Инновации гостиничного бизнеса

      «Гранд  Отель Европа» был назван в числе 20 лучших европейских бизнес-отелей, должен сделать еще один важный шаг на пути совершенствования своих услуг, существенно облегчив своим гостям доступ в Интернет.

      Решение Cisco Wi-Fi помогает строить «отели нового поколения», предоставляющие своим  гостям и сотрудникам постоянно  расширяющийся набор новаторских  услуг. Wi-Fi, как известно, — технология беспроводная, и ее внедрение не требует каких-либо масштабных работ, тем более разрушения стен и внутренних перекрытий, что особенно ценно, когда  речь идет об оснащении беспроводной связью исторических зданий.

      В «Гранд Отель Европа» высокоскоростной доступ в Интернет должен поддерживать точки доступа Wi-Fi, установленные в номерах, холлах, залах, ресторанах и других помещениях. Это позволит гостям эффективно работать в любой удобной для себя обстановке. Сеть Wi-Fi в петербургском Отеле должен состоять из 47 точек доступа Cisco Aironet 1200, одновременно поддерживающих стандарты 802.11b и 802.11g, что позволит надежно защитить мобильный беспроводной трафик.

      Решение Cisco отличается простотой установкой, централизованным управлением и возможностью беспрепятственного внедрения новых технологий для дальнейшего повышения экономичности и эффективности. Новая сеть Wi-Fi создает гибкую основу для внедрения информационных услуг в интересах гостей и сотрудников отеля.

      «Гранд  Отель Европа» расположен в историческом здании, где довольно трудно внедрять новые технологии, поскольку мы обязаны сохранить старинные интерьеры. Однако это не мешает нам периодически осуществлять такие крупные проекты, как проходящее сейчас масштабное обновление номеров гостиницы. Скорость интернета с пропускной способностью 10 Мбит/с. Эта система будет обслуживаться ими самостоятельно, то есть «Гранд Отель Европа» выступает в качестве провайдера услуг. Это выделит их среди других отелей, которые для предоставления услуг доступа в Интернет используют внешний подряд (аутсорсинговые компании)», — утверждает Марко Коррейя, региональный менеджер гостиничной сети Orient Express Hotels.

      Для удобства гостей «Гранд Отель Европа» будет предложена несколько вариантов доступа в Интернет — на 1 час, например, для посетителей ресторанов и кафе, на 24 или 72 часа для постояльцев отеля. Помещения Гранд Отеля имеют все необходимое для удобной работы, в том числе специальные розетки для питания ноутбуков (по одной на каждый квадратный метр кафе «Мезонин»). Это позволяет бизнесменам эффективно работать продолжительное время, находясь вдали от офиса.  

Внедрение системы менеджмента  качества ISO 9001:2000

      «Гранд  Отель Европа»: управление по международным  стандартам Руководство «Гранд Отеля Европа» должно принять решение о внедрении системы менеджмента качества в соответствии с требованием международного стандарта качества ISO 9001:2000. С ее внедрением «Гранд Отель Европа» станет первым в Санкт-Петербурге, а то и в России, отелем, сертифицированным ISO.

      Международная организация по стандартизации ISO представляет собой объединение 157 стран мира в лице уполномоченных представителей от каждой из них. ISO разрабатывает международные  стандарты, которые затем находят  применение в экономике самых  разных государств, позволяя тем самым  предприятиям этих стран эффективно сотрудничать друг с другом. ISO 9000 — серия международных стандартов по обеспечению качества, в которых изложены требования к системам менеджмента качества организаций, основные положения и термины, стандарты описания и организации внутренних процессов, требования к проведению аудитов систем менеджмента качества и охраны окружающей среды.

        Усовершенствование системы менеджмента качества в «Гранд Отель Европа» и ее последующая сертификация принесет гостинице ряд стратегических и экономических преимуществ, т.е. оптимизацию системы управления организацией, повышение эффективности системы контроля качества, получение преимущества перед конкурентами, и, в конечном счете, повышение качества предоставляемых услуг. Все это сделает пребывание наших гостей в отеле еще более приятным и комфортабельным.

