Инновационная деятельность предприятия

3. РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИННОВАЦИОННОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОАО «ВОЛГОЦЕММАШ» 
3.1 Рекомендуемая модель организационной структуры в ОАО  «Волгоцеммаш»

            Для внедрения инновационных мероприятий на ОАО «Волгоцеммаш» необходимо в первую очередь создать такие организационные условия которые позволили бы решать все вопросы, связанные с прохождением проекта новой техники. Эффективная деятельность предприятия во многом зависит от четко налаженной организационной структуры. Раньше на ОАО “ Волгоцеммаш ” действовало специальное конструкторское бюро. Но в данный момент работа по подготовке новых видов продукции координирует главный инженер через заместителя главного инженера. С целью централизации работ по подготовке новых видов продукции предлагается ввести отдел инновационного развития, который подчинялся бы непосредственно главному инженеру.

            Предлагаемая модель организационной структуры позволит оперативно решать вопросы по инновационно-технологической документации, изготовлению и испытанию опытных образцов и оснащенности производства при запуске новых видов продукции. Предлагаемая организационная структура также снимает большое количество обязанностей, возложенных на главного инженера. Организационная структура имеет матричную основу. Отдел инновационного развития является связующим звеном между отделом главного конструктора, отделом главного технолога, отделом главного механика, инструментальным отделом, производственно-экономическим отделом, отделом метрологии и нормирования, патентно-лицензионным бюро и производственными цехами. Напрямую отдел подчиняется главному инженеру. На вновь созданный отдел инновационного развития, как связующего элемента матричной структуры, будут возложены полномочия по координации усилий линейных подразделений по обеспечению стратегического технического развития предприятия и обеспечению внедрения стратегии инновационного развития предприятия.

            Основной задачей отдела инновационного развития является проведение стратегической технической политики, направленной на совершенствование производственной деятельности предприятия, достижение высокого технико-экономического уровня проектируемых и эксплуатируемых объектов, повышение производительности труда, улучшение качества проектной документации, соответствие принятых технологий, технических решений, организации производства и труда новейшим достижениям отечественной и зарубежной науки и техники, организация процесса автоматизации на предприятии. Создание отдела инновационного развития как части матричной структуры управления потребует не только материальных, но и временных затрат.

              Для обеспечения работы в рамках матричной структуры требуется провести изменения в производственной структуре; создать специальные целевые подразделения, объединяющие ведущих специалистов для совместной разработки основных идей функционирования отдела. При правильной организации матричной структуры, основываясь на опыте других крупных организаций, при наличии целеустремлённых и способных менеджеров можно создать современный и эффективный отдел.  

3.2 Внедрение  системы электронного документооборота  на предприятии

В течение  многих десятилетий общепринятой формой представления результатов интеллектуальной деятельности и инструментом информационного  взаимодействия являлась бумажная документация. Ее созданием были заняты (и заняты по сей день) миллионы инженеров, техников, служащих на промышленных предприятиях, в государственных учреждениях, коммерческих структурах. С появлением компьютеров начали широко внедряться разнообразные средства и системы  автоматизации бумажной документации.

Под электронным  документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов предприятия используется в электронном  виде и хранится централизованно  в так называемых электронных  архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.

Основными задачами внедрения на предприятии  системы электронного документооборота (СЭД) являются:

эффективное управление документопотоками на предприятии;

централизованное  хранение документов;

повышение контроля исполнения работ по документам;

увеличение  продуктивности работы сотрудников;

облегчение  доступа к информации для принятия управленческих решений.

Внедрение корпоративных СЭД дает предприятию  два типа преимуществ: тактические  и стратегические.

Тактические преимущества внедрения СЭД связаны  в основном с сокращением затрат. Автоматизация электронного документооборота дает предприятию следующие тактические  преимущества:

физическое  освобождение места;

уменьшение  затрат на копирование;

уменьшение  затрат на доставку информации в бумажном виде;

уменьшение  затрат на ресурсы: люди и оборудование;

уменьшение  затрат на бумагу;

повышение продуктивности работы: более быстрое  выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность  выполнения новых типов работ.

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД  относятся преимущества, которые  связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, что в свою очередь  связано с ростом оборота или  прибыли. Внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

появление возможности коллективной работы над  документами (что невозможно при  бумажном делопроизводстве);

значительное  ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а  каждому пользователю СЭД назначаются  свои полномочия доступа к информации;

повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота – наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация  бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение  эффективности работы организации  в целом. После внедрения СЭД  руководство компании получает эффективный  инструмент управления, необходимый  для развития бизнеса в современных  условиях.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются:

обследование  организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;

составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление  инструкций;

адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;

окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

обучение  персонала предприятия.

Для более  эффективной работы ОАО «Волгоцеммаш»  предлагается внедрить такую инновацию в системе документооборота как система «Канцлер».

Система «Канцлер» способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации  документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и  архивной обработке. Система предназначена  для:

организации электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников.

автоматизации делопроизводства: работу с документами  с момента их получения или  создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или  архив.

хранения  и архивной обработке документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации  делопроизводства.

Еще одна статья расхода, которую стоит учесть, это расходы на администрирование  и сопровождение системы. Стоимость  сопровождения составляет 20% от стоимости  приобретаемых лицензий.

Необходимо  рассчитать экономию средств при внедрении СЭД. Пусть оценка прямой экономии средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

Максимальную  стоимость расходуемой в месяц  бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

1) экономия  усилий за счет повторного  использования существующих документов;

2) экономия  времени на поиск нужных документов  за счет систематизации в хранении  документов и эффективных средств  поиска информации;

3) ускорение  всех бизнес-процессов за счет  их автоматизации, формализации  и контроля исполнительской дисциплины.

Так как  любая организация постоянно  занимается решением достаточно похожих  друг на друга задач, то очевидно, что  возможность повторного использования  существующих документов весьма реальна. Необходимо учесть, что практически  для любого документа существует прототип (шаблон). Чаще всего от прототипа  можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам  на создание), остальное - специфика  отдельного случая. Поэтому будем  исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 20% своего рабочего времени (этот параметр нигде  не измерялся), то общая экономия времени  сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Средняя  годовая зарплата специалиста, занятого документооборотом на предприятии (секретарь, работник канцелярии и пр.) – 12018 руб.

В среднем  сотрудник выполняет в день десять операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем две минуты. В 10% случаев  сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще две минуты дополнительно.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический  эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и  проведения процесса внедрения. Следует  отметить, что экономическая эффективность  будет расти по мере увеличения количества документов, находящихся в электронном архиве, и числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту.  

3.3 Влияние рекомендаций на экономику ЗАО «Волгоцеммаш»

Анализ  показателей экономической деятельности ОАО «Волгоцеммаш» за 2008 – 2010 гг. с учётом рекомендаций. Данные представлены в таб 3.1    

                                                                                                                Таблица 3.1