ (5) – отдел продаж почтовых услуг, ОПНУ (6) – отдел продаж непочтовых услуг и отдел подписки.