Внедрения Microsoft Dynamics NAV

      Цель внедрения Microsoft Dynamics NAV в «Гранд Отель Европа» является необходимость использования инструмента управления соответствующего задачам динамичного развития бизнеса клиента. Руководство компании ставило задачу приобретения системы, которая могла бы оперативно адаптироваться под изменение среды управления, в том числе и собственными силами. Кроме этого, назрела необходимость решения конкретных задач, реализация которых, по тем или иным причинам, была невозможна в рамках существовавшей, на момент выбора Microsoft Dynamics NAV, автоматизации.

      Ситуация  «Гранд Отель Европа» на протяжении многих лет является самым большим пятизвездочным отелем Санкт-Петербурга. Отель прочно занимает лидирующие позиции на гостиничном рынке города, по сути, являясь флагманом отельного бизнеса.

      Удачное сочетание западного и российского  менеджмента, которые управляют  отелем на паритетной основе, позволяет  бизнесу активно развиваться.

      Существовавшее  решение на базе Scala, в силу ряда причин, не обеспечивало компании оперативного маневра для развития. В первую очередь, к этим причинам следует  отнести закрытость продукта для  доработки собственными силами, что  в сочетании с недостаточно эффективной  поддержкой вынуждало реализовывать  ряд важнейших задач во внешних  программных средствах, таких как Microsoft Access.

      В результате, компания все дальше и  дальше отходила от принципа «единого информационного поля», что негативно  отражалось на сроках подготовки управленческой информации, на возможностях комплексного анализа ситуации и на корректности данных.

      В связи с этим руководство компании осознало необходимость совершенствования  информационной среды. безоговорочным преимуществом Microsoft Dynamics NAV, кроме прочих условий, станет наличие специализированного отраслевого решения, разработанного компанией МКД (Сертифицированным партнером Microsoft Business Solutions) и оттестированного на аналогичных объектах, но классом ниже.

      Вместе  с тем, руководство компании обратило внимание специалистов МКД на ряд  дополнительных бизнес-требований, реализация которых должна быть осуществлена в  ходе проекта.

      Основные  модификации должны были затронуть  функциональность блока «Закупки»  и «Финансы», так как в гостиничном  бизнесе под управлением иностранного менеджмента существует ряд специфических  требований по организации процессов  бюджетирования и ведения закупочной политики.

      Такое развитие событий рассматривалось  специалистами МКД как дополнительная возможность приобретения опыта, что, в свою очередь, повышало ценность отраслевого  решения на базе Microsoft Dynamics NAV.

      Проект, должен включать в эксплуатацию будет  запущен финансовый контур системы, далее в эксплуатацию будет принят складской и закупочный блок с  расширенными функциями.

      В процессе оперативного управления требуется  больше, нежели стандартная бухгалтерская  отчетность, которая в Microsoft Dynamics NAV будет вестись параллельно сразу в нескольких компаниях российского и западного учетов (стандарты GAAP).

      Бюджет  оперативной деятельности является основным контролирующим документом компании. Работа над новым бюджетом будет начинатся за полгода до завершения текущего финансового года, и в ней будут принимать участие все подразделения отеля.

      Бюджет  и управленческая отчетность Европы составляется в формате The Uniform Systems of Accounts for Lodging Industry. Эти стандарты (USALI) являются основой учета и контроля за деятельностью отеля практически всех международных управляющих компаний, которые действуют c 1928 года, когда они впервые были разработаны Нью-Йоркской Ассоциацией Отелей.

      Отраслевое  решение на базе Microsoft Dynamics NAV ставит основную целью - получение отчетности и ведение бюджета в максимальном соответствии со стандартами USALI. То есть система проектировалась «от результата». Целью являлется получение требуемой управленческой отчетности в сопоставлении с бюджетом в гибком аналитическом разрезе. Однако, для получения необходимой отчетности потребуется в каждом модуле системы реализовывать бизнес логику, которая без ущерба для оперативности работы позволит автоматически достигать поставленного результата.

