Теоретические понятия и возникновение контроля в управленческой деятельности

 

 

 

 

 

 

Введение

          Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства. Цели контроля фокусируется вокруг задачи обеспечения единства решения и исполнения, а также предупреждения возможных ошибок и недоработок. Конкретной целью контроля выступает в частности задача эффективного использования ресурсов организации.

Актуальность темы данной работы трудно переоценить. Можно сколько угодно долго изучать теоретические источники, повествующие о контроле как инструменте выявления и устранения негативных явлений, но знать не значит уметь, а уметь не значит делать.

Целью данной работы является анализ практической деятельности, по выполнению функций контроля, выявление проблем и разработка мер по совершению данного вида деятельности на ОАО «Туланефтепродукт». Поставленная цель определяет главные задачи, которые подлежат решению в данной работе: анализ системы внутреннего контроля на предприятии (СВК); выявление влияния СВК на деятельность предприятия; разработка мероприятий по совершенствованию контролинговой деятельности;

Объектом исследования выступает  акционерное общество "Туланефтепродукт", занимающееся сбытом нефтепродуктов и  являющееся филиалом ТНК-ВР. ТНК-ВР – вертикально интегрированная нефтяная компания, в портфеле которой ряд добывающих, перерабатывающих и сбытовых предприятий в России и Украине. Предметом исследования являются аспекты организации контролинговой деятельности на этом предприятии.

В качестве предмета исследования предприятия  выступают следующие методы:

анализ контролинговой деятельности и составляющих элементов контроля на предприятии;

метод исследования сильных и слабых сторон деятельности – SWOT-анализ;

экономический прогноз внедрения  контроля.

Основными теоретическими и методологическими  источниками при написании данной работы служили российские и иностранные  издания, посвященные контролю на предприятии.

Практическая часть работы построена  на данных контролинговых исследований, опросов сотрудников и клиентов. Практическое использование результатов  данной работы и внедрение предложенных в ней мероприятий даст положительный  эффект, повысит уровень прибыли  предприятия и будет способствовать расширению его рыночной доли.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  понятия и возникновение контроля в управленческой деятельности

1.1 Сущность и понятие контроля

         В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово  “контроль” означает проверочный  документ, оформленный в двух экземплярах  или в двух записях.¹

        В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица. Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов.

         Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики науки управления (Ф.У. Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г. Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять  любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:

органическую функцию управления;

набор средств регулирования поведения  личности или организации в целом;

функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы;

процесс выявления плановых данных от фактических показателей, а также  анализ этих отклонений.²

Реализация контроля выступает  как процесс, который позволяет  определить качество работы, выяснить как организация продвигается к  намеченной цели, установить степень  отклонений и выбрать соответствующие  действия или альтернативный курс.

       Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

       Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: "Контроль и определение направления - это синонимы". Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос "На сколько мы продвинулись к поставленной цели? ", руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.

Цели контроля: они фокусируются вокруг задачи обеспечения единства решения и исполнения, а также предупреждения возможных ошибок и недоработок. Конкретной целью контроля выступает в частности задача эффективного использования ресурсов организации. В обязательном порядке контролируют использование материальных, финансовых и трудовых ресурсов. ³

Методы контроля. Основной метод  контроля - это проверка. Проверка предполагает сочетание документального анализа  с изучением дел непосредственно  на месте. По характеру проверки подразделяют на массовые, комплексные, выборочные, разовые. Они бывают плановые и внеплановые.

Массовые проверки широко используются на практике. Целью такой проверки является детальное выяснение положения  дел и создание условий для  оперативного устранения недостатков. Для достижения целей массовой проверки она должна проводиться по заранее  разработанному плану и быть достаточно детально организована.

Другой метод контроля - это наблюдение. Этот метод является своеобразным комплексом целенаправленных действий, способом выявления недостатков, скрытых  резервов, значимых тенденций. Среди  методов контроля стоит назвать  такие как: обсуждение отчетов, ревизия, обследование конкретных производственных операций и ряд других.

Следует отметить такую тенденцию  в развитии методов контроля. В  отличие от всей системы управления, где развитие идет в сторону усиления роли экономических методов, в реализации функции контроля явно преобладают  организационно-административные факторы.

Контроль осуществляется от начала реализации стратегии до достижении требуемого результата. В ходе реализации стратегии происходит непрерывное  измерение и оценка состояния  и поведения контролируемого  объекта, а последнее корректирующее действие осуществляется уже перед  самым последним моментом завершена  целеустремленного действия.

Таким образом, суть метода контроля заключается в постоянном сопровождении, слежении и управлении ходом совершаемого целеустремленного действия или  хозяйственной операции. В рамках стратегического управления предприятием направляющий контроль сводится к мониторингу  состояния управляемого объекта  и уровню соответствия этого движения выработанной миссии и наиболее обжим  целям. Так, например, в среднесрочной  программе развития российской экономики  предполагается ее диверсификация, повышение  удобного веса обрабатывающих отраслей промышленности по сравнению с добывающими. В то же время, если после принятия такой программы наблюдается  дальнейшее увеличение удельного веса нефтяной промышленности в общем  объеме промышленного производства, то направляющий контроль должен выявить  причины этого явления и привести к соответствующим решениям в  сфере государственного регулирования  российской экономики.

Координация в контроле имеет свои особенности. Она предусматривает равноправие и самостоятельность участников совместных контрольных действий в пределах их полномочий и сферы компетенции.

В функцию контроля входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития. Наличие отклонений в одном  из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного  подразделения.

Функция контроля, так же как и  функция планирования, служит важнейшим  средством централизации управления со стороны высшего руководства  фирмы и одновременно позволяет  достигать оптимального сочетания  децентрализации в управлении фирмой в целом.

Важной функцией контроля является разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля отражается в первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые производственные показатели деятельности и проведения их анализа.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить  проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге "И Цзинь" ("Книге перемен") еще три тысячи лет назад, до того, как возникли первые идеи науки управления: "Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их". Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

 

1. Виды контроля

    Процесс осуществления контроля в управленческой деятельности на предприятии

1. Предварительный контроль.

Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий  поведения. Поскольку правила и  линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается  в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей  до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных  людей, все это будет увеличивать  вероятность того, что организационная  структура будет работать так, как  задумано. В организациях предварительный  контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

А) Человеческие ресурсы.

Предварительный контроль в области  человеческих ресурсов достигается  в организациях за счет тщательного  анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для  того, чтобы убедиться, что принимаемые  работники окажутся в состоянии  выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить  документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность  привлечения и закрепления в  составе организации компетентных работников можно также путем  установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических  тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в  период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и  после их найма в ходе курса  обучения.

Б) Материальные ресурсы.

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают  обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов.

Контроль осуществляется путем  выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих  материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в  этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

 

В) Финансовые ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также  осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации  потребуются наличные средства, эти  средства у нее будут. Бюджеты  устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем  самым какому-либо отделу или организации  в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

2. Текущий контроль.

Цель: выявить и своевременно просечь  нарушения и отклонения.

Основывается на обратной связи, как  это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам  он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений  по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.