Статус фирмы. Организационная структура управления фирмы

     Данные  отделы  занимаются продажей услуг,  развитием услуг в филиалах. ОПТ  – осуществляет торговлю промышленными  товарами, продуктами питания и прочей продукцией, ОППУ – осуществляет деятельность по развитию традиционных «почтовых» услуг оказываемых в отделениях, ОПНУ – отдел, направленный на реализацию финансовых проектов (прием платежей, доставка социальных выплат и прочее). Особое место играет группа рекламы и маркетинга, данное структурное подразделение совместно со специалистом по связям с общественностью осуществляет по информационному освещению мероприятий проводимых отделами коммерческого блока.

     Заместитель директора по информационным технологиям  осуществляет координацию работы 2 отделов. В виду модернизации начавшейся в 2006 году, данные отделы призваны осуществить внедрение информационных продуктов на рабочих местах в отделениях связи, позволяющих оказывать услуги более быстро и качественно. В виду значительности производственной структуры предприятия данная деятельность продолжается до сих пор.

     Заместитель директора по эксплуатации осуществляет деятельность  двух основных отделов: отдел по управлению имуществом, основная деятельность которого направлена на заключение договоров необходимых  для осуществления производственной деятельности предприятия, решение вопросов имущественного характера (например, заключение договоров на оказание коммунальных услуг) и отдел эксплуатации почтовой связи, осуществляет деятельность по контролю за правильностью исполнения почтовых правил, разработка рекомендации для отделений связи по проведению технологических процессов и пр.

     Основным  направлением деятельности по рационализации структуры управления является более  рациональное распределение функций между отделами, упразднение дублирующих структур, автоматизация оказания услуг, которая будет способствовать высвобождению трудовых ресурсов.

     Например, деятельность специалиста по связям с общественностью совпадает с деятельностью, которую осуществляет группа рекламы и маркетинга. В виду этого создается две структуры дублирующие друг друга. Наиболее оптимально создать отдел (группу) подчиняющуюся напрямую директору предприятия обязанности, которой будут заключаться в информационном освещении деятельности предприятия.

     Существование таких дублирующих должностей является весьма серьезной проблемой для любой организации. Для устранения дублирующих вакансий, а также в целях рационального распределения работ между сотрудниками в целом необходимо провести мероприятия по нормированию рабочего дня составленных.

     Например, на основании «фотографии рабочего дня» сотрудник отдела кадров, проведя  с каждым работником рабочий день, учитывает время, затраченное на все мероприятия проведенные работником, данный метод по перераспределению работ является одним из самых эффективных и зачастую позволяет выявить сотрудников, деятельность которых не приносит предприятию результата.

     В заключение данного раздела можно  сделать вывод что, как и в  большинстве, крупных организациях «болезнью» организационной структуры УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России» является дублирование должностей при котором необоснованно «раздувается» штат сотрудников.

     2. Характеристика управленческих  процессов 

    2.1. Матрица РАЗУ 

    Одной из главных задач настоящей курсовой работы является формирование целостного восприятия управленческих задач по организационной координации деятельности подразделении и работников, а именно задач юридического отдела УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России».

    Для наиболее наглядного восприятия ниже размещена таблица 1, отражающая задачи и функции, выполняемые юридическим отделом степень ответственности, которая возлагается на данный отдел и непосредственно степень участия, принимаемого отделом при реализации различных функций. 

                                        Таблица 1  

     Из  вышеуказанной таблицы понятно, что деятельность юридического отдела предприятия весьма специфическая, деятельность, которая зачастую не предполагает активного участия в производственных процессах, в их стимулировании или развитии.

     Зачастую юридический отдел выполняет функции связанные с разрешением «проблемных», спорных ситуаций, и инициативой в разрешении спорных ситуаций является в большей части та точка на предприятии в которой данная ситуация возникла. 

     2.2. Табло управления 

     Для определения системы показателей, подлежащих контролю составляется «Табло управления», позволяющее осуществлять контроль за деятельностью юридического отдела предприятия, помогающее дать оценку качеству работы осуществляемой отделом.

     Оценить с помощью коэффициентов деятельность юридического отдела трудней чем, например деятельность отдела коммерческого блока (эффективность данных отделов можно оценить посредствам прироста клиентов по отношению к предыдущим периодам, процент выполнения плана доходов и пр.).

