Исследование системы управления

Введение 

     В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей  и возможностей этого развития, без  выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала  и в работе специализированных аналитических  групп, лабораторий, отделов.          Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям.  Ведь от правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. 
 Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. 
 Для того чтобы минимизировать риски и ущербы, а также своевременно повышать эффективность деятельности руководители должны постоянно исследовать и совершенствовать систему управления. 
Предметом исследования данной работы являются виды исследования систем управления. 
 Целью реферата является исследование систем управления в экономических процессах. Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура. 

1. Исследование системы управления как составная часть менеджмента организации.

     Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих  подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны  организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура. 
 Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы. Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим исследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон: маркетинг; финансы (бухгалтерский учет); производство; персонал; организационную культуру [4]. 
 Методика анализа производственной зоны организации существенно отличается от широко известной методики оценки организационно-технического уровня производства. Это отличие объясняется направленностью анализа на стратегическое управление и развивающиеся рыночные отношения. 
 Финансовое отношение организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации. 
 При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов; сбыт, реклама, продвижение товара. 
Решение многих проблем современного предприятия зависит от обеспеченности, как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании кадрового потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам. 
 Исследования в области организационной культуры  дают возможность оценить систему общения и поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей.  
 Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности [2]. 
 Угрозы и возможности могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу. 
При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий. 
 Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д. 
 Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость. 
 При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок. 
 Анализ факторов конкуренции, предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны: анализ будущих целей конкурентов; оценка их текущей стратегии; оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли; изучение сильных и слабых сторон конкурентов. 
 Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам [5]. 
Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров. 
 Анализ внешней среды, проведенный посредством исследования рассмотренных групп факторов, облегчает руководству организации получить ответы на интересующие его вопросы: какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации; какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации; какие факторы представляют большие возможности для достижения общефирменных целей. 
 Проведение исследования осуществляется в следующих случаях: при совершенствовании системы управления действующей организации; при разработке системы управления вновь создающейся организации; при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевооружения; при совершенствовании системы управлении вследствие изменения формы собственности [8]. 
 Исследования выдвигают следующие задачи: 
1. Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление); 
2. Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений; 
3. Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах; 
4. Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества. 
 В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией. 

2. Исследование  систему управления.

     Исследование, будучи научным изучением и процессом  познания, всегда находилось под пристальным  вниманием ученых. Естественно, что  в условиях рыночных отношений и  конкуренции особым интересом объективно пользуются исследовательские работы по улучшению и совершенствованию  систем управления организациями.

     Термин «система» толкуется неоднозначно, например:

- комплекс взаимодействующих компонентов;

- все, что состоит из связанных друг с другом частей;

- любая общность, концептуальная или физическая, которая состоит из взаимозависимых частей;

- любая совокупность переменных, свойственных реальной машине;

- множество взаимосвязанных элементов, каждый из которых связан прямо или косвенно взаимодействует с каждым другим элементом, а два любых подмножества этого множества не могут быть независимыми;

- множество объектов с набором связей между ними и между их свойствами; - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство;

- объект любой природы (либо совокупность взаимодействующих объектов любой, в том числе различной, природы), обладающий выраженным «системным свойством (свойствами)», т.е. свойством, которого не имеет ни одна из частей системы при любом способе членения, не выводимым из свойств частей; организационное сложное целое;

- совокупность или комбинация предметов или частей, образующих комплексное единое целое;

- совокупность взаимодействующих элементов, служащая для выполнения некоторого требуемого преобразования;

- совокупность множества компонентов, спроектированная для выполнения определенной цели в соответствии с планом;

- совокупность элементов, организованных таким образом, что изменение, исключение или введение нового элемента закономерно отражается на остальных элементах.

     Такое многообразие толкования данного термина  обусловлено тем, что оно даже специалистами часто воспринимается и отражается сугубо индивидуально и в определенной мере интуитивно.

     Тем не менее, несмотря на все различия в определениях термина «система», их можно подразделить на две группы: первая в основе своей содержит естественно-технический подход, предполагающий наличие в ней только физических элементов, узлов, вещей (устройство, биологический организм); вторая связана с представлением системы в виде целостного комплекса взаимосвязанных элементов, в сущности являющихся абстрактными или абстрактно-физическими (техническая, биологическая, экономическая системы).

     В первом случае понятие «система»  используется как конкретно-предметное, предназначенное для обозначения  реально существующего явления. Во втором случае понятие «система»  используется как комплекс подходов, принципов и методов выделения, оценки и исследования этого явления.

     Применительно к широкому спектру объектов исследования, среди которых наиболее массовыми  являются организации и предприятия, наибольший интерес представляют социальные, организационные, экономические, финансовые, производственные системы и их сочетание. Поэтому определения, относящиеся ко второй группе, для подобного рода систем представляются более корректными, объективными и предпочтительными.

     Система управления деловой организацией, на исследование которой ориентирован данный курс, представляет собой некий искусственно созданный набор элементов, предназначенных для решения экономических и социальных задач. В ее распоряжении находятся коллективы людей, информационная база, разнообразная техника, технологии и другие средства, необходимые для успешного функционирования организации.

Очевидно, что  любая система независимо от ее предназначения состоит из разного рода составных  частей. При этом каждая такая часть, входящая в систему, называется подсистемой (в ряде литературных источников она представляет собой совокупность элементов, объединенных общим процессом функционирования для достижения определенных подцелей цели системы). Даже самая маленькая организация состоит из нескольких звеньев, каждое из которых выполняет свою функцию и влияет на работу других элементов системы.