      Такая бизнес логика будет реализовываться специалистами компании МКД в рамках отраслевого решения Microsoft Dynamics NAV и будет доведена до совершенства в «Гранд Отеле Европа».

      Центральным аналитическим инструментом станет корпоративный план счетов с перечнем аналитических измерений. Бизнес-правила, заданные в каждом блоке системы, позволят регистрировать хозяйственные операции при минимальной ручной активации справочника измерений, что минимизирует риск ошибок пользователей при работе с управленческой аналитикой.

      При всей технической сложности решения, риск проекта рассматривается специалистами МКД как минимальный. В первую очередь, это будет связано с высоким уровнем подготовленности специалистов со стороны заказчика.

      Основная  специфика проекта автоматизации Back Office отеля заключается в необходимости создания автоматического интерфейса с системами Front Office, к которым относятся PMS системы (прием и размещение гостя), а также кассовые терминалы, связанные в режиме реального времени с PMS системой.

      В рамках автоматизированного интерфейса Microsoft Dynamics NAV с системами Fidelio-Micros появится возможность по результатам ежедневного ночного аудита переносить информацию о продажах в Microsoft Dynamics NAV. При этом переносимая в Microsoft Dynamics NAV информация, одновременно автоматически будет классифицироваться по признакам управленческой отчетности USALI.

      Специально  созданные контрольные регистры Microsoft Dynamics NAV позволят перед автоматическим формированием счетов-фактур сверить информацию с отчетностью системы Front Office и выявить ошибки, которые, в частности, могут быть допущены работниками портье. Гибкая система группировки допускает неограниченное количество вариантов для генерации счетов-фактур — с любой степенью обобщения информации внутри счета по различным признакам.

      Формирование  расходной части будет происходить непосредственно в Microsoft Dynamics NAV. Для этих целей системные справочники доработаны с учетом бизнес-логики.

      В частности, для автоматизации управленческого  учета при списании товаров в  производство, используется модифицированная таблица, в которой выставляется соответствие складов и групп  товаров аналитическим измерениям, что избавляет от необходимости  жесткого контроля кладовщиков при  отпуске товаров в производственные подразделения.

      В рамках автоматизации системы закупок  будут произведены модификации, направленные на повышение точности планирования количественной составляющей, так как ценовой и качественный контроль в отеле осуществляется оптимальным образом и до внедрения данной системы. Для этого будет разработана отдельная система документооборота в рамках процесса закупок, а сам отдел подчинен напрямую финансовому контролеру.

      Задачи, которые реализованы на базе Microsoft Dynamics NAV, позволят точно планировать количественные составляющие закупок с учетом многофакторного анализа (план производства на период, скоропортящиеся товары, договорные условия с отдельными поставщиками и т.п.).

      Система также, позволит определить закупаемые объемы в разрезе каждого поставщика по каждой товарной группе с анализом возможных отсрочек платежа и скидок, что важно для выстраивания схемы взаимоотношений с поставщиками компании. Интерфейс с системой кассовых терминалов Micros позволит автоматизировать процесс списания реализованных товаров в разрезе номенклатуры и точек продаж, опять же с учетом управленческой аналитики.

1. Ожидаемые результаты внедрения

      Более широкие возможности в области  обеспечения управленческой информацией

      В рамках внедрения Microsoft Dynamics NAV, «Гранд Отель Европа» в полном объеме получит реализацию принципов управленческой отчетности USALI.

      Персонал  отеля сможет имееть возможность самостоятельно создавать новые, модифицировать существующие форматы отчетности, которая сможет вестись в нескольких валютах одновременно (валюта бюджета, валюта операций).

2. Широкие возможности управления закупочной политикой

      Средства Microsoft Dynamics NAV, направленные на оптимизацию закупочной политики, позволят более точно рассчитывать необходимый объем закупок на конкретный период и увязывать программу закупок с политикой оплаты поставок с целью оптимизации платежного баланса компании.

3. Оптимизация системы внутреннего контроля