Значение коммуникации в организации

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Шадринский государственный педагогический институт»

факультет технологии и предпринимательства

Кафедра Менеджмент в образовании

 

 

 

 

Значение коммуникации в  организации

 

 

Курсовая работа

По направлению подготовки _080507_менеджмент организации

061173_ менеджмент в образовании

 

 

 

                      Исполнитель: Ершова Жанна Валерьевна

Студентка 3 курса дневного отделения

                                                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

Допущена к защите          Научный руководитель: Качалова Алла                

«___» ________20__г.                              Владимировна (старший преподаватель кафедры

                                                                                                                менеджмент в образовании)

Зав. кафедрой ________   

 

 

 

 

 

 

Шадринск, 2011 г.

 

Оглавление

 

введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. сущность коммуникационного процесса в теории управления современной организацией……………………………4

1. Понятие и виды коммуникаций……………………………………………..4
2. Функциональная характеристика коммуникации………………………...12
3. Содержание коммуникационного процесса……………………………...16

ГЛАВА 2. ЗНАЧЕНИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ОАО  «СВЯЗНОЙ»…………………………………………………………………24

      2.1  Характеристика организации……………………………………………..24

      2.2  Значение  коммуникации в ОАО «Связной»……………………………..29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..40

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК……………………………………………..42

 

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

     Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

     Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

     Данная работа посвящена информации и коммуникациям — тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Актуальность представленной темы трудно переоценить. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

     Цель курсовой работы — изучить природу коммуникаций и выявить роль коммуникационного процесса в организации.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач – рассмотреть понятие и виды коммуникаций, структурно-функциональную характеристику коммуникации, содержание коммуникационного процесса,  значение коммуникации в ОАО «Связной».

     Предметом изучения является коммуникационный процесс как основа эффективности управления организацией.

Объектом является компания ОАО «Связной».

 

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

1. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ

 

     Понятие «коммуникация» прочно вошло в нашу повседневную жизнь. Чтобы лучше понять данное определение, рассмотрим его значение.

 Само слово "коммуникация" происходит от латинского глагола communicare: сообщать, участвовать, разделять. Этот глагол, в свою очередь, происходит от слова communis, которое переводится как "общий". Такое определение, к примеру, применялось к общественным землям, пользоваться которыми мог каждый. Таким образом, уже само происхождение слова коммуникация указывает на его широкое значение. И действительно, в самом начале термин коммуникация предполагал, в том числе, и обмен материальными объектами. С течением времени его использование ограничилось передачей нематериальных или абстрактных вещей, и именно в этом смысле мы используем его в наши дни [2, c. 507].

     Коммуникация - это процесс обмена информацией (идеи, факты, мысли, чувства и ценности) между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации [27, c.703].

     Коммуникации в организации — это сложная, многоуровневая система.

В самом широком смысле цель коммуникаций - осуществление  изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь  процветания организации. В узком  же смысле цель коммуникации – добиться от принимающей стороны точного  понимания отправленного сообщения.

     Коммуникации в организации классифицируются по следующим видам:

1. По форме общения - вербальные и невербальные коммуникации.

2. По субъектам и средствам коммуникаций - межличностные коммуникации и организационные (коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий).

3. По каналам общения – формальные и неформальные.

4. По организационному признаку (по пространственному расположению каналов): вертикальные и горизонтальные.

5. По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации.

Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с  помощью устной речи как системы  кодирования. Многие сотрудники организаций  проводят в состоянии различных  форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени. Коммуникация осуществляется вербальным (устный, разговорный) и невербальным (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) способами. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.

     Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации – это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью  жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они выступают  как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки [5, c.224].

     Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

     Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается  от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта – эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

     Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Если нужно было бы проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые были бы связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций. У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи,  личные продажи и т. п.), а также проводя различные социологические опросы.

     Организация — объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т. п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

Большое внимание уделяется  созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных  фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик  рилейшнз»), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.

     Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами (различными уровнями и подразделениями). Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

     Неформальные коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников  на те, или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций - гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Приписываемая слухам репутация  неточной информации сохраняется и  до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении  непротиворечивой информации о самой  компании. Уровень точности не может  быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует  в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или  отрицательным.

Виды слухов:

1) «мечты и чаяния» - отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников;

2) «вбивание клиньев» - наиболее агрессивный тип, продиктован порой ненавистью. Наносят ущерб, как репутации, так и отдельным работникам;

3) финальный слух - вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемыми сотрудниками.                                                                                                                                                                 

Наличие в организации  неформальных коммуникаций — явление  нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

     Формальные коммуникации – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.