     Для систематизации существующих показателей  оценки работы юридического отдела составлено «Табло управления по должностной позиции» (Таблица 2)

Таблица 2. Табло управления по должностной позиции

      Это основные два коэффициента используемые при оценке результатов работы.

      Из  вышеизложенного, можно  сделать вывод, что достаточно значительное количество направлений, в которых юридический отдел предприятия осуществляет свои функции показателей посредствам, которых возможно осуществлять контроль всего 2. При этом показатели не позволяют в течение календарного месяца осуществлять контроль.

      Основной  показатель, который  позволял бы отражать оперативность работы юридического отдела по основному направлению  деятельности на предприятии, а именно осуществление  юридической экспертизы – проверки всех заключаемых на предприятии договоров в настоящее время не внедрен и не используется.

      В виду того, что структура предприятия  сложна, все договора проходят проверку (экспертизу) в каждом из структурных  подразделений предприятия в  соответствии с внутренней документацией  договор может находиться в течение 2 дней. Наличие коэффициента предполагающего отражение следующего отношения: 

      количество договоров согласованных с просрочкой к общему количеству согласованных договоров 

      может привести к улучшению качества работы юридического отдела и более ответственному отношению к срокам проведения проверки договоров. В  настоящий же момент нарушение внутренних сроков весьма часто приводит к невозможности рационального планирования рабочего времени  сотрудников осуществляющих согласование договоров, а также согласования сроков с потенциальными контрагентами.

       2.3. Управление процессом «Организация претензионной работы с поставщиками»

       В целях наилучшего понимания протекания управленческих процессов на предприятии  УФПС Тюменской области – филиал ФГУП «Почта России», рассмотрим управленческий процесс на примере «Организация претензионной работы с поставщиками».

       Для описания технологии процесса управления, необходимо построить нормаль процесса управления, которая позволит зафиксировать последовательность различных процедур и взаимосвязь различных структурных подразделений предприятия при проведении претензионной работы с поставщиками. Все данные сроки подачи информации подразделениями предприятия, подзадачи мы зафиксировали в информационной таблице размещенной ниже (Приложение 3).

      Из  вышеуказанной таблицы  можно сделать вывод о тесном взаимодействии отделов курирующих контрагента, нарушившего условия договора и юридического отдела.

      Весь  процесс по взысканию  дебиторской задолженности  с поставщика можно  условно разделить  на четыре этапа:

1. Формирование информации о наличии задолженности контрагентов перед УФПС Тюменской области.
2. II. Проведение мероприятий по взысканию в досудебном порядке.
3. III. Формирование информации для передачи дела на рассмотрение юридическому отделу.
4. IV. Проведение процедур по судебному взысканию.

     Из  таблицы 2 можно сделать  вывод, что первые три этапа происходят без участия юридического отдела, это сделано с целью того чтобы на начальном этапе отсеялись контрагенты, попавшие в список недобросовестных участников по различным причинам: ошибки в перечислениях, утерянный счет на оплату и пр. Этот этап в дальнейшем может избавить юридический отдел от участия в судебных процессах с поставщиками, которые готовы погасить долг добровольно.

     В случае если письменные уведомления не возымели действия в соответствии с внутренним положением УФПС Тюменской области  о проведении мероприятий  по взысканию дебиторской задолженности отдел, курирующий контрагента, должен оформить служебную записку на отделы, в распоряжении которых находятся документы, подтверждающие факты перечислений контрагенту, выставленные счета, оплаченные счета, то есть все документы, подтверждающие что со своей стороны УФПС Тюменской области исполнило заключенный с контрагентом договор, а контрагент в свою очередь не полностью оплатил оказанные услуги.

     Консолидирует все полученные документы  отдел, который курирует контрагента. Документы передаются в работу юридическому отделу посредства направления служебной записки на имя директора, только после получения визы директора юридический отдел принимает в работу документы.

     До  направления в  Арбитражный суд  Тюменской области  искового заявления юридический отдел обязан провести мероприятия по досудебному урегулированию  разногласий. В случае если досудебные мероприятия не приносят результата юридический отдел в соответствии с действующим законодательством готовит исковое заявление и направляет его в суд.