Значение коммуникации в организации

4. По пространственному  расположению каналов или организационному  признаку коммуникации в компании  «Связной» происходят по горизонтальному  признаку из-за малого количества  структурных единиц, но периодически  возникают и вертикальные коммуникации.

В конце каждого месяца начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной  работе директору. Также в этом докладе  возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих докладчиков, так и  рядовых работников, которые находятся  у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются  с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады  менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью  секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается  и передает информацию, поступившую  к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер  фонда для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных  собраниях всего трудового коллектива компании «Связной», где обсуждаются  успехи, достижения, неудачи и перспективы, как организации, так и сотрудников.

     Горизонтальные коммуникации в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора, образуя следующую схему:

Рис. 2.2 Горизонтальные коммуникации.

 

     Таким образом, основными видами коммуникаций в компании «Связной» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности.

Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования.

Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и  гарантия обеспечения поступления  правильной информации нужным людям  в нужное время. Необходимо разработать  такую коммуникативную сеть, чтобы  в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.

Для того чтобы наладить коммуникации внутри организации компании «Связной», необходимо учесть:

1. Профессиональные и  социальные группы работников.

2. Средняя продолжительность  работы сотрудников в организации.

3. Способ, как наладить  организационные коммуникации с  «отдаленными» работниками (рядовыми  работниками, занимающиеся обслуживанием  сторонних лиц).

Для того чтобы это сделать  можно применить тестирование отдельных  работников, а также оценку фокус-группы, которая предполагает фиксирование деятельности отдельных работников в определенный промежуток времени.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять  больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия  – стратегия – цели – тактика  – оценка эффективности». Люди следуют  миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого  результата, если руководитель имеет  талант вдохновлять сотрудников. Кроме  того, для человека важно знать, что  стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

В таких организациях, как  компании «Связной», руководитель в  силу его приближенности к подчиненным  пользуется уважением и в низах. Но все же необходимы личные встречи  с начальниками отделов с глазу  на глаз. Это неизбежно приводит к возрастанию роли менеджеров среднего звена. Их задача – способствовать тому, чтобы рядовые исполнители  поняли, как воплощать в жизнь  разработанную «наверху» стратегию.

Вместе с тем, менеджеру  среднего звена следует себе уяснить, что для руководителя он является в роли и партнера, и исполнителя, и оппонента при решении возникшей  проблемы. Поэтому в коммуникационном процессе ему необходимо проявлять  поведенческую гибкость – уметь  менять стиль поведения в соответствии с ситуацией, на первое место ставить не собственные амбиции, а интересы дела, уверенно, доказательно отстаивать свою точку зрения. Ведь именно они являются уникальным и самым «дешевым» источником информации о положении в коллективе, на основе которого планируется вся работа. Менеджеры на местах проводят политику и идеи, которые разрабатываются руководителем и правлением.

Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует  несколькими способами, такими как:

1. Личная беседа с сотрудниками,

2. Рассылка циркуляров.

3. Распространение информации, используя электронные каналы  связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и  доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять  следующие формы внутри организованных коммуникаций:

1. Листок новостей.

2. Квартальные, годовые  отчеты сотрудников (аналог отчета  всей организации).

3. Доска объявлений.

4. Страница организации  в Интернете.

5. Общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

     Как было ранее замечено, показателем зрелости, и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в компании «Связной», в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

1. Ценности и отношения  в коллективе соответствуют, главным  образом, ценностям и задачам  общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют  ценностям и задачам организации.

2. Существует достаточная  взаимная информированность по  значимым вопросам.

Благоприятный социально-психологический  климат необходимо поддерживать постоянно. Упущение этого условия приводит к огрубению мышления, при котором  служащие постепенно группируются, протестуя  против сложившейся ситуации.

Для развития коммуникаций внутри организации также необходимо поддерживать культуру общения, для  чего следует развивать следующие  социально-психологические умения:

1) поддерживать общение,  стимулировать активность партнера;

2) психологически точно  определять «точку» завершения  общения;

3) максимально использовать  социально-психологические характеристики  коммуникативной ситуации, в рамках  которой разворачивается общение;

4) прогнозировать реакции  партнеров на собственные действия  и психологически настраиваться  на эмоциональный тон собеседника;

5) овладевать и удерживать  инициативу в общении и провоцировать  «желательную реакцию» партнера  по общению;

6) формировать и «управлять»  социально-психологическим настроением  партнера и преодолевать психологические  барьеры в общении;

Для достижения коммуникативной  задачи руководителю необходимо четко  распределить между исполнителями  функции и ответственность, следует  осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения. Организационные  меры призваны, прежде всего:

Во-первых, они должны сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначное понимание  глобальной цели и сопряженных с  нею специфических и частных целей, тем самым определить место каждого отдела и служащего в общем процессе. Очень важно, чтобы все исполнители осознали связи, необходимые для хода процесса, и включились в поиск оптимальной структуры этих связей. Во-вторых, организационные меры обеспечивают каждому исполнителю получение информации о тех новых знаниях или навыках, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в реализации решения.

     Таким образом, проведенные мероприятия по улучшению коммуникационного процесса внутри компании «Связной» должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.

     Можно сделать вывод, что коммуникации — жизненно важное звено между руководителем и подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

     Итак, коммуникация - это процесс обмена информацией (идеи, факты, мысли, чувства и ценности) между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.

     Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений.