     Подсистема, в свою очередь, может быть системой и также состоять из подсистем. Например, транспортная система города включает подсистемы автомобильного, троллейбусного хозяйств и т.п. Каждая из них, в свою очередь, расчленяется на части. Например, подсистема автомобильного хозяйства  может подразделяться на более мелкие составные части, называемые, обычно, субподсистемами - грузового автохозяйства, автобусного пассажирского хозяйства, таксомоторного хозяйства и т.п.            

     Подразделение на подсистемы, субподсистемы и т.д. - существенное условие построения, моделирования и исследования сложных систем.

В зависимости  от глубины членения системы на составные  части, определяемой, как правило, масштабом  системы, в любом случае последней  базовой ячейкой каждой из подсистем (системы) должен быть относительно неделимый (не поддающийся разбиению элемент (структурная единица системы). Структурно он должен быть автономен (локален), функционально специфичен и однороден, но при этом интегративен в другие элементы, подсистемы, их внутреннюю и внешнюю среду. Это обусловливает взаимодействие и взаимосвязь всех составляющих системы, как во времени, так и в пространстве. Например, элементами производственной подсистемы социальной экономической производственно-хозяйственной системы предприятия могут быть выпускаемая продукция, производственные рабочие, сырье, оборудование и т.п.

     Каждый  элемент имеет свою определённую совокупность свойств. Вместе с тем  состав элементов в системе представляет собой их упорядоченный комплекс, т.е. они обладают целостностью и  определенным образом взаимодействуют  и взаимосвязаны между собой. При этом совокупность свойств системы  не является просто суммой всех свойств  ее элементов. Это нечто большее. За счет взаимодействия и реализации взаимосвязей элементов системы  в ходе функционирования приобретает  дополнительные синергетические свойства.

     Таким образом, элементы любой системы  представляют собой системы (подсистемы) более низкого порядка, а каждая система, в свою очередь, обычно выступает  как отдельный элемент более высокого порядка.

     В условиях рыночных отношений и конкуренции  особым интересом и наибольшим распространением объективно пользуются исследования, связанные с получением новых  знаний и совершенствованием систем организаций (предприятий). При этом систему любой организации следует  рассматривать как социально-экономическую, имеющую, как известно, определенное назначение и соответственно целевую  функцию. При реализации такой функции  в социально-экономической системе  организации, а они всегда открытые, в общем случае следует определить «границы» системы, а в ней управляемую (объект управления) и управляющую (субъект управления) подсистемы и внешнюю среду, а также определить входы и выходы системы.

     В ряде случаев такие «рамки» во многом будут условны, но, тем не менее, подобное разделение необходимо осуществить.

Таким образом, система организации, с учетом определения термина «система», в общем виде может быть представлена как совокупность взаимосвязанных управляемой (объекта управления) и управляющей (субъекта управления) подсистем, взаимодействующих между собой и внешней средой с помощью материально-технических и информационных средств и участвующих в процессе функционирования по обеспечению предназначения организации и достижению установленных целей.

     При раскрытии содержания терминов подсистем  системы организации, в первую очередь  следует остановиться на управляемой подсистеме, называемой объектом управления. Данная система представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, обеспечивающих производственный процесс создания продукции и услуг для достижения определенных целей системы. Производственный процесс в данном случае следует понимать более широко, включая процессы производства продуктов и изделий, зданий, сооружений и т.п., а также процессы осуществления образовательных, финансовых, научно-исследовательских, маркетинговых, кадровых, сертификационных и прочих подобного рода услуг. Соответственно управляемую подсистему можно назвать также производственной.

     Для системы производственной организации  в качестве объекта управления будет  выступать его производственная подсистема, которая, как известно, включает основное, вспомогательное  и обслуживающее производства.

     В основном производстве к таким подразделениям относятся, как правило, цехи, изготавливающие основную продукцию. Например, для машиностроения это будут заготовительные, обрабатывающие и сборочные цехи.

Во вспомогательном производстве основу производственной структуры также составляют цехи, но изготавливающие вспомогательную продукцию, потребляемую непосредственно при производстве основной продукции предприятия. На машиностроительном предприятии это могут быть инструментальные, штамповочные, модельные и ремонтные цехи.

     Обслуживающее производство включает подразделения, предназначенные для обслуживания основного и вспомогательного производств. К ним могут относится, например, транспортные, складские, энергетические, сантехнические и другие хозяйства.

Другая основополагающая подсистема системы организации -- управляющая, называемая субъектом управления. Она понимается как совокупность взаимосвязанных элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой и участвующих в процессе воздействия на объекты управления и внешнюю среду для достижения главной, основной и других целей системы. В неё входит дирекция (администрация), менеджмент, информационные подразделения, обеспечивающие работу организации. Её принято называть административно-управленческим аппаратом.

     Например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами (банк), то на вход управляемой части  поступают денежные средства и их заменители. На выходе будет услуга, которую предоставляет этот банк своим клиентам (накопление сбережений, перевод средств, выплата пенсий и заработной платы, кредиты и  т.д.). Входом и выходом управляющей  части является входная и выходная информация по управлению финансовыми  потоками и денежными средствами.

     По  своей сущности понятие «управляющая подсистема» адекватна термину «система управления», т.е. это синонимы.

     В любой СУ можно выделить ряд подсистем  управления, состав и сущность которых  во многом зависит от предназначения и целей системы организации. Вместе с тем каждая такая система  является частью целого и образует свою самостоятельную систему, но может  входить в систему более высокого уровня (например, СУ бригадой - в СУ участком, СУ участком - в СУ цехом, СУ цехом - в СУ организацией и т.д.). Данный подход «вхождения» одной  системы в другую обусловлен иерархическим  принципом организации сложных  многоуровневых систем, каковой является социально-экономическая система.