     В результате проведенных исследований коммуникаций в компании «Связной» было установлено, что:

1. По субъекту и средствам  коммуникаций больше всего преобладают  межличностные коммуникации, которые  проявляются без помощи технических  средств и информационных технологий. Межличностная коммуникация в  малой группе, где каждый индивидуум  имеет равный шанс участвовать  в обсуждении, может быть легко  услышан и взаимодействовать  с другими – это самый характерный  для такой организации, как  компания «Связной». При этом  возможности обратной связи ничем  не ограничены. Заметны личностные  коммуникации как случайный обмен  информацией между людьми при  встрече, так как люди ощущают  постоянную потребность в общении.

2. По форме общения,  коммуникации в организации происходят  при помощи устной речи, то  есть вербальные.

3. По каналам общения,  наряду с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые  можно определить как «вероятностная  цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций.

4. По пространственному  расположению каналов или организационному  признаку коммуникации в компании  «Связной» происходят по горизонтальному  признаку из-за малого количества  структурных единиц, но периодически  возникают и вертикальные коммуникации.

     Можно сделать вывод, что коммуникации — жизненно важное звено между руководителем и подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя.

Таким образом, цель и задачи, поставленные в работе, были успешно решены: изучен теоретический материал, касающийся темы работы, проведено исследование  коммуникативного процесса и его значение в исследуемой организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

 

 Абрамешин А.Е. и др. Менеджмент инновационной организации: Учебное пособие. / Под ред. проф. Тихонова А.Н. - М.: Европейский центр по качеству, 2003.

2. Адаир Д. Искусство управлять людьми и самим собой. — М.: Эксмо, 2006. - 656с.
3. Антонов В.Г., Бобылева Н.В. Организационное поведение в таблицах и схемах / Под научной редакцией д. э. н. Г.Р. Латфуллина, д. э. н. О.Н. Громовой – М.: Айрис-пресс, 2002 – 288с. ил. - /Высшее образование.
4. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. пособие для вузов по специальности «Упр. персоналом» / Д. А. Аширов. - М.: Проспект, 2005.
5. Базаров Т. Ю. Управление персоналом: Учебное пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений / Т. Ю. Базаров. - 2-е изд., стер. - М.: Академия, 2003. - 224 с.
6. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для   деловых людей).   -  Таллин:   Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 1998.
7. Бернет Дзк., Мориарти С. Маркетинговые коммуникации: интегрированный подход: Пер. с анг./Под ред. С.Г.Бежук. СПб: Питер, 2006. – 213 с.
8. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента. / Под ред. Ю.Н. Каптуревского. - СПб.: Питер, 2008. – 216 с.
9. Верхоглазенко В. Система комунникаций в организации // Консультант директора. - 2008. - №4. - С. 23-34
10. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник М: «Высшая школа», 2000 г.
11. Годин, А. М. Маркетинг: Учебник / А. М. Годин. - 2-е изд., перераб. и доп. Изд-во. Дашков и К, 2007. - 604 с.
12. Громкова, М.Т. Организационное поведение / М.Т. Громкова - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 387 с.
13. Гутгарц Р.Д. Эволюция подходов к проблеме коммуникаций в организации предприятия. // Менеджмент в России и за рубежом. - 2003. - №5. - С. 127-134
14. Драчева Е.П. Управление персоналом современной организации [Текст]: учебник / Е.П. Драчева, Л.И. Юликов  - М.: Мастерство, 2002. – 326 с.
15. Елькова И.Е. Менеджмент – 4-е изд. – М.: Экзамен, 2008. 
16. Зайцев Л.Г., Соколова М.И. Стратегический менеджмент: Учебник. – М.: Юристъ, 2002.
17. Зверинцев А. Б. Коммуникационный менеджмент / А. Б. Зверинцев. - 2-е изд., перераб. и доп. Изд-во. Дашков и К, 2007. - 124 с.
18. Литвинюк А.А. и др. Менеджмент: Учебное пособие. М.:НИБ, 2003.
19. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М. - 2004.
20. Лэйхифф Д.М., Пенроуз Д.М. Бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2008. – 369 с.
21. Маркетинг: Учебник, практикум и учебно-методический комплекс по маркетингу / Р. Б. Ноздрева, Г. Д. Крылова, М. И. Соколова, В. Ю. Гречков. - М.: Юристъ, 2006. - 568 с.
22. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1999.
23. Машков В.Н. Психология управления: Учебное пособие 2-ое издание. – СПБ: Издательство Михайлова В.А., 2002 – 254с.
24. Молл Е.Г. Организационное поведение / Е.Г. Молл. - 4-е изд., перераб. и доп. Изд-во. Дашков и К, 2007. - 203 с.
25. Ньюстром Д.В., Дэвис К. Организационное поведение. - / Д.В. Ньюстром. - 2-е изд., перераб. и доп. СПб.: Питер, 2009. – 186 с.
26. Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами. / Т.М. Орлова. - 2-е изд., перераб. и доп. Изд-во РАГС, 2007. - 394 с.
27. Почепцов, Г.Г. Теория и практика коммуникации. / Г.Г. Почепцов - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономика, 2008. - 703 с.
28. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. / В.А. Спивак. - 2-е изд., перераб. и доп СПб.: Питер, 2006. – 448 с.
29. Травин В. В. Менеджмент персонала предприятия: Учебно-практическое пособие / В. В. Травин, В. А. Дятлов. - М.: Дело, 2002. - 272 с.
30. Устав Открытого акционерного общества «Связной Урал». Утверждено: Общим собранием акционеров Протокол №2 от «19» июля 2